8 Gmail-hack, amelyekkel többet érhet el

A Gmail milliók által választott e-mail szolgáltatás – és ennek jó oka van. Biztonságos, könnyen használható, és rengeteg beépített eszközt kínál a postafiók kezeléséhez. Sajnos a postaládája továbbra is félelmet kelthet, különösen, ha rendezetlen és zsúfolásig megtelt.

Túl sok időt tölt azzal, hogy kezelni tudja a postaládáját? Ha igen, ideje tenni valamit ellene. Ez a 8 termelékenységnövelő Gmail-hack segíthet.

1. Használja a billentyűparancsokat

A billentyűparancsok a számítógép-felhasználók legjobb barátjai, különösen, ha a beérkező levelek kiürítéséről van szó. A Gmail a billentyűparancsok széles választékát kínálja a gyors navigációtól az e-mail formázásig mindenhez. Íme néhány kedvenc gyorsbillentyűnk, amelyeket most is használhat:

• Shift + I olvasottként jelölni
• ⌘ vagy Ctrl + Enter e-mailt küldeni
• ⌘ vagy Ctrl + K link beszúrásához
• C komponálni
• / keresni az e-mailjeiben
• D új lapon írni
• Shift + Ctrl + B Titkos másolat címzettek hozzáadásához

2. Sablonok létrehozása

Úgy érzi, minden nap ugyanazt az e-mailt küldi? Ezt a folyamatot felgyorsíthatja személyre szabott e-mail sablonok létrehozásával. Ennek megvalósításához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza ki Összeállít.
2. Írja be a sablonhoz használni kívánt szöveget az e-mail mezőbe.
3. Válassza ki a hárompontos menüt, majd Sablonok.
4. Válassza ki Piszkozat mentése sablonként és akkor Mentés új sablonként.

Ha készen áll a sablon használatára, egyszerűen válassza ki Sablonok és akkor Sablon beszúrása.

3. Beszélgetések némítása

Ha egy hosszú e-mail szál részese, amely már nem vonatkozik Önre, egyszerűen elnémíthatja azt. A némítás megakadályozza, hogy a szál jövőbeli válaszai a beérkező levelek között maradjanak. Elnémított leveleit továbbra is megtalálhatja az Összes levélben.

Beszélgetés elnémításához a némítani kívánt e-mailben válassza ki a hárompontos menüt, majd válassza a lehetőséget Néma. Ez az.

4. Használja vakációs válaszadóját

Ha kifelé tart a városból, vagy egyszerűen csak egy kis időre van szüksége az íróasztaltól távol, használja a vakációt. Ha a nyaralási válasz be van kapcsolva, bárki, aki e-mailt küld Önnek, egy előre beállított választ fog kapni az Ön távolléti állapotáról. Ez segíthet elriasztani a feladókat attól, hogy további e-maileket küldjenek, amelyek eltömítik a beérkező leveleket.

Az üdülési válasz használata:

1. Nyissa meg a Gmailt, és válassza ki Beállítások > Látminden beállítást.
2. Görgessen, amíg meg nem jelenik a Nyaralás válaszoló.
3. Válassza ki a mellette lévő rádiógombot Üdülési válasz bekapcsolva.
4. Adja meg a dátumokat, a tárgysort, majd az üzenetet. Végül válassza ki Változtatások mentése.

5. Testreszabhatja a beérkező levelek elrendezését

A beérkező levelek kezelésének legjobb módja az elrendezés testreszabása. Dönthet például úgy, hogy a fontos e-mailjeit vagy akár az olvasatlan e-mailjeit jelenítse meg elsőként. Ez rugalmasságot biztosít az e-mailek megjelenésének módjában. Az elrendezés megváltoztatásához:

1. Menj Beállítások.
2. Görgessen, amíg meg nem látja Beérkezett üzenetek típusa.
3. Válassza ki a használni kívánt típust.

Az típusú beérkező levelek elrendezése a következő:

• Először is fontos: Két részre osztja a beérkező leveleket: a fontos és minden más részre.
• Először olvasatlan: Az olvasatlan üzeneteket a beérkező levelek tetején jeleníti meg.
• Elsőként csillagozva: A csillagozott üzenetek először a beérkező levelek között jelennek meg.
• Több postafiók: További szakaszok lesznek elérhetők a beérkező levelek között, így használhat keresési operátorokat vagy egyéni címkéket hozhat létre.
• Fontos levelek: A beérkezett üzenetek mappáját több részre bontja, így kiválaszthatja, hogy mely szakaszokat jelenítse meg, beleértve a Csillagozott, a Fontos vagy az Olvasatlan részeket.

6. Hozzon létre e-mail szűrőket

Szeretnél bizonyos e-maileket automatikusan a kukába küldeni? Szeretné menteni a fontos e-maileket, ha csillaggal jelöli meg őket? Mindezt és még sok mást megtehetsz, ha létrehozol e-mail szűrők. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válaszd ki a Beállítások ikonra a Gmail keresősávjában.
2. Töltse ki az ablakban felsorolt ​​adatokat. A Gmail lehetőséget ad arra, hogy nagyon pontos legyen az e-mailjei itt vagy az alapszinten. Például egyszerűen csillagozhat bizonyos szavakat tartalmazó üzeneteket.
3. Ha boldog vagy, válassz Szűrő létrehozása.
4. Ezután válassza ki a szűrő által követni kívánt viselkedést. Ezután válassza ki Szűrő létrehozása.

7. Integrációk használata

Valószínűleg számos egyéb alkalmazást használ naponta a csapatával való kommunikációra, a projektek kezelésére stb. Ezen alkalmazások némelyike ​​valószínűleg integrálható a Gmail valamilyen módon. Az integrációk az extra lépések kiiktatásával növelhetik a termelékenységet.

A Gmailhez elérhető egyes integrációk a következők:

• Laza: Használsz-e Laza csapatkommunikációhoz? Ha igen, a Gmailt a Slacken belül is használhatja. Például közvetlenül a Slacknek küldhet e-maileket megvitatás céljából.
• Zoomolás: Integrálni is lehet Gmail zoommal a megbeszélések gyors ütemezéséhez közvetlenül a belső e-mailekből, vagy azonnali megbeszélést indíthat. Nem kell új ablakot nyitni.
• Trello: A... val Trello integráció, új Trello-kártyákat hozhat létre anélkül, hogy elhagyná a postaládáját. Ez biztosítja, hogy ne hagyjon ki egy kritikus feladatot az e-mailek nagyítása közben.

Ez csak néhány a több száz elérhető integráció közül. Ha automatizálni szeretne egy feladatot, valószínűleg a Gmail segíthet. Nézze meg Google Workspace Marketplace még több alkalmazáshoz.

Ha a Gmail beérkező levelek oldalsávját teljesen elárasztják a régi és új mappák, akkor ezeket úgy kezelheti, hogy elrejti azokat, amelyeket már nem használ. A mappák vagy címkék elrejtése nem törli a benne lévő tartalmat. Ehelyett egyszerűen elrejti a mappákat.

Ez egy nagyszerű módja annak, hogy „megszabaduljon” a már nem gyakran használt tartalomtól anélkül, hogy örökre eltávolítaná azokat. A nem használt mappák elrejtése:

1. Válassza ki Beállítások és akkor Az összes beállítás megtekintése.
2. Válassza ki Címkék a felső menüből.
3. Menj át és válassz Elrejt az összes elrejteni kívánt mappához.

Ez csak egy pillanatkép a Gmail képességeiről

Ez a nyolc tipp csak felvázolja, mit tehet a Gmail-beérkező levelek kezelése során a termelékenység fokozása érdekében.

Legyen szó a beérkező levelek szükségleteinek megfelelő személyre szabásáról, vagy a Chrome-bővítmények használatáról, számos tippet és trükköt találhatunk.

6 kötelező Chrome-bővítmény a Gmailhez

Mindazok számára, akik rendszeresen ellenőrzik a Gmailt a Chrome-ban, íme hat kötelező böngészőbővítmény, amelyek megkönnyítik az életét.

Olvassa el a következőt

A szerzőről