Az Outlook-naptár színes kategorizálása

Köztudott, hogy a színek használata a különböző információk címkézésére javítja a memória megtartását, és ezzel együtt a termelékenységet. Előfordulhat, hogy színeket használt a jegyzetek kiemelésére az iskolában vagy az értekezleten, vagy színeket használt grafikonok ábrázolásához. Akárhogy is, megvan az oka annak, hogy az emberek használják.

Amikor ütemezését tervezi vagy megbeszéléseket foglal, az Outlook naptár számos eszközzel rendelkezik a rendszerezés érdekében. Az egyik ilyen eszköz a Kategóriák funkció, amely lehetővé teszi a találkozók szín szerinti kategorizálását. Itt megnézzük, hogyan lehet hatékonyan használni a kategóriákat az Outlookban.

Kategóriák beállítása az Outlook naptárban

Két különböző módon állíthat be kategóriákat az Outlook-naptárban. Ez attól függ, hogy a webes verziót vagy az alkalmazást használja, de mindkettő ugyanazt az eredményt hozza létre.

Az alkalmazásverzió esetében a legegyszerűbb módja a következő:

1. Kattintson egyszer egy találkozóra az Outlook naptárában.
instagram viewer
2. A szalagon a Időpont egyeztetés fülnek meg kell nyílnia.
3. Kattintson Kategorizálás.
4. A legördülő menüből válassza ki a lehetőséget Minden kategória kinyitni a Színes kategóriák ablak.
5. Válassza ki Új új kategória létrehozásához.
6. Nevezze el a kategóriáját, és válassza ki a kívánt színt.
7. Ismételje meg a műveletet tetszőleges számú kategóriában, majd kattintson rendben mindkét ablakon alkalmazza.

Összefüggő: Óvja Outlook e-mailjeit és Microsoft-fiókjait

Ezután az összes találkozót kategorizálhatja, ha rákattint a már meglévő naptári eseményekre, és kiválasztja a kategóriát ugyanabból. Kategorizálás ledob. Amikor új találkozót hoz létre, a Kategorizálás opció jelenik meg a Új időpont ablaktáblát.

Az Outlook naptár webes verziója esetén:

1. A képernyő tetején lévő kék eszköztáron kattintson a ikonra Patkószeg ikon a számára Beállítások.
2. A keresősávba írja be a „Kategóriák” és válassza ki Kategóriák az eredményekből.
3. Ban,-ben Kategóriák beállítások ablakban kattintson Kategória létrehozása.
4. Nevezze el a kategóriáját, és válasszon egy színt a képernyőn megjelenő lehetőségek közül.
5. Szükség szerint ismételje meg, majd kattintson Megment.
6. Kattintson x a beállításokból való kilépéshez.

Ezután kattintson a és Szerkesztés minden meglévő vagy új találkozót, és hol van feltüntetve Naptár mellette színes körrel, a legördülő menüből választhatja ki a kategóriát. A kategóriákat törölheti vagy szerkesztheti, ha minden verzióhoz ugyanazokat a lépéseket hajtja végre, és egyszerűen kattintson a gombra Szerkesztés vagy Töröl igény szerint opciókat.

A megfelelő színek kiválasztása

Amint azt korábban említettük, a naptár színekkel történő kategorizálásának megvannak az előnyei. Csak annyit kell tennie, hogy megnézi a naptárát az előttünk álló hétre, és gyorsan áttekintheti, mire számíthat. Automatikusan tudni fogja, hogy mi történik anélkül, hogy az egész szöveget el kellene olvasnia és meg kellene különböztetnie.

Kutatások kimutatták, hogy a színek befolyásolják viselkedésünket, érzelmeinket és tanulásunkat, és egyes színek jobbak, mint mások, ha a termelékenységről van szó. Ezek:

• Piros, narancs és sárga a részletekért és a memória előhívásáért.
• Zöldek a koncentrációért és az összpontosításért.
• Lilák a kreativitásért.
• Blues a nyugtató hatásért.

Kerülje azonban az olyan színek használatát, amelyekhez negatív asszociációi vannak.

Összefüggő: A Microsoft Outlook szinkronizálása a Google Naptárral

Az Outlook-naptár hatékony kategorizálása

Amikor kitölti az Outlook-naptárat, a kategóriáknak értéknövelőnek kell lenniük, nem pedig csak egy jelölőnégyzetet. Ha okosan kategorizálja a találkozókat, az optimális hatással lesz a termelékenységére.

Először is, hogy egyszerű és hatékony legyen, célozzon meg körülbelül hat különálló kategóriát, nehogy túl sok legyen. Lehet, hogy több kell, de ne ess túlzásokba.

Összefüggő: Hogyan éljünk a naptárban a feladatkezeléshez

Másodszor, ezeknek egyértelműen különböző típusú munkáknak kell lenniük. Ez a munkaköri kötelezettségeitől függően eltérő lehet, de valahogy így nézhet ki:

• Találkozók
• Együttműködés vagy projektmunka
• Ügyfélmunka
• Adminisztráció
• Képzés és készségek

Természetesen lesznek olyan események, amelyek nem mindig illeszkednek jól az egyes címkékbe, de válassza ki azt, amelyik a leginkább illeszkedik. Tedd azt, ami az Ön számára értelmes, és ha úgy találja, hogy nem igazán használ ilyet, törölje.

Naptári kategorizálási munkák

Az Outlook-naptár az egyik legfontosabb eszköz, amelyet egy átlagos munkahét során használ. Tárolja az összes olyan értekezletet és feladatot, amelyhez hozzá kell férnie, így érdemes kihasználni a benne rejlő lehetőségeket.

Játssz a különböző színekkel és kategóriatípusokkal, és ragaszkodj hozzá. Szervezettebbnek fogja érezni magát, és jobban tudja majd olvasni az ütemtervet, ami óriási időmegtakarítást jelenthet azokban a mozgalmas időszakokban.

Hogyan javítható az időgazdálkodás az Outlook késleltetett kézbesítési funkciójával

Az e-mailek kézbesítésének késleltetése segíthet a munkateher kezelésében, miközben továbbra is elvégezheti a dolgokat.

Olvassa el a következőt

A szerzőről