A 6 legjobb ingyenes priorizálási sablon projektjeihez

Néha úgy érzed, hogy a projektek tengerében úszol, és nem tudod, hogyan rangsorold fel a munkádat? A projektek rangsorolásával minden projektjét láthatóvá teheti, hosszú távú céljait pedig egyértelművé teheti sablonokat, miközben gyorsan hozzáférhet a feladatleírásokhoz, a projekt mérföldköveihez és a kritikus sikerekhez tényezőket.

Indítson el minden projektet a megfelelő módon, használja ezeket az egyedi sablonokat a projekt indító megbeszéléseihez, valamint rendeljen prioritásokat a célokhoz fontossági sorrendben, és így tovább.

1. Ötletek prioritása: Akció-prioritású mátrix, Someka

Az Action-Priority mátrix, más néven Impact-Effort Matrix, egy egyszerű eszköz, amely segít a csapatok összehangolásában a legfontosabb ötletek körül. Az induló vállalkozások, kisvállalkozások és nonprofit szervezetek számára kiválóan használható sablon könnyen rangsorolja az ötleteket olyan fontos megfontolások alapján, mint a személyzet, az erőforrások, a lendület, a költségek és az általános erőfeszítés és hatás.

A sablon egy erőfeszítés és hatás/fontosság mátrixba van rendezve, amely az egyes ötleteket a sikerük alapján rangsorolja a négy forgatókönyv egyike (nagy erőfeszítés - nagy hatás, kis erőfeszítés - nagy hatás, nagy erőfeszítés - alacsony hatás vagy alacsony erőfeszítés - alacsony Hatás). Ez a keretrendszer segít megalapozottabb döntéseket hozni azzal kapcsolatban, hogy hová fordítsa idejét és erőforrásait.

Letöltés:Someka (Ingyenes, Excel fájlként elérhető)

2. Célok prioritása: SMART célok munkalap, Vertex42

Beállítás OKOS A célok nemcsak hosszú távú tervei kialakításában segítenek, hanem lehetővé teszik, hogy a legjobb munkáját a legambiciózusabb projektjeibe is belefektesse. Költséghatékony módszert kínál arra, hogy segítsen elérni szervezete céljait.

A OKOS a célnak a következők mindegyikét magában kell foglalnia:

Különleges: A célokat jól meg kell határozni, és egyértelműen meg kell fogalmazni.

Mérhető: Biztosítani kell egy végleges módszert annak mérésére, hogy elérte-e a célokat, számszerűsíthető sikermutatók alapján.

Elérhető: Biztosítania kell, hogy a célt ne lehetetlen teljesíteni.

Ide vonatkozó: A céloknak reálisnak kell lenniük, és relevánsnak kell lenniük a projekt céljaihoz.

Időhöz kötött: A céloknak időhöz kötötteknek kell lenniük, és tartalmazniuk kell a beállítás és a megvalósítás céldátumait.

Ezzel a sablonnal tervet készíthet a projekt céljainak eléréséhez. Ez egy nagyszerű módja a rövid és hosszú távú célok, határidők, a siker mértékeinek, a referenciáknak vagy a felhasznált erőforrásoknak, valamint a projektcélok teljesítéséhez használt erősségek és készségek rögzítésére.

Letöltés: Vertex42 (Ingyenes, Excel fájlként elérhető)

3. Munkafolyamat priorizálása: Eisenhower Mátrix sablon, Someka

A volt amerikai elnök, Dwight D. Eisenhower, az Eisenhower Mátrix nagyszerű módja annak megszervezni és rangsorolni a projektjeit. Az Eisenhower Mátrix, más néven Sürgős/Fontos Mátrix, egy olyan eszköz, amely a feladatokat négy kategóriába sorolja sürgősség és fontosság alapján. A feladatok négy kategóriája a következő:

• Sürgős és fontos feladatok olyan kérdések, amelyek egyszerre sürgősek és fontosak, és azonnal foglalkozni kell velük, mint például a prioritások, a vészhelyzetek és a határidők.
• Nem sürgős, de fontos feladatok olyan tételek, amelyek fontosak, de nem prioritást élveznek, például naplóírás, vásárlási tevékenységek stb.
• Sürgős, de nem fontos feladatok olyan tevékenységek, amelyek nem feltétlenül fontosak, de sürgősek, például telefonhívások, SMS-ek, e-mailek stb., amelyekre válaszolni fog, amikor lehetőség nyílik rá.
• Nem sürgős, nem fontos feladatok olyan feladatokat tartalmazzon, amelyek nem sürgősek vagy fontosak, mivel nem segítenek elérni céljait.

Ez biztosítja a keretet a tevékenységek sorrendjének megtervezéséhez, ezáltal biztosítva, hogy a megfelelő dolgokon a megfelelő időben dolgozzon. Elemezheti a kiemelt feladatokat, elkerülheti a felesleges feladatokat, csökkentheti a zavaró tényezőket, és felkészülhet a váratlan helyzetekre is.

Letöltés: Someka (Ingyenes, Excel fájlként elérhető)

4. Incidens prioritás: Incidens Priority Matrix by Smartsheet

Az incidens olyan zavaró esemény, amely hátrányosan befolyásolja a projekt céljainak elérését. Bármikor megtörténhet incidens, a természeti katasztrófa okozta hosszan tartó áramkimaradástól a berendezés vagy szoftver hibás működéséig.

Az incidens prioritási mátrix használata az incidensek kezelésének strukturált megközelítése, miközben az incidens számos összetevőjét kezeli. Ez általában felbecsülhetetlen értékű eszköz az IT-szolgáltatási kérelmek kezeléséhez.

Minden szervezetnek más prioritásai vannak a kockázatok és a katasztrófaelhárítás terén. A sablon használatával prioritási színeket rendelhet az egyes szolgáltatáskérésekhez, attól függően, hogy az egy lényeges, kritikus, mérsékelt vagy kisebb incidenseket, majd nyomon követheti a szervezet előrehaladását munkafolyamat.

Az incidensek címkézésére szolgáló, könnyen használható rendszerrel és a releváns információk tárolására szolgáló strukturált mezőkkel – Ön a gyorsabb megoldásokra összpontosíthat, miközben ügyfelei elégedettek lesznek.

Letöltés: Smartsheet (Ingyenes, Excel-sablonként elérhető)

5. Termékprioritás: RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) sablon az Intercomtól

Az RIZS modell segít Önnek és csapatának felmérni egy kezdeményezés prioritását. Ez a módszer kiválóan alkalmas arra, hogy egyértelművé tegye a termékjellemzők irányát, lehetővé téve a csapatok számára, hogy jobb döntéseket hozzanak a folyamat korai szakaszában.

A keretben, Reach a potenciális ügyfelek azon százaléka határozza meg, akik képesek lennének használni az Ön termékét, általában a „havi tranzakciók” vagy más hasonló mutatók alapján mérve. A következő lépés az lenne, hogy értékeljük a hatás funkciókészletekből, amelyeket a felhasználók hajtottak végre. Az összegyűjtött betekintések alapján képes lesz egyiket a másikkal szemben előnyben részesíteni. Ez arra készteti, hogy olyan termékfunkciókba fektessen be, amelyek növelik a konverziós arányt vagy javítják az ügyfelek élményét.

Az Bizalom A becslő segítségével megbízhatósági pontozási rendszert határozhat meg a csapat becsléseinek értékeléséhez és valamilyen konszenzusos rangsor meghatározásához. Ez az eszköz megmondja a csapatnak, hogy mi a valószínű és ésszerű, ahelyett, hogy nagyobb súlyt adna az irreleváns vagy rosszul meghatározott véleményeknek vagy ötleteknek.

Amikor arra kerül sor Erőfeszítés, projektje valószínűleg hónapokig tart, ezért kritikus fontosságú, hogy a projekt minden egyes fázisához idő- és munkabecsléseket készítsen, beleértve a tervezést, a fejlesztést és a tesztelést. Segít összpontosítani az energiát, hogy elkerülje az időt olyan alacsony értékű tevékenységekre pazarolni, amelyek nem optimálisak vagy egyszerűen „elég jók” eredményekhez vezetnek.

Letöltés:Intercom (Ingyenes, Excel fájlként elérhető)

6. Napi feladatok priorizálása: Teendőlista sablon a Smartsheettől

Ha több projekten dolgozik, nehéz lehet napi rendszerességgel tartani a feladatait. Azáltal, hogy felsorolja azokat a fontos feladatokat, amelyek nyomon követik, hatékonyan hajthatja végre a projekteket, miközben megszervezi a felettesei, ügyfelei, kollégái és más érdekelt felei által Önre rótt összes megbízást.

Összefüggő: Hogyan optimalizálhatja a teendők listáját, hogy hatékonyabb legyen

Ez a teendőlista-sablon segít létrehozni egy prioritási listát a projektben érintett feladatokról, és nyomon követni a határidőket, a mérföldköveket és a teljesítéseket. A projekt előrehaladtával bármikor visszatérhet és hozzáadhat továbbiakat – vagy eltávolíthat vagy módosíthat feladatokat, ha módosítani kell azokat. Később is létrehozhat részfeladatokat, így jól felkészült, ha egyes feladatai túl bonyolultak.

Letöltés:Smartsheet (Ingyenes, Excel fájlként elérhető)

A projektek priorizálásának és menedzselésének javítása

A projektek rangsorolási sablonjai világos és szisztematikus eszközt kínálnak a projektek azonosítására és kiválasztására a nagyobb hatékonyság és eredményesség érdekében. Felgyorsítják az egyes projektek kutatásának és fejlesztésének folyamatát azáltal, hogy azonnali hatállyal használható keretrendszert biztosítanak.

Ezenkívül elkerülheti az elfogultság kockázatát, ösztönözheti az együttműködést, és biztosíthatja a legmagasabb prioritású projektek kiválasztását korlátozott erőforrások mellett. Ha ezeket a sablonokat minden projekttel összhangban tartja, akkor javul a termelékenység, a projektek sikeressége és a munka általános minősége.

5 tipp a csoportos projektek egyszerűvé tételéhez

A csoportos projektek nehézek lehetnek, különösen akkor, ha az egyik tag nem teszi meg a részét. Íme néhány módszer a csoportos projektek kevésbé fájdalmassá tételére.

Olvassa el a következőt

A szerzőről