Tehát új állást ajánlottak Önnek, és izgatottan várja, hogy elkezdje. Mielőtt azonban ezt megtehetné, be kell fejeznie jelenlegi munkáját, és be kell adnia a munkáját felmondólevél, ez magában foglalja az átadás-átvétel befejezését annak a személynek, aki végül helyettesíti te.
A hatékony átadás-átvétel nagy szervezést és annak megértését követeli meg, hogy kollégáinak mit kell tudniuk. Nézzük meg, hogyan könnyítheti meg ezt a folyamatot minden érintett számára, hogy az új vállalkozás megkezdésére összpontosíthasson.
Hozzon létre egy átadási ellenőrzőlistát
A kilépési interjúk és a búcsúzás között könnyen elveszítheti a nyomát mindannak, amit meg kell tennie, mielőtt elhagyja a munkáját. Emiatt a szilárd átadás-átvételi ellenőrzőlista jó gyakorlat, és elszámoltatható.
Az ellenőrzőlistának tartalmaznia kell mindent, amit egy új személynek és a vezetőjének tudnia kell, ezért a lehető leghamarabb el kell kezdenie az információk összegyűjtését:
- Az Ön napi feladatai
- Információk a konkrét szoftverekről és folyamatokról
- Fontos dokumentumok
- Minden olyan ügyféllista, amelyet át kell adni
- Kulcsfontosságú kapcsolatok a vállalaton belül és kívül
- A személyzet legfontosabb adatai (ha Ön vezető)
- Minden olyan projekt, amelyet véglegesíteni vagy delegálni kell
- Kinek kell átvennie az átadás-átvételt és a szükséges információkat
Összefüggő: Hogyan könnyítheti meg a Padlet a tervezést és az együttműködést
Létrehozhat ellenőrzőlistát a Word vagy az Excel sablonjaival, vagy választhat olyan alkalmazásokat, mint pl Todoist és Padlet külön teendőlista létrehozásához. Az a fontos, hogy minden információ fel van írva valahova, amelyre szükség esetén megbízhatóan hivatkozhat.
Tiszta idővonallal
A szokásos felmondási idő körülbelül 4 hét, ezt érdemes figyelembe venni az átadás-átvétel megtervezésekor. Jelenlegi munkája jellegétől függően várhatóan fokozatosan csökken a munkateher, ahogy az utolsó nap felé halad.
A Padlet kiváló idővonal-sablonnal rendelkezik, amelyet használhat, ha valami vizuálisra van szüksége, és lehetővé teszi a felmondási idő meghatározását. A kezdeti prioritás az, hogy értesítse az érintett személyeket távozásáról (például ügyfelek, kollégák és külsősök). kapcsolatok), azonosítja a delegálható projekteket, és kommunikál a vezetőjével a szükséges eljárásokról követte.
Összefüggő: Teendők listája a feladatok rangsorolásához és kezeléséhez
A cél az, hogy először a legsürgősebb és legidőigényesebb feladatokkal foglalkozz, hogy ne siettesd az utolsó hetet. Ezzel szemben az idővonal végének elsősorban az adminisztratív feladatokat és néhány kisebb laza véget kell veszélyeztetnie, amelyeket le kell kötni.
Írjon szakmai átadás-átvételi jelentést
Bár valószínűleg átadás-átvételi megbeszélést fog tartani a vezetőjével, a zökkenőmentes átmenet biztosítása érdekében célszerű átadás-átvételi jelentést írni. A dokumentumnak érthetőnek, konkrétnak, tömörnek kell lennie, és úgy kell olvasni, mint egy folyékony használati útmutatót.
A Microsoft Word remek kiindulópont, mert minden platformon elérhető, és zökkenőmentesen integrálható más alkalmazásokkal. A Word számos sablont kínál, amelyeket a következőről érhet el itthon oldalra kattintva További sablonok a keresősáv felett, vagy kezdheti a Üres dokumentum. Alternatív megoldásként ugorhat ide Nézet > Vázlat hogy a jelentést szakaszokba rendezze.
Bármilyen megközelítést is használ, azt különböző szakaszokra kell felosztani világos címekkel, amelyek felépítése így nézhet ki:
- Mi a szereped és kinek vagy elszámoltatva.
- Vállalati célok, a szerepkörrel kapcsolatos elvárások és a hozzájuk kapcsolódó eljárások.
- Hasznos elérhetőségek listája.
- A releváns szoftverek és bejelentkezési adatok használata.
- Heti, havi és negyedéves kötelezettségeinek részletezése.
- Folyamatban lévő projektjei vagy ügyfélmunkáinak lebontása, beleértve a határidőket.
Összefüggő: A Microsoft Word alternatívái, amelyeket érdemes kipróbálni
Ha Ön menedzser, akkor egy külön részleggel is rendelkeznie kell csapata folyamatos fejlődéséhez és a munkájukhoz, amelyben részt vesznek. Azt is jelezheti az olvasó számára, hogy hol tartja a személyzeti nyilvántartásait.
A szöveg törzsébe hiperhivatkozásokat is beszúrhat, amelyek fontos, releváns dokumentumokra mutatnak hivatkozást mint például a munkaköri leírás másolata, a folyamatban lévő projekteket részletező táblázatok és a hasznos cég folyamatokat. Ezzel időt takarít meg az átadás-átvétel megírása során, és garantálja, hogy az olvasó tudja, hol találja meg a dolgokat. Ezt csináld meg:
- Menj a Beszúrás lapon.
- Kattintson Linkek.
- Válassza ki Linkek a legördülő menüből.
- Válassza ki a hivatkozni kívánt fájlt.
Vagy tarthatod Ctrl + K hiperhivatkozások hozzáadásához, és ez megjeleníti a mappáit.
Laza végek lekötése
Nem számít, mennyit tervezel, mindig lesznek olyan laza végek, amelyeket be kell fejezni, mielőtt továbbléphetnél. Ezek egy része delegálásra szorulhat, ezért fel kell készülnie arra, hogy ezeket közölje vezetőjével és kollégáival.
Projektmenedzsment szoftver, mint pl Asana gyorssá és egyszerűvé teheti ezt a részt, de ugyanolyan hatékony lehet e-mail vagy kommunikációs eszközök használatával, mint pl Laza és Microsoft Teams. Az átadás-átvételi dokumentumhoz hasonlóan a munkadarabok átadásának is könnyen érthetőnek kell lennie a címzett számára.
Összefüggő: Asana vs. Hétfő: Válassza ki a Tökéletes projektmenedzsment eszközt
Ügyeljen arra, hogy küldjön egy közleményt az érintett feleknek arról, hogy távollétében kihez fordulhat, és ha van ilyen ha késik a fiókok lezárása, engedélyezze az automatikus válaszokat a munkahelyi e-mailjein ezen információkkal beleértve.
Minden bázisa lefedett
Most, hogy megkapta az átadás-átvételi dokumentumot, és világos áttekintést kapott arról, hogyan fog kinézni a felmondási idő, készen áll az utolsó napra való felkészülés felszámolására. A szervezett és hatékony átadás-átvételi folyamat megnyugtatja Önt, amikor új munkahelyére költözik, kollégái pedig hálásak lesznek.
Teljesen normális, ha az egész művelet túlterheltnek érzi magát, ezért szánjon rá időt. Az Ön felelőssége az átadás-átvétel, mint a cégé a szükséges információk összegyűjtése, tehát ha úgy érzi, hogy elfelejtett valamit, forduljon másokhoz, hogy betekintést nyerjen.
Ha minden bázisát lefedte, már alig várhatja karrierje következő fejezetét, és jól érezheti magát attól, amit maga mögött hagyott.
Mindannyiunknak vannak olyan ügyfeleink, akik nem igazán illenek hozzá. Íme néhány piros zászló, amelyekre figyelni kell, ha új ügyfelekkel dolgozik.
Olvassa el a következőt
- Termelékenység
- Munka és karrier
- Karrierek
- Álláskeresés
Shay a MakeUseOf szabadúszó írója, menedzsment és coaching háttérrel. A termelékenység Shay játéka, és állásidejük alatt élvezik a játékot, a dokumentumfilmeket és a sétákat.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz műszaki tippekért, ismertetőkért, ingyenes e-könyvekért és exkluzív ajánlatokért!
Kattintson ide az előfizetéshez