Mi az a belső Wiki, és hogyan lehet beállítani?

Nehéz szinkronban tartani a vállalati tudást az összes alkalmazott között, ha nincs megfelelő módja az információk tárolásának és megosztásának. Ez a termelékenység csökkenéséhez vezet, mivel az alkalmazottak munka helyett több időt töltenek a válaszok keresésével.

Egy belső wiki segíthet a probléma megoldásában. Ebben a cikkben végigvezetjük a wiki beállításának folyamatán, de először:

Mi az a belső Wiki, és mik az előnyei?

A belső wiki egy tudástár, amely felhatalmazza az alkalmazottakat releváns vállalati tartalmak és bevált gyakorlatok létrehozására, szerkesztésére és megosztására. Olyan, mint egy központi adatbázis, amely lehetővé teszi minden alkalmazott számára, hogy információkat közöljön a csapat kollektív tudásának fejlesztése és a felesleges kérdések kiküszöbölése érdekében.

Ez egy értékes eszköz, amely úgy működhet, mint a vállalat enciklopédiája, és megőrzi az intézményi tudást csapata növekedésével.

Bár egy belső wiki hasonlít a tudásbázishoz abban, hogy elősegíti az információ-megosztást, a fő különbség az, hogy ez egy olyan együttműködési eszköz, amely lehetővé teszi mindenki számára, hogy

megosztani szakértelmüket (elsősorban belső használatra). Másrészt egy dedikált csapat általában tudásbázist kezel, és belső és külső használatra egyaránt tartalmaz információkat (termékek és szolgáltatások).

Íme néhány ok, amiért érdemes belső wikit létrehozni:

• A szervezet információihoz való gyors hozzáférés biztosítása javítja a különböző részlegek közötti együttműködést, vagy egy távoli/hibrid munkahelyen belül.
• Az összes lényeges információt tartalmazó hely növeli az alkalmazottak tanulási sebességét és termelékenységét.
• Egy belső wiki javíthatja a belépési folyamatot. Minden lényeges információt tartalmaz, amelyre az új alkalmazottaknak szükségük van ahhoz, hogy alkalmazkodjanak új környezetükhöz, és lendületbe lépjenek.
• A belső wikik a biztonságot és a megbízhatóságot is növelik. Beállíthatja, hogy csak a szervezet tagjai számára férhessenek hozzá, és ez kiküszöböli az adatvesztés kockázatát a helyi merevlemezeken.
• A belső wikieszközök felhasználóbarátak, és lehetővé teszik bárki számára, hogy egyértelműen és rendezetten hozzon létre és szerkeszthessen tartalmat felsorolásjelek, hiperhivatkozások, különböző színek és egyéb értékes funkciók segítségével.
• A belső wiki segítségével egy befogadóbb munkahelyet építhetsz fel, mivel mindenkit arra ösztönöz, hogy kialakítsa vállalata központi idegrendszerét.
• Egy belső wiki lehetővé teszi a csapatok számára aszinkron módon kommunikálnak, csökkentve az átfedő órák megtalálásával járó stresszt és a kontextusváltás kockázatát.
• Lehetővé teszi a tudásvesztés megelőzését az alkalmazottak távozásakor.

Milyen típusú tartalmat tárolhat a belső Wikijében?

Bár egy belső wikiben minden információ megtalálható a szervezetéről, a legjobb, ha a legrelevánsabb tartalomra összpontosít, amelyre a csapatoknak szüksége van napi tevékenységeik során, ideértve:

• Céges hírek és frissítések
• Útmutatók a belső szoftverekhez
• Képzési és beiskolázási dokumentumok
• Műszaki megjegyzések
• Közös munkafolyamatok
• Találkozói jegyzetek
• Vállalati szabályzat stb.

A belső Wiki szoftver kiválasztása

Bár minden vállalatnak külön igényei és követelményei vannak, van néhány alapvető funkció, amire figyelni kell a belső wikieszköz kiválasztásakor. Íme néhány alapvető funkció, amelyet figyelembe kell venni:

• Válasszon egy wiki szoftvert, amely integrálja a népszerű belső kommunikációs eszközök mint a Slack, a Microsoft Teams, az Asana, az e-mailek stb., hogy elkerülje a folyamatos váltást közöttük a létfontosságú információk elérése érdekében.
• A cég belső wikijének egyik fő célja, hogy csökkentse a csapatok információkereséssel töltött idejét. Figyelembe véve, hogy a vállalati wiki sok információt tartalmazhat, létfontosságú, hogy olyan eszközt válasszon, amely hatékony keresési funkciókkal rendelkezik a fájlok gyors böngészéséhez.
• A belső wiki szoftvernek hozzáférést és jogkezelést kell biztosítania, hogy megvédje a tartalmat a kívülállóktól.
• A wikieszköznek lehetővé kell tennie több felhasználó számára, hogy valós időben hozzáférjen és hozzájáruljon.
• Válasszon olyan eszközt, amely lehetővé teszi külön munkaterületek létrehozását a különböző részlegekhez. Ennek az az oka, hogy csapatai termelékenyebbek lesznek, ha közvetlenül hozzáférhetnek a funkciójukhoz kapcsolódó tartalmakhoz.
• A választott wiki szoftvernek lehetővé kell tennie a változások és frissítések követését. Önnek vagy a wiki karbantartásáért felelős csapatnak tudnia kell, hogy ki és mikor hajtja végre a változtatásokat.

Tehát néhány eszköz biztosítja a fenti funkciókat, miközben felhasználóbarát, ezek közül az egyik Tettra.

Bevált gyakorlatok a belső Wiki használatához Tettra

Alapvető fontosságú, hogy lépésről lépésre készítsen tervet a belső wiki felépítéséhez, mielőtt a csapatokat bevonná. Íme néhány lépés, amelyet követhet:

1. Strukturálja adatait

A wikiszoftver kiválasztása után a tartalmat főbb kategóriákra oszthatja a jobb rendszerezés érdekében. Például:

• A Vállalat szakasz, ahol a vállalat egészére vonatkozó információkat, például vállalati frissítéseket és híreket adhat hozzá.
• Hozzon létre egy HR fejezet a vállalati szabályzatokról, a munkavállalói jutalmakról és juttatásokról, az ünnepi szabályzatokról.
• Azt is beállíthatja a Osztályok kategória, ahol a szervezet különböző részlegei gyorsan hozzáférhetnek a releváns információkhoz.
• Egy másik praktikus kategória lehet Kiképzés, oktatóanyagaihoz és egyéb oktatóanyagaihoz.

Több kategóriát is létrehozhat cége igényei szerint. A cél itt a tartalom jobb rendszerezése, hogy mindenki tudja, hol találhat konkrét információkat.

2. Tartalom importálása vagy létrehozása

Miután létrehozta a vállalati wiki világos és szervezett szerkezetét, immár importálhat meglévő tartalmat, ha van, vagy új tartalmat hozhat létre a wiki kategóriáiban.

Remek kiindulópont az a Elkezdeni kategória, hogy tartalmazza a te Belső Wiki útmutató. Ezzel az útmutatóval elmagyarázhatja, hogyan lesz hasznos ez a projekt az Ön szervezetében, és hogyan hasznosíthatja a bevált gyakorlatokat.

3. Integrációk beállítása

Állítson be integrációkat annak biztosítására, hogy meglévő belső eszközeit használja a belső wiki tartalmának hozzáadásához/frissítéséhez. Így könnyen hozzájárulhat olyan tartalmakhoz, amelyek egyébként túl sokáig tartanának, vagy egyszerűen jobb általános élményt nyújtanak a felhasználók számára.

Ez magában foglalja a csevegőalkalmazás csatlakozását is, így a felhasználók ötletelhetnek, közzétehetik azokat a Tettrában, hogy mások is láthassák, és szükség esetén akár egy feladatelemet is megnyithatnak ott. Ez elősegíti a belső wiki elterjedését azáltal, hogy mindenki mindennapi munkafolyamatainak szerves részévé válik.

4. Hozzáférési jogok és engedélyek konfigurálása

A hozzáférési jogok és engedélyek konfigurálása lehetővé teszi annak meghatározását, hogy ki milyen tartalomhoz fér hozzá. Ez azért fontos, mert előfordulhat, hogy olyan tartalmat ad hozzá, amely csak a szervezet egy adott csapata számára releváns. Vagy korlátozhatja a hozzáférést bizonyos dokumentumokhoz. Ezt megteheti a Tettrában a Csapatbeállítások.

5. Indítsa el a Wikijét

Most itt az ideje felkapcsolni a villanyt, és mindenkit rávenni a belső wiki használatára. Ehhez közvetlenül a Tettra beállításain keresztül küldhet e-maileket a csapattagoknak. Ha ezt megtette, feltétlenül ösztönözze őket arra, hogy olvassák el az Első lépések kategóriában hozzáadott wiki útmutatót.

Növelje csapata együttműködését cége Wiki létrehozásával

A belső wiki létrehozása nagyszerű módja az információk tárolásának és megosztásának. Sok cég nem rendelkezik ezzel, de sok szempontból hasznos lehet.

Jobb együttműködést tesz lehetővé a csapatok és a részlegek között, és több lehetőséget ad az alkalmazottaknak, hogy tanuljanak egymástól. Használja ezeket a tippeket alapként a céges wiki létrehozásához.

A Wiki eszköz használata a Microsoft Teamsben

A Microsoft Teams rendelkezik egy belső Wiki-eszközzel, amely lehetővé teszi az információk zökkenőmentes kezelését és gyűjtését. Így kell használni!

Olvassa el a következőt

A szerzőről