Törölje ki a teendők listáját: Hogyan éljen a naptárban a feladatkezeléshez

Mindenki hallott a teendők listájáról, és a legtöbben azt használják, hogy nyomon kövessék azokat a kiemelkedő munkákat, amelyeket el kell végezniük. Azonban, mint bármi másnál, a teendőlisták is gyorsan kicsúszhatnak az irányítás alól, és valójában ellensúlyozhatják a termelékenységet.

A naptárban való tartózkodás azt jelenti, hogy törli a listát, és ehelyett beütemezi a függőben lévő feladatokat a naptárba. Ha a teendői több problémát okoznak, mint szeretnéd, ez lehet a megoldás.

Teendők listája vs. Élni a naptáradban

A teendőlistákkal önmagában semmi baj, de nagy fegyelemre van szükség ahhoz, hogy hatékonyak legyenek. A teendők hihetetlenül nyitott végűek, és az Ön felelőssége, hogy megfelelően működjenek. Ez csak néhány dolog, amely ronthatja a hasznosságukat:

• Ha túl hosszúak, elsöprőek lehetnek.
• Nem adnak kontextust a rangsoroláshoz.
• Sok szükségtelen feladatból állhatnak.
• Valószínűbb, hogy kisebb, élvezetesebb feladatokat végez, és elhanyagol másokat.
• További alkalmazásokra van szükség, hogy a teendők listája mobil legyen.

Másrészt, ha a naptárban élsz, a legtöbb probléma megoldódik a működése miatt. Ha egy munkája van, amelyet el kell végeznie, nézze meg naptárát és ütemezését, amelyek találkozóként működnek az egyéb kötelezettségei között. Ez automatikusan arra készteti a feladatot, hogy más munkáival összefüggésben rangsorolja a feladatot.

Összefüggő: Hogyan lehet a Google Naptárt Windows asztali naptárává tenni

Ezenkívül nagyobb valószínűséggel fogja elvégezni a nehezebb és összetettebb feladatokat, mert már be vannak ütemezve, ami megakadályozza a halogatást. Mindez hosszú, elrettentő listák nélkül is lehetséges, mert a naptár egy működő információs csomópont, amely mindezt egyesíti.

A legtöbb munkahelyen már használnak digitális naptáralkalmazásokat, például az Outlookot vagy a Google Calendar-t. Ez azt jelenti, hogy útközben is magával viheti a webhivatkozás vagy alkalmazás segítségével bármilyen digitális eszközön, amire szüksége van.

Csak néhány egyszerű szabály van a naptárban való használathoz, amelyek optimalizálják a naptár kezelését, és sokkal kevésbé bonyolultak, mint a teendők listájára vonatkozó szabályok.

Az időblokkolás a barátod

Ez olyasvalami, amit egyszerűen nem lehet megúszni, függetlenül attól, hogy milyen adathordozót használ a feladatkövetéshez. Az időzárolás azt jelenti, hogy a hét vagy a nap elején szán egy kis időt az elvégzendő munkák kiírására.

Ez egy időtakarékos kezdeményezés, amely jelentősen növeli a munkateljesítményt. Ezzel már előre tudja, mivel kell foglalkoznia, és a munkahét hátralevő részét a feladataival töltheti.

Összefüggő: Időblokkolási tippek a fókusz javításához

Mielőtt belevágna a munkába, szánjon 15-20 percet a naptár kitöltésére. A határidőket szem előtt tartva találjon időt az értekezletek, a projektek és az ügyfélmunkák között, és egyeztessen időpontot a feladatára.

Ha az egyik teendője egy találkozó összeállítása egy kollégájával, hozza létre a találkozót a naptárában, és hívja meg. Ha virtuálisan szeretne találkozni, feltétlenül mellékeljen egy értekezlet-linket az Ön által használt digitális konferencia-alkalmazásból.

Használjon témákat a feladatok kezeléséhez

A naptári találkozók színkódolása kategóriákba nagyban segít a feladatok, értekezletek, projektmunka és egyéb feladatok megkülönböztetésében. Egy gyors pillantással meg tudja mondani, miből áll a hét, és ennek megfelelően tervezhet.

Ehhez az Outlook alkalmazásban kattintson bármelyik találkozóra, majd a szalagon kattintson a gombra Kategorizálás > Minden kategória. Válassza ki Új, írja be a téma nevét, válasszon színt, majd kattintson rendben.

Ismételje meg annyi témához, amennyit csak akar. Ezután minden létrehozott találkozóhoz hozzárendelhet egy kategóriát. A Google Naptárban kattintson jobb gombbal bármelyik találkozóra, és válasszon a megjelenő színek közül.

Összefüggő: Eszközök a Microsoft Outlook és a Google Naptár szinkronizálásához

Ügyeljen arra, hogy a kategóriákat a munka típusának megfelelően nevezze el, és olyan színeket válasszon, amelyekre jól reagál. Néhány kategória példa lehet:

• Projekt munka
• Admin és Tasks
• Ügyfelek
• Találkozók
• Kiképzés

Ossza meg naptárát kollégáival

Bár használhat egy teendőlista-alkalmazást, például a Todolist-t, hogy megosszon másokkal az előrehaladását, de ha nem ugyanazt a szoftvert használják, nem fogják könnyen látni azt. Ez az, ahol az iroda alapértelmezett naptárában való tartózkodás további előnyt jelent.

Ha megosztja naptárát, kollégái csak megtekinthetik az előrehaladását. Ez megakadályozza, hogy a beérkező levelek eltömődjenek az előrehaladásáról kérdező e-mailekkel, és még csak címkézni sem kell őket benne. Ügyeljen azonban arra, hogy tájékoztassa őket arról, hogyan dolgozik.

Összefüggő: Outlook vs. Gmail: Melyik e-mail szolgáltatás a jobb?

Az Outlook-naptár megosztása:

1. Kattintson a szalagon Naptár megosztása és válassza ki a közzétenni kívántat.
2. Kattintson Hozzáadás hogy adja meg csapata e-mail címét, majd RENDBEN.
3. Alatt Engedélyek, válasszuk valamelyiket Megtekintheti a címeket és a helyszíneket vagy Megtekintheti az összes részletet.
4. Kattintson Alkalmaz és RENDBEN.

Ha meg szeretné tudni, hogyan hozhat létre megosztott naptárat a Google-on, tekintse meg ezt a hivatalos videót a Google Workspace-ből:

Legyen reális az ütemezésben

Bár a naptárban való élés sok problémát megkerül a teendők listájának priorizálásával és az időgazdálkodással kapcsolatban, mégis reálisnak és okosnak kell lennie a feladatok ütemezésében. Szerencsére van néhány jól bevált tipp ennek hatékony kezelésére:

• Ha nincs ideje egy nagy feladat elvégzésére, ütemezze be több kisebb feladatra.
• Adj magadnak több időt, mint gondolnád, hogy szükséged lesz rá.
• Kerülje el a feladatok elvégzését közvetlenül az értekezlet előtt; hagyj magadnak 30 perces szünetet közöttük.
• Ha egy feladat sürgős, döntse el, hogy átrendez-e más dolgokat a naptárában.

Valószínű, hogy befejezi a munkáját, és lesz szabadideje, ami azt jelenti, hogy e-maileket és egyéb apróságokat találhat a nap folyamán.

Összefüggő: Javítsa az időgazdálkodást az Outlook késleltetett kézbesítési funkciójával

Éljen a naptárában a termelékenység javítása érdekében

A naptár egy kényelmes eszköz, amely már rendelkezik a munkája nyomon követéséhez szükséges összes erőforrással. A naptárban való élés integrált megközelítést biztosít a munkaterhelés kezeléséhez, és mindent egy helyen tart.

A fent említett szabályokat alkalmazva jó úton halad az időmegtakarítás és a termelékenység javítása felé, és hatékonyabb lesz a munkavégzés során. Próbáld ki, és elgondolkodhatsz azon, hogy miért használtál egyáltalán egy teendőlistát.

Hogyan lehet az Outlookot kevésbé zavaróvá tenni ezekkel a gyorstippekkel

Ha valaha is úgy gondolta, hogy az Outlook elvonja a figyelmet, íme néhány egyszerű beállítás, amelyet hasznosnak találhat.

Olvassa el a következőt

A szerzőről