3 akadálymentes írási tipp az irodában

Az irodában az embereknek képesnek kell lenniük arra, hogy megértsék, mit közölnek velük, hogy megfelelően végezzék a munkát. Ez többnyire jól sikerült, azonban a munkahelyek sokszínűségének növekedésével nincs idő a jelenlegihez hasonló szintre lépni.

Ha szeretné tudni, hogyan javíthatja e-mailjei, dokumentációi és egyéb írott irodai médiumai hozzáférhetőségét, itt megtekintünk néhány tippet, hogyan teheti ezt meg.

A hozzáférhető anyagok használatának okai

Ha ezt olvassa, az írott anyagok hozzáférhetőségének javítására az lehet az oka, hogy befogadóbbá váljon, és ez az egyik fő oka annak, hogy a legtöbb vállalat elfogadja azt. A befogadó munkaterület sokféle munkaerőt vonz, és támogatja a rászoruló személyzetet.

Köztudott, hogy ha megfelelő a környezet, akkor a sajátos tanulási igényű emberek képesek kreatívan gondolkodni, és gyakran kiválóak is. Ennek alapja a kommunikáció módja.

Összefüggő: Hogyan használja tanulási stílusát a termelékenység maximalizálására

Az akadálymentesítés azonban egy hihetetlenül okos üzleti lépés is. Csak azért, mert tudod, mire gondolsz, még nem jelenti azt, hogy így fordítják. Ha mindenki érti, mit kell tennie, és a dolgoknak van értelme, ez azt jelenti:

• Kevesebb hiba
• Javult a személyzet önbizalma
• Szélesebb közönséget érhet el
• Egy vonzóbb munkahely
• Időt takarít meg, amikor elmagyarázza a dolgokat

A legfontosabb, hogy hihetetlenül könnyen elvégezhető, és az út során ténylegesen javíthatja a munkateljesítményt.

1. Egyszerű nyelv használata

Akár nagy közönségnek küld e-mailt, akár hírlevelet ír, akár új dokumentációt hoz létre egy új munkahelyi eljáráshoz, a szándék az, hogy ezt mások is átvegyék. Ezekben az esetekben egyszerű nyelvhasználatra van szükség.

Először is kerülje a betűszavak és a zsargon használatát a szövegben. Vannak, akik nem tudják, mit jelentenek, és akadályt jelenthetnek az új kezdőknek. Ezenkívül kirekesztettek érzését kelthetik az alkalmazottakban, és kivonhatják a munkája általános hatását. Ehelyett írja ki a rövidítéseket teljes egészében, és válasszon olyan szavakat, amelyeket mindenki megért.

Ha közönségnek írsz, jó tipp, hogy olyannak írj, akinek fogalma sincs, mi a munkád. A sok írásos kommunikáció megzavarja a fontos részleteket, és kihagyja a szükséges lépéseket. Ez akkor történik, amikor a szerző a tudás helyéről ír, és gondolatban pótolja a hiányosságokat, nem pedig leírja.

Összefüggő: Hírlevelek pályakezdő vállalkozóknak

Ha alapos, és minden lépést körültekintően mérlegel, akkor részletesebb magyarázatot írhat, és kevésbé valószínű, hogy az alkalmazottak magyarázatot kérnek. Például, ha valakinek megmondja, hogy mit kell tennie, az meglehetősen nyílt végű lehet, miközben az is, hogy megmondja neki, hogy mit ne tegyen, az utasítás konkrét marad.

Használhat példákat, ha valaminek az egyszerűsítéséért küzd, hogy munkája valós alkalmazást is biztosítson.

2. Hozzáférhető betűtípus használata

Megvan az oka annak, hogy a legtöbb webhely, alkalmazás és közösségi oldal ugyanazt a betűtípust használja, és ez azért van, mert tudják, hogy szélesebb közönséget ér el. E-mail és digitális üzenetküldő alkalmazásai már rendelkeznek egy könnyen olvasható alapértelmezett betűtípussal, amely általában az Arial vagy a Calibri, és ideálisan használható betűtípusok minden írásos dokumentációhoz.

A kisbetűs szövegek is könnyebben érintik a szemet, ezért ne használjon nagybetűket, például címek írásakor vagy valamit hangsúlyozni próbál. Ehelyett megteheti bátor a szavakat, amelyek felhívják rá a személy figyelmét, vagy megbontják a szöveget.

Ezenkívül a betűméret fontos lehet azon alkalmazottak számára, akik nehezen látják a kisebb szöveget. A 12 képpontos vagy nagyobb szöveg ideális, és gyakran a nyilvános anyagok szabványa. Ha ennél kisebb, akkor azt kockáztatja, hogy az emberek nem tudják megfelelően elolvasni. Természetesen használhatják a Zoomolás funkciót a számítógépükön, ha az egy digitális fájl, de ha kinyomtatták, ez problémákat okozhat.

Összefüggő: Eszközök a Microsoft Outlook és a Google Naptár szinkronizálásához

Végül a betűtípusnak és a háttereknek fekete-fehérnek kell lenniük, és ha színt kell használni, akkor a kék a legjobb, mert a legtöbb színvak ember ezt tudja kivenni. Nem csak ez, ez egy egyszerű szín, amely nem kontrasztos.

3. Szövegtömbök felosztása

Kapott már olyan e-mailt vagy dokumentumot, amely folyamatos szövegblokkokat tartalmaz? Ha igen, akkor tudni fogja, hogy kiábrándító lehet, és sok ember számára nehéz lehet olvasni. Szerencsére van néhány gyors és egyszerű módszer a részletes szövegrészek hozzáférhetőbbé tételére.

A felsorolásjelek és a számozott listák nagyszerű eszközök ötletek, előnyök, lépések és egyéb információtömbök felsorolására. Győződjön meg arról, hogy a felsoroláspontok tömörek és konkrétak, és így több bekezdést sűríthet egy könnyen olvasható részbe. Megtartja az olvasó figyelmét, és időt takarít meg.

Összefüggő: Team Wiki-eszközök, amelyek segítségével javíthatja a termelékenységet

A szöveg felosztásának másik módja a képek használata. A használt képekkel azonban óvatosnak kell lennie. Bármely képnek ki kell egészítenie a szöveget; ha a kép olyan fontos információkat tartalmaz, amelyek nem szerepelnek az írásban, akkor kizárhatja vagy összezavarhatja az embereket. A képeken egyszerű színeket is kell használni, és kerülni kell a kontrasztos színeket, amelyeket mások nehezen láthatnak.

Lehetséges, hogy ezt nem kell megtennie, ha csak egy e-mailt küld ki, de ebben az esetben érdemes annak mérlegelése, hogy egy e-mailt fel lehet-e bontani külön e-mailekre, ha sok különböző ötletet tartalmaz és témák. E-mailenként egy téma megtartása ideális, ha sok a feladat.

A hozzáférhetőség mindenkinek segít

Mindenkinek más a munkamódszere, és néhány embernek további dolgokra is szüksége lehet, amelyeket itt nem veszünk figyelembe. A fontos, hogy visszajelzést kapjunk, és megtudjuk, mi működik az emberek számára; minél jobban javíthatja írásbeli kommunikációjának hozzáférhetőségét, annál több előnye lesz.

Ne gondold túl; csak kezdd el és próbáld ki. Ezekkel a tippekkel jó úton halad majd egy akadálymentesített munkahely felé, mások pedig értékelni fogják az éber szemléletmódját.

4 tipp a professzionális munka-átadás befejezéséhez

Munkahely elhagyásakor hogyan kell átadni? Íme néhány gyors és egyszerű lépés a munkaterhek átadásához az új munka megkezdése előtt.

Olvassa el a következőt

A szerzőről