Sokak számára a SharePoint korlátozott funkciókkal rendelkező platform. De ez nem így van. Ezen a platformon sok mindent megtehetsz, amelyek közül néhány eddig ismeretlen volt számodra.
Ebben a cikkben a SharePoint olyan funkcióit mutatjuk be, amelyek biztosan lenyűgözik kollégáit.
1. Számlák feldolgozása
Ha szervezete harmadik féltől származó ügyfelekkel dolgozik, a számlakészítés és -feldolgozás a munkafolyamat döntő része. A legtöbb szervezet külső számlakezelési eszközökre támaszkodik. Azonban, SharePoint a felhasználók a legtöbb lépést a natív platformjáról hajthatják végre.
A Microsoft Forms segítségével gyűjtheti a számlaadatokat, és importálhatja azokat a SharePointba. Számla készítése és bevételelemzése egyidejűleg is lehetséges a SharePointban.
Összefüggő: Google Forms vs. Microsoft Forms: melyiket használja?
Ezek a folyamatok kevesebb ember bevonását igénylik. Így kisebb az esélye annak, hogy az adatbevitel során tévedjenek. Emellett az automatizált lépések beépítése gyorsabbá teszi a számlázást. Könnyen tájékozódhat a folyamat előrehaladásáról is.
2. Használja a bejelentkezés során
Új emberek toborzása és bevonása egy vállalatba nehézkes feladat. Mindennek a helyén kell lennie, hogy az új csapattag pozitív élményben legyen része.
A Microsoft Forms és a Power Automate SharePointtal való integrálásával az összes információt egy helyen gyűjtheti össze, és munkafolyamatot hozhat létre az összes részleg számára. Az integráció és a munkafolyamat beállítása után a HR-menedzsernek csak minden lépést kell figyelemmel kísérnie.
A SharePoint használata a bevezetési folyamatban mindenki számára előnyös helyzetet kínál mind az új alkalmazottak, mind a HR-vezetők számára. Míg a frissen toborzott azonnal elkezdhet mindent, ami elérhető, a toborzóknak kevesebb erőfeszítést kell tenniük a beiskolázásba.
3. Készletkezelés
A készletkezelés hektikus folyamat, mivel számos feladatot és részfeladatot foglal magában, például a beszerzési ütemtervet, a költségkövetést és a karbantartást. Ezenkívül a feladatfüggőségek hosszadalmassá és bonyolulttá tehetik a folyamatot.
Ha használja a SharePointot, integrálhatja a Power Automate, a Microsoft List és a Microsoft Teams programokkal a készlet zökkenőmentes kezeléséhez. Lehetővé teszi az összes folyamat kezelését, beleértve a termékek listázását, a műveletek ütemezését és az adatok megjelenítését egyetlen platformról.
Amellett, hogy csökkentik az eszközkezeléshez szükséges időt, ezek az integrációk jelentősen kiküszöbölik a hibák és a duplikált adatbevitel lehetőségét.
4. Ossza meg dokumentumokat bárkivel
Ha ügyféllel vagy szállítóval dolgozik együtt, a munkafolyamat elengedhetetlen része a csapatán kívüli személyekkel való fájlmegosztás. A SharePoint használatával egyszerűen megoszthatja fájlokat vagy dokumentumokat másokkal. Az engedélyezési funkciók biztosítják, hogy a szükséges biztonsági intézkedések érvényben legyenek.
A kívánt biztonsági típustól függően engedélyezheti másoknak a dokumentum megtekintését vagy szerkesztését. Azt is szabályozhatja, hogy ki férhet hozzá a fájlhoz a megfelelő engedéllyel.
A SharePoint lehetővé teszi fájl- és mappasablonok létrehozását különböző engedélyekkel. Megkíméli Önt attól, hogy manuálisan állítson be engedélyeket minden egyes új fájlhoz vagy mappához.
5. Wiki webhely létrehozása
Az egyre növekvő információmennyiség miatt a szervezeteknek rendelkezniük kell Wiki-webhellyel. Az ilyen webhelyek mindenféle információt tárolhatnak és kezelhetnek, például tudáscikkeket, általános szolgáltatási információkat, cikkinformációkat és üzleti megbeszéléseket.
Lehet, hogy nem tudja, hogy a SharePointban beszerezhet egy Wiki Site nevű elemet. Képes kezelni a szervezet Wikivel kapcsolatos összes követelményét, amelyet egy általános Wikipédia nem tud kezelni.
A SharePoint Wiki webhely használata is egyszerű. Adja hozzá a tartalmat, és ossza meg, miután jóváhagyta az adminisztrációt. A SharePoint List segítségével Excel-fájlban rendezheti és konvertálhatja az adatokat, és használhatja azokat más formátumokban a Wikiben.
6. Integráció a Microsoft Teams szolgáltatással
Míg a Microsoft Teams a legjobb eszköz az együttműködéshez, a SharePointtal való integráció a következő szintre emeli a csapat hatékonyságát. Ez az integráció különösen hasznos azoknak a szervezeteknek, ahol az alkalmazottaknak több projektet kell egyszerre kezelniük.
A SharePoint és a Teams együtt robusztus funkciókat kínál az információk központosításával. A kollégák közötti együttműködés és kommunikáció is megvalósul, a megfelelések betartásával.
Összefüggő: A csapatkezelés legjobb módjai a Microsoft Teamsben
7. Használja speciális tartalomszerkesztőként
Mivel a SharePoint egy dokumentumkezelő platform, fejlett tartalomszerkesztő funkciókkal rendelkezik. De tudja, hogy nincs szükség olyan webtervező eszközökre, mint a SharePoint Designer vagy a DreamWeaver a dokumentumok szerkesztéséhez?
A tartalomszerkesztő webrész segítségével elvégezheti a szükséges módosításokat az oldalon. Néhány kiemelt szolgáltatás formázott szöveg, képek, táblázatok és hiperhivatkozások hozzáadása egy oldalhoz. Sőt, mindezt anélkül is megteheti, hogy megnyitná a dokumentumot a speciális szerkesztőben.
8. Szinkronizálja a csapattagok ütemtervét
Sok SharePoint-felhasználó nem tudja, hogy a platform megosztott naptárt kínál. A SharePoint csapat összes tagja hozzáadhatja, szerkesztheti és megtekintheti közelgő ütemezéseit és eseményeit. Valójában különböző csoportokat is meghatározhat ebben a naptárban, és később ennek megfelelően adhat hozzá eseményeket.
A szokásos naptárfunkciókon kívül ez a naptár támogatja az egyes eseményekhez, például értekezletekhez, webináriumokhoz, ünnepnapokhoz külön színek hozzárendelését. Így könnyen megtalálhat egy eseményt a naptárban.
9. Feladatok automatizálása
A munkaautomatizálás segít az embereknek a kulcsfontosságú feladatokra összpontosítani. Mivel ez a folyamat automatizálja a szokásos, hétköznapi feladatokat, a csapat termelékenysége többszörösére nő. A SharePoint Workflows használatával nagymértékben automatizálhatja munkafolyamatait.
A SharePointban öt előre programozott munkafolyamat érhető el: visszajelzésgyűjtés, jóváhagyás, közzététel jóváhagyása, aláírásgyűjtés és háromállapotú munkafolyamatok. Mindegyik munkafolyamat csökkenti a projekthez szükséges időt és munkát.
Ezen túlmenően a platform lehetőséget kínál arra is, hogy az üzleti igényeinek megfelelően személyre szabott munkafolyamatokat dolgozzon ki.
10. Tartsa meg a dokumentum régebbi verzióját
A verziószámítás a dokumentumkezelés létfontosságú része, különösen akkor, ha a dokumentum egy több szerkesztőt érintő együttműködési projekt része. Általában az engedélyezett szerkesztők bármikor módosíthatják a dokumentumot.
A SharePoint a dokumentum legfrissebb verzióját jeleníti meg az összes legutóbbi módosítással bárki számára, aki hozzáfér. Ez azonban nem minden. Ezenkívül elmenti a fájl létrehozása óta minden verziót a Verziótörténet. Bárki hozzáférhet a verzióelőzményekhez, hogy megnézze, ki milyen változtatásokat végzett a dokumentumon.
Lepjen meg mindenkit ismeretlen SharePoint-szolgáltatásokkal
A SharePoint nem csak az online dokumentumkezelésre szolgál. Különféle egyéb célokra használhatja. Itt megtudhatta ennek a platformnak néhány szokatlan funkcióját.
Bár ezek közül sok meglepheti Önt, ezek a SharePoint-szolgáltatások lehetővé teszik a feladatok végrehajtását az eszköz váltása nélkül.
A Microsoft SharePoint egy együttműködési és fájlkezelő eszköz, amely segíti az Ön szakmai és személyes termelékenységét. Íme, amit tudnod kell!
Olvassa el a következőt
- Termelékenység
- Microsoft Office tippek
- Együttműködési eszközök
- Üzleti technológia
Tamal a MakeUseOf szabadúszó írója. Jelentős technológiai, pénzügyi és üzleti tapasztalat megszerzése után folyamatokat előző munkahelyén egy informatikai tanácsadó cégnél, az írást 3 éve vette át főállású szakmá. Noha nem ír a termelékenységről és a legfrissebb technológiai hírekről, szeret játszani a Splinter Cell-lel és a Netflix/Prime Video-t nézegeti.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz műszaki tippekért, ismertetőkért, ingyenes e-könyvekért és exkluzív ajánlatokért!
Kattintson ide az előfizetéshez
