A 7 legjobb eszköz az e-mailek rendszerezésére és a termelékenység növelésére

Valószínűleg naponta több e-mailt kap az ügyfelektől, barátoktól vagy családtagoktól. Az e-mail postaládájának rendszerezése elsöprő erejű lehet, különösen akkor, ha az a szokása, hogy minden üzenetet megőriz.

Íme néhány tipp és eszköz a beérkező levelek rendszerezéséhez, hogy több ideje maradjon a teendők listáján való munkára.

Tippek az e-mail postafiók rendezéséhez

• Minden nap szánjon néhány percet a felesleges e-mailek törlésére.
• Leiratkozás a szükségtelen előfizetésekről.
• Adott esetben hozzon létre speciális mappákat a munkahelyi vagy személyes e-mailek számára, és az üzeneteket azonnal rendezze ezekbe a mappákba, amint megérkeznek.
• Használjon címkéket a bejövő levelek témakörök szerinti rendezéséhez (például pénzügyek, utazások stb.).
• Törlés helyett archiválja azokat a lényeges üzeneteket, amelyeket el kell mentenie későbbi használatra.
• Ha Gmail-fiókja külső e-mail címhez van kapcsolva, módosítsa az értesítési beállításokat, hogy elkerülje a felesleges frissítésekkel való zsúfoltságot.
instagram viewer
• Használja elsődleges e-mail címét a fontos üzenetekhez, és hozzon létre egy másik fiókot a kevésbé fontos üzenetekhez, például az e-mail-előfizetésekhez.

Ezekkel a tippekkel jelentősen növelheti termelékenységét. Ha azonban további segítségre van szüksége, használhatja az alábbi eszközöket:

A Shift segítségével egy helyre rendezheti a beérkező leveleket.

tudsz rendszerezheti beérkező leveleit szűrők segítségévelautomatikusan létrejön, amikor e-maileket küld különböző levelezőprogramokkal, például a Gmail vagy a Microsoft Outlook használatával. Ezekkel a szűrőkkel rendszerezheti az e-maileket feladó, lista, téma és egyebek szerint. Miután alkalmazta a szűrési feltételeket egy üzenetre, az egy adott mappába kerül a címkéivel együtt.

A Shift kiváló kereső funkcióval is rendelkezik, amely az összes fiókjában működik és más alkalmazások, például a Slack és a Facebook Messenger, így gyorsan visszakeresheti a beszélgetéseket kívánt.

A Shift használatának egyik fő előnye, hogy központosítja az összes munkafolyamatot, időt takaríthat meg az alkalmazások és az e-mail fiókok közötti váltás során, és javítja a termelékenységet.

Az egyik oka annak, hogy nem szeretne letölteni egy alkalmazást vagy regisztrálni egy webhelyre, az az, hogy attól tart, hogy folyamatosan e-mailekkel fognak bombázni. Egy ideiglenes és eldobható e-mail cím kiváló módja a beérkező levelek rendszerezésének és a spam elkerülésének.

Ahelyett, hogy megadná elsődleges e-mail címét, a MailDrop segítségével ingyenesen használható címet hozhat létre rossz hírnevű alkalmazások/webhelyek számára, vagy elkerülheti a spam jellegű hirdetéseket.

Az Inbox by Gmail személyre szabható kategóriákat biztosít, és a beérkező levelek tetején tartja az ezekkel a témákkal kapcsolatos e-maileket. Ezenkívül kínál egy „szundi” funkciót, amely lehetővé teszi egy e-mail elrejtését egy adott dátumig vagy időpontig. Használhatja a „feladathoz adás” funkciót is, hogy fontos e-maileket kapcsoljon a sajátjához Google Task gyors listát, ahol megjegyzéseket fűzhet hozzá és határidőket állíthat be.

A „Csomagok” egy másik módja annak, hogy a hírlevelekből és közösségimédia-frissítésekből származó hasonló üzeneteket automatikusan könnyen kezelhető kategóriákba rendezze. Ezek a stratégiák segítenek abban, hogy átvészelje a zűrzavart – legyen szó előfizetésekből vagy végtelen számú munkahelyi e-mailből –, és közvetlenül a fontos dolgokhoz juthat.

Az Unroll.me egy ingyenes eszköz, amellyel leiratkozhat a hírlevelekről, és egyszerre rendezheti postafiókját.

Lehet, hogy egy hírlevélről való leiratkozás nem tűnik nagy kihívásnak, de ha több tíz vagy száz feliratkozással kell megbirkóznod, akkor túlságosan nehézkessé válik.

Az Unroll.me egyszerűvé teszi több száz e-mail egyidejű kezelését. Néhány kattintással tömegesen leiratkozhat a hírlevelekről, ha szeretné, címkékkel rendezheti őket, és kulcsszó alapján kereshet konkrét üzenetekre.

Azok számára, akiket túlterheltek a rengeteg e-mailes hírlevél, az Unroll.me „Összegyűjtés” funkciója hasznos lehet. Lehetővé teszi az összes kedvenc e-mail-előfizetését egy napi egyszeri egyszerű listába.

Így egyszerre nézheti át az előfizetéseket, ahelyett, hogy a beérkező levelek áttekintésével vesztegesse az időt, amikor promóciós híreket kap.

Ha Ön egy versenyképes egyéniség, aki szereti a dolgokat maga végezni, akkor a tömeges e-mail-leiratkozási kampányt szórakoztató játékká alakíthatja. Az Email Game egy ingyenes eszköz, amely megjátssza a beérkező levelek törlésének folyamatát.

Az e-mail postafiókok kezeléséhez adja meg e-mail címét, és indítsa el a játékot. A cél az, hogy egy adott időkereten belül a lehető legtöbb e-mailt rendszerezzen. Büntetést kap, ha túl sokáig tart, de több pontot kap, ha gyorsan kezeli üzeneteit.

Az e-mail játék lehetővé teszi, hogy kialakítsa azt a szokást, hogy egy e-mailre összpontosítson, mielőtt a következőre lépne, miközben az integrált időzítő növeli a termelékenységet.

Az InMoat egy olyan eszköz, amely az e-maileket típusuk szerint rendezi, például pénzügyek, termelékenység, egészségügy stb. Ez az eszköz segít növelni a termelékenységet azáltal, hogy kiválasztja és a beérkező levelek tetejére helyezi az Ön számára fontos e-mail-típusokat, így előnyben részesítve őket másokkal szemben.

Miután bejelentkezett a fiókjába, az InMoat megkéri, hogy válasszon iparágat és foglalkozást a munkafolyamatok optimalizálása és a prioritások meghatározása érdekében. Az „Intelligens szűrők” opcióval kiválaszthatja, hogy mely e-mailek kategóriái maradjanak a beérkező levelek között. A kevésbé kritikus e-maileket áthelyezi az InMoat mappába, hogy később megtekinthesse.

Az InMoat ezenkívül elemzi a hálózatát, és megkéri Önt, hogy válassza ki megbízható kapcsolatait, hogy prioritást adjon e-mailjeiknek, miközben az ismeretlen forrásokból származó üzeneteket egy másik mappába helyezi át.

A FollowUpThen az Ön személyes asszisztense, aki emlékezteti Önt, hogy bizonyos e-maileket küldjön el. Életmentő az elfoglalt emberek számára, vagy azoknak, akik gyakran elfelejtenek fontos üzeneteket.

Miután elküldött egy e-mailt a FollowUpThen szolgáltatással, az e-mail pontosan az Ön által megadott napon és időpontban fog visszakerülni a postaládájába. Nem szabad megfeledkezni a kritikus üzleti ügyekről vagy a barátokkal való randevúkról.

Beérkezett üzenetei gyorsan ronthatják termelékenységét, mivel rengeteg e-mailt kap potenciális ügyfelek, barátok, kollégák és azok a bosszantó hírlevelek és promóciós hírek, amelyeket soha nem kért mert!

Legközelebb, amikor úgy érzi, hogy túlterheli minden a beérkező levelek között, vegyen egy mély levegőt, kezdje el végrehajtani ezeket a tippeket, és használja ezeket az eszközöket, hogy mindent kézben tartson, és növelje termelékenységét.

5 érv az együttműködési eszközök használatára e-mail helyett

Az együttműködési eszközök összehangoltabb munkafolyamatot tesznek lehetővé a csoportos megbeszélésekhez, fájlmegosztáshoz, feladatkezeléshez stb. Íme, miért jobbak, mint az e-mail.

Olvassa el a következőt

A szerzőről