A Facebook Workplace 8 jellemzője az együttműködési projektmenedzsmenthez

Egy projekt kommunikációjának és tartalmának kezelése kihívást jelentő feladat. Közös adatforrás nélkül ez egy hatalmas feladat. A Facebook Workplace-nek van erre megoldása! A munkája vagy projektje méretétől függetlenül ideális eszköz a különféle feladatok és projektek tartalmának kezelésére.

Sőt, a csapattagok már ismerik a felhasználói felületet (UI), mivel nagyon hasonlít a Facebook platformra. Olvasson tovább, és megtudja, hogyan válhat a projektmenedzsment erőművévé.

1. Hozzon létre egy külön csoportot minden projekthez

Több projekt menedzselése ugyanakkor hektikus és zavaró is lehet. Kerülje el a zavart a Workplace dedikált csoportos funkciójával. Ezen a platformon minden projekthez külön csoportokat hozhat létre, hogy a feladatokat egymástól elválasztva tartsa.

Az Ön által létrehozott csoportok titkosak maradnak, mivel csak a csoport tagjai jogosultak közreműködni. Tetszőleges számú csoportot adhat hozzá, és tetszőleges számú tagot adhat hozzá egy csoporthoz.

Ha egy másik szervezettel együttműködve dolgozik, jól jöhet egy több céges csoport. Több céges csoport

Munkahely lehetővé teszi, hogy a vállalatán kívüli emberekkel azonos hatékonysággal dolgozzon együtt.

2. Fájlok megosztása csapattársakkal

Akár távolról, akár ugyanabból az irodából dolgozik, meg kell osztania a fájlokat a kollégáival online csatornákon keresztül. Mint minden más hatékony irodai programcsomag, a Workplace is lehetővé teszi, hogy könnyedén megosszon fájlokat csapattársaival.

A csoporthoz hozzáadhat fájlokat a helyi rendszeréről. Alternatív megoldásként használhatja a szervezet rendszergazdája által jóváhagyott fájlmegosztó integrációkat is. A csoportadminisztrátorok jóváhagyott integrációkat adhatnak hozzá egy csoporthoz, hogy a csoport tagjait használják.

A fájlmegosztó eszközöket az Integrációk lapon találja. Jelenleg olyan fájlmegosztó alkalmazásokat támogat, mint a Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint stb.

3. Együttműködő munka a fájlokkal és visszajelzésekkel

Ennek a munkaterület-készletnek a megjegyzés funkciójával csapata visszajelzést oszthat meg a csoportban megosztott különféle fájlokról. Ily módon a megjegyzések és visszajelzések követése könnyebbé válik, mint valaha.

Ezenkívül a csoport tagjaival megosztott összes fájl elérhető a Fájlok lapon. Tehát nem kell görgetnie a hírfolyamot, hogy megtalálja a kívánt fájlt.

Ez a csomag lehetővé teszi egy nyílt visszajelzési csoport létrehozását is. Itt a csapat többi tagja is küldhet visszajelzést. Ha többet megoszt a projektről, például a dokumentáció stílusát, tervezését, célközönségét stb., több visszajelzést kaphat másoktól, és új nézőpontokat kaphat.

4. A projekt és a feladat előrehaladásának nyomon követése

Könnyen nyomon követheti a projekt előrehaladását a Workplace szolgáltatásban. Azáltal, hogy heti frissítéseket tesznek közzé a haladásról, a preferenciákról és a csoport egyéb kivételes problémáiról, a csapattársak tájékoztathatják egymást feladataikról.

Ha valakinek hosszadalmas jelentéseket vagy kutatási eredményeket kell megosztania, használhatja a platform Megjegyzés funkcióját. A teendők nyomon követéséhez megoszthat műveletelemeket a csoportban, amelyeket a megbízott készként jelölhet meg.

Az említés funkcióval feladatot rendelhet egy csapattaghoz. Még a Smartsheet, a Now Virtual Agent, a signNow, a TaskList, a FacilityBot, az Elium, az askR.ai, a Taaskly stb. alkalmazások a jobb feladatkezelés és a termelékenység érdekében a Workplace-en keresztül.

Összefüggő: Ingyenes Zapier alternatívák a munkaterhelés csökkentésére és a termelékenység növelésére

5. Biztonságos és közös fájlok tárolása

A Workplace csoportok Fájlok lapja az összes projektfájlt egy helyre rendezi. Időt takaríthat meg, ha hagyja, hogy a Workplace kezelje a projekt erőforrásait, például képeket, PDF-eket, Excel-lapokat stb. Ha a Workplace-t használja, akkor nem kell nyomon követnie, hogy a csapattagok milyen projektekkel kapcsolatos bizalmas dokumentumokat osztanak meg különböző platformokon, így a bizalmas adatok veszélybe kerülnek.

Csapata több csatornán keresztül is feltölthet fájlokat egy csoportba, például bejegyzések, csevegés, témakörök, tanulás, média stb. De az összes fájl közvetlenül a Fájlok lapra kerül. Innen könnyedén kezelheti a fájlhozzáférést, a verziószabályozást, és törölheti a fájlt, ha az szükségtelen.

Fontos tudni, hogy a Workplace Chaten kívül csak legfeljebb 50 MB fájlt tölthet fel bármely más csatornán keresztül. A Workplace Chatből legfeljebb 75 MB méretű fájlokat tölthet fel. A fájlméret-korlát segít a csapatnak abban, hogy produktívak maradjanak azáltal, hogy kis méretű fájlokat könnyedén osztanak meg anélkül, hogy a feltöltési sebesség sávszélességével kapcsolatos problémákkal kellene szembenézniük.

Ez alacsony fájlfeltöltési korlátnak tűnhet. A Workplace azonban támogatja a hatalmas, akár 4 GB-os videofájlok feltöltését. Így amikor video-oktatóanyagot kell létrehoznia a Tanulási vagy Tudástár részhez, bármikor feltölthet hosszú HD videókat.

6. Valós idejű üzenetküldés a munkahelyi csevegésen keresztül

Amikor egy csapat távoli helyről dolgozik egy projekten, nincs alternatívája a valós idejű kommunikációnak. Otthoni munka közben azonban nem mindig lehetséges audio- vagy videohívásokkal csatlakozni. Ezért van szüksége azonnali csevegési lehetőségre az együttműködési munkaterületen.

A Workplace ezt a funkciót a Workplace Chat alkalmazáson keresztül is kínálja felhasználóinak. Töltse le Android vagy iOS telefonjára, és tartsa a kapcsolatot útközben. Használja, hogy azonnali választ kapjon egy fontos kérdésre. A 250 vagy kevesebb tagot számláló csoportok használhatják ezt a lehetőséget.

7. Hang- vagy videohívás a zökkenőmentes kommunikációért

Egy távoli vagy hibrid csapat esetében az együttműködési munka lehetetlen audio-/videohívások nélkül. Ha a Workplace From Facebook-ot használja projektmenedzsmenthez, ezekhez a célokhoz nem kell további alkalmazást használnia. A Workplace segítségével egy kattintásnyira van, hogy felhívja csapattársát.

Akár 50 csapattag is csatlakozhat egy audio- vagy videomegbeszéléshez a Workplace-en keresztül a Facebook értekezlet funkciójából. Ezt a lehetőséget használhatja heti csapattalálkozókra vagy csoportos megbeszélésekre.

Gyors, egy-egy hívást is kezdeményezhet a csoport tagjaival. A virtuális hívóalkalmazások, például a Zoom, a BlueJeans és a Cisco Webex Meetings integrálása is elérhető.

8. Hozzászólás rögzítési funkciója a gyors áttekintéshez

A Facebook-oldalhoz vagy csoporthoz hasonlóan bejegyzést vagy tartalmat is rögzíthet a csoport oldalán. Minden csoportban vannak létfontosságú projektutasítások, célok, határidők és erőforrások. A tartalom rögzítése biztosítja, hogy a csapattagok könnyedén megtalálják a projekten való munkához szükséges tartalmat.

Ha akarod, gond nélkül rögzíthetsz több bejegyzést is. Azt is eldöntheti, hogy melyik rögzített bejegyzés maradjon a többi között. Ne feledje, hogy csak a csoport adminisztrátora rögzíthet bejegyzést a Workplace csoportban.

Több projekt kezelése egyszerű

A fent látott funkciók alapvető szükségletek minden projekthez. A Facebook Workplace mindezen funkciókat hatékonyan kielégíti egy egyszerű felhasználói felületen keresztül.

Ha a projektadatok, például a teendőlisták, munkafolyamatok, termék-/szolgáltatás-modellek, referenciatartalom stb. több eszközön is megtalálhatók, vigye őket ingyenesen egyetlen központi eszközbe, például a Workplace-be. A végső döntés meghozatala előtt érdemes tudni, hogy a Workplace hogyan versenyez más projektmenedzsment munkaterületekkel.

Google Workspace vs. Munkahely a Facebookról: melyik a jobb?

Így döntheti el, melyik a jobb távoli vagy hibrid csapatok számára: a Google Workspace vagy a Facebook Workplace.

Olvassa el a következőt

A szerzőről