Hogyan hozzunk létre egy olyan határidőt, amely valóban működik az Ön számára

A határidőknek motiválóbbnak és kevésbé stresszesnek kell lenniük, nem pedig fordítva. Hacsak egy határidő nem hozza ki belőled a legjobbat az előírt időn belül, akkor semmi haszna. Ezért mindenekelőtt óvatosnak kell lennie, amikor egy projektre határidőt szab meg.

Olvassa tovább ezt a cikket, hogy megtudja, hogyan hozhat létre határidőt, amelyhez ragaszkodhat.

1. Vegye figyelembe a projekt céljait és irányelveit

Ha határidőt szeretne meghatározni egy projekthez, amelyen Ön vagy csapata dolgozik, tisztában kell lennie a projekt céljaival. Az átfogó célkitűzéseken kívül néhány konkrét iránymutatást is meg kell határozni.

Mindezeket mérlegelje, hogy megértse a becsült befejezési időt, miközben betartja a szabályokat és előírásokat. Ezenkívül győződjön meg arról, hogy mindenki tisztában van az együttműködési objektum irányelveivel és céljaival, mielőtt elkezdené a projektet.

2. Bontsa fel a feladatot kisebb egységekre vagy részfeladatokra

Ha egy projekthez határidőt szeretne létrehozni, azt több kisebb részre kell bontania. Ezeket a kisebb adagokat más néven

feladatok és részfeladatok. Később minden legkisebb feladategységhez hozzon létre külön határidőt.

A teljes projekt végső határidejének meghatározása előtt vegye figyelembe a feladatfüggőségeket is. Az önálló feladatok határidejét tegye korábbra, a függő feladatokat pedig későbbre.

Magyarázza el a függőséget a csapattársaknak. Így megértik az egyes feladatok eltérő határidőinek okát.

3. Szánjon elegendő időt a határidő létrehozására

A projekt határidejének kitűzése nem kevésbé fontos, mint az ezzel kapcsolatos egyéb feladatok. Ezért soha ne siessen határidőt szabni. Tudatlanul is arra kényszeríthet, hogy egy irreálisat hozzon létre, amiről biztosan hiányzik.

Mindig szánjon elegendő időt a határidő véglegesítésére. Ügyeljen arra, hogy ne hagyjon ki egyetlen fontos szempontot sem, miközben siet.

4. Fontolja meg a projekt késésének lehetséges okait

A projektek késése napjainkban meglehetősen általánossá vált. Szinte minden csapat rendelkezik a határidőn túl benyújtott projektekről. Ha ugyanez történt az Ön csapatával is, tájékozódjon a a projekt késésének oka.

Ha egy irreális határidő okozta a projekt késedelmét legutóbb, akkor a következő projekthez legyen szabadabb határidő. Egyéb okok esetén adjon meg egy határidőt, amikor elegendő ideje van a probléma megoldására, ha ismét előfordul.

Ha nincs közvetlen tapasztalata a projekt késleltetésével kapcsolatban, fontolja meg a gyakori lehetséges okokat, és állítson be határidőt mindegyik elkerülésére.

5. Vigyázzon az egymásnak ellentmondó prioritásokra

Ebben a versengő világban a legtöbb ember több projekten dolgozik egyszerre. Ezek az ütköző prioritások elérhetetlenné tehetik a határidőket. Ennek elkerülése érdekében ellenőrizze az egyes csapattagok sávszélességét a projekt határidejéig.

Az egyes projekttagok prioritásainak figyelembe vétele után életképes határidőt találhat ki. Előfordulhat, hogy el kell távolítania néhány tagot a projektből, és új embereket kell toboroznia, hogy a projektet az ügyfél által megadott becsült időn belül befejezzék.

Összefüggő: A legjobb technikák a szabadúszók számára, hogy ingyenesen rangsorolják a feladatokat

6. Kérjen véleményt az érintettektől

A sikeres projekt minden résztvevőtől, beleértve a külső szállítókat is, együttműködési erőfeszítést igényel. Nem kellemes, ha a projekt kellős közepén kiderül, hogy valamelyik létfontosságú erőforrása szabadság miatt nem elérhető.

Éppen ezért a projekt minden érintettjétől ki kell kérni véleményt a határidőről. Állítson be egy előzetes határidőt, és kérdezze meg, hogy a határidőt ésszerűnek találják-e a munkaterhelésükhöz és prioritásaikhoz képest. Előfordulhat, hogy több találkozót is tarthat ügyfelével a határidő véglegesítése előtt.

7. Ismerje meg ideális stresszszintjét

Egyet kell értenie azzal, hogy az ideális mennyiségű stressz mindig motivációként működik. Ezért, amikor azt mondjuk, hogy a határidők nem lehetnek megterhelőek, ez nem jelenti azt, hogy teljesen el kell távolítani a sürgősséget. Minden meghatározott határidőnek tartalmaznia kell egy mérsékelt szintű stresszt. Ez mentálisan felkelti vagy inspirál a munka befejezésére.

Az ideális stresszszint személytől és a feladat nehézségétől függően változik. Tehát a megfelelő stresszszint figyelembevételével határozzon meg egy határidőt, amely nemcsak lehetővé teszi a feladat időben történő elvégzését, hanem a legjobbat is kihozza magából.

Összefüggő: Elsajátítandó önmenedzselési készségek a személyes és a munkahelyi termelékenység érdekében

8. Rendeljen extra időt a hatókör módosításához

Akár egy ügyfélnek dolgozik, akár a szervezete belső projektjén dolgozik, előfordulhatnak változások a hatókörben. Mivel nem lehet megjósolni a hatótávolságot, jobb, ha szánunk rá egy kis időt a határidő beosztása közben.

A csapat az előrehaladás bármely pontján szembesülhet a projekt hatókörének változásával. Ezért tartson egy kis időt a hatókör módosítására a határidő létrehozása során. Azt is elmagyarázhatja ügyfelének, hogy némi plusz időt állított be erre a célra.

9. Készüljön fel az utolsó pillanatban felmerülő problémákra

Senki nem akar elmulasztani egy határidőt. Ezért mérlegeljen minden olyan lehetőséget, amely késedelmet okozhat a projektben, beleértve az utolsó pillanatban felmerülő problémákat is. Néha előfordulhat, hogy a csapattársak az utolsó napig várnak a kijelölt feladat elvégzésével.

Az utolsó napon vészhelyzet történhet – valaki megbetegedhet, vagy problémái vannak a számítógépével vagy az internetkapcsolatával. Az ilyen elkerülhető problémák elkerülése érdekében hozzon létre egy puha határidőt egy vagy két nappal az eredeti határidő előtt.

Ha mindenki a határidő előtt leadja a munkáját, a projekt benyújtása időben megtörténhet. Ha valaki elmulasztja a soft határidőt, átruházhatja a feladatot a határidőn belüli teljesítésre. Megkíméli Önt a váratlan projektkésésektől.

10. Tartsa elérhetővé a határidőt

Miután az összes fenti tényezőt figyelembe vette, meg kell határoznia egy elérhető határidőt. Miután véglegesítette a csapattársakat, és teljes elképzelése van elérhetőségükről és prioritásaikról, zökkenőmentesen rögzítse a mindenki számára megfelelő határidőt.

Ha kétségei vannak, közvetlenül kérje meg kollégáit a tisztázásért. A projektmenedzsment eszközök segítségével nyomon követheti a projekt előrehaladását és az erőforrások elérhetőségét, ha átütemezésre van szüksége.

Fejezd be a feladatokat a határidő előtt

Csak egy teljesíthető határidő biztosíthatja, hogy a feladatot határidőn belül elvégezze.

Ne felejtse el követni az ebben a cikkben ismertetett tippeket, miközben meghatározza a határidőt, hogy reális legyen. Bármilyen váratlan körülmény esetén visszaállíthatja projektjét.

Hogyan lehet egy késleltetett projektet gyorsan visszaállítani

Íme tíz hatékony módszer a késleltetett projekt ütemtervének pályára állítására, lehetővé téve a projekt időben történő befejezését.

Olvassa el a következőt

A szerzőről