Sokak számára a határidők rettenetesek. Előfordulhat, hogy halogatja a határidő közeledtét, és az utolsó pillanatban tett erőfeszítései ellenére sem tudja időben elvégezni a feladatot.
A határidők elmulasztása negatív hatással lehet az Ön produktivitására és benyomására a magánéletben és a szakmai életben egyaránt. Tekintse meg az itt ismertetett pontokat, hogy megtudja, hogyan tud könnyedén betartani minden határidőt.
1. Hozzon létre sok falat méretű mérföldkövet
Az összetett és időigényes feladatok halogatásra késztetik? Ha igen, akkor nem vagy egyedül. Néha az elméd túlterheltnek érzi magát, és az utolsó pillanatig demotivál a munkára.
Éppen ezért ambiciózus céljait kisebb mérföldkövekre kell bontania. Például, ha egy 50 oldalas feladat elvégzése a cél, feloszthatja azt kis fejezetekre, és egy-egy fejezeten dolgozhat.
Ha ezt megteszi, tudatalattija nem fogja túlterheltnek érezni magát. Ehelyett a kis határidők kezelhetőnek tűnnek, és motiválják a munka megkezdésére. Ahogy egymás után éri el az összes kis mérföldkövet, a nagy cél elérése nem lesz nehéz.
2. Keressen egy motiváló partnert
Egyedül dolgozni nehéz – különösen, ha összetett feladatról van szó. Míg az egyedül végzett munka szabadságot ad, az is lehet, hogy valakinek nincs motivációja a munka befejezésére. Mivel nem tartozik felelősséggel senkinek a személyes határidőivel kapcsolatban, a mérföldkövek kihagyása mindennapossá válhat.
Ha problémái vannak a saját maga által megszabott határidők betartásával, mindig bevonhat valaki mást. Jó lenne, ha lenne valaki, aki ismeri a határidőket. Ez az elszámoltathatósági partner lehet valaki a családjából vagy a barátaiból.
Egy fejezet olvasásának befejezéséhez felvehet egy osztálytársat, és együtt tanulhat. Ha nem találsz társat, még az is inspiráló lesz, ha tudsz valakiről, aki elérte ugyanazt a mérföldkövet.
3. Mindig kövesse nyomon a fejlődést
A napi szokások nyomon követése segít a feladat időben történő befejezésében. Még ha határidőt is határoz meg, az nem jelenti azt, hogy az utolsó napon befejezi. Ez azt jelenti, hogy több napig fog dolgozni a projekten, hogy a határidő előtt befejezze.
Lehet, hogy nem lesz egyformán produktív ezeken a munkanapokon. Az előrehaladás rendszeres nyomon követése azonban segít azonosítani a hiányosságokat, és pótolni fogja a gyenge pontjait.
Te tudod használni MeisterTask nyomon követni, mennyi előrelépést ért el bármely feladatban. Tetszőleges számú feladatot hozzáadhat hozzá, és nyomon követheti azok előrehaladását, miközben minden nap dolgozik rajtuk.
4. Ne hagyjon kiskapukat a tervezésben
Mielőtt határidőt tűzne ki a személyes feladatokra, egy részletes tervezési folyamaton kell keresztülmennie. A célok, a munkafolyamat és a rendelkezésre álló idő ismerete néhány olyan dolog, amelyet figyelembe kell vennie a határidő rögzítése előtt. A tervezéssel kapcsolatos problémák a határidőbe is kerülhetnek.
Nincs értelme magát hibáztatni egy határidő elmulasztásáért, ha a tervezési folyamatban voltak hibák. Például ki kell kölcsönöznie néhány könyvet egy könyvtárból, hogy hétfőig befejezze a projektet. Péntekre tervezted, de a könyvtár szombaton és vasárnap zárva marad.
Amint látja, van egy kiskaput ebben a rendszerben. Emiatt itt biztosan lemarad a határidőről. Az ilyen körülmények elkerülése érdekében győződjön meg arról, hogy a munkatervben nincsenek hibák.
5. Tartsa a zavaró tényezőket Baynél
A figyelemelterelés az egyik legnagyobb oka annak, hogy nem tudja időben elvégezni a feladatokat. Hosszú e-mailek, közösségimédia-értesítések, sürgős, de kevésbé fontos feladatok, egy családtag, aki benéz beszélgetni – mindez elvonja a figyelmét a céljairól, és akadályozza a munkafolyamatot.
Ha egyszer valami másra terelődik az elméd, nehéz visszahozni ugyanazt a koncentrációt és figyelmet az eredeti munkára. Ha valami feladatot szeretne, próbáljon meg egy lépésben a lehető legtöbbet haladni.
Elnémíthatja a mobil és a számítógép értesítéseit kerülje a figyelemelterelést. A figyelemelvonást gátló alkalmazások használata a munkaidő alatti összpontosítás érdekében is hasznos.
Ha túl sok dolog van a tányéron, előfordulhat, hogy szem elől téveszti a határidőket és a függőben lévő feladatokat. A legjobb módja annak, hogy tisztában legyen a feladataival és a határidőkkel, egy naptár eszköz használata. Az ilyen alkalmazások segítenek a feladatok, események és találkozók ütemezésében.
A múltbeli és jövőbeli határidők és mérföldkövek nyomon követése a naptárszoftverrel egyszerűbbé válik. Ezek az alkalmazások lehetővé teszik a közelgő határidők rendezett megjelenítését. Naponta ellenőrizze ezeket az eszközöket, hogy nyomon követhesse az aznapi tennivalóit.
A Google Naptár egy naptárütemező alkalmazás, amelyet személyes és szakmai feladatok ütemezésére használhat. Támogatja a különböző projektmenedzsment eszközökkel való integrációt is, amelyek megkönnyítik a határidők megjelenítését.
7. Használjon lágy határidőt
A puha határidő egy kísérleti határidő, amelyet az eredeti határidő elé tesz. Abban az esetben, ha kíváncsi arra, hogy egy puha határidő segíthet-e, a válasz igen. Nem csak szakmai projekteknél hasznos. A puha határidők ugyanolyan hatékonyak a személyes mérföldkövek esetében.
Még a legjobban kidolgozott tervek is akadozhatnak. Megbetegedhet, vagy technikai problémái lehetnek. Ne hagyja, hogy ezek rákényszerítsenek egy határidő elmulasztására. Adjon meg egy puha határidőt, és próbálja meg előtte befejezni a munkát.
Amellett, hogy megóvja a hátát a váratlan események során, biztosítja a feladat időben történő elvégzését.
8. Kerülje el a halogatást bármi áron
A legtöbben egyetértenek abban, hogy a halogatás az oka annak, hogy folyamatosan elmulasztja a határidőket, még a saját maga által kiszabott határidőket is. Míg a legtöbb esetben a feladat összetettsége a felelős ezért, néha az emberek halogatják, mivel nem jár jutalom a feladat befejezéséért.
A halogatás gyakoribbá válik az olyan személyes feladatoknál, amelyek nem járnak semmilyen felügyelővel vagy jutalommal. De a munka időben történő befejezése után mindig kezelheti magát. Ez arra ösztönöz, hogy legközelebb kerülje a halogatást.
Összefüggő: A legfontosabb tippek a halogatás elkerülésére és a határidők betartására
A feladat időben történő elvégzése növeli a termelékenységet
A határidők nem lehetnek stresszesek és demotiválóak. Ehelyett motiválnia kell a feladatok időben történő elvégzésére. Az itt említett dolgokat követheti a saját maga által megszabott határidők betartása érdekében.
A lehetséges okok és megoldások feltárásával minden áron el kell kerülnie a szakmai életben bekövetkező késéseket.
Tudja meg, miért késhetnek projektjei, és hogyan kerülheti el őket tapintatosan.
Olvassa el a következőt
- Termelékenység
- GTD
- Halogatás
- Idő beosztás
- Feladatkezelés
Tamal a MakeUseOf szabadúszó írója. Jelentős technológiai, pénzügyi és üzleti tapasztalat megszerzése után folyamatokat előző munkahelyén egy informatikai tanácsadó cégnél, az írást 3 éve vette át főállású szakmá. Noha nem ír a termelékenységről és a legfrissebb technológiai hírekről, szeret játszani a Splinter Cell-lel és a Netflix/Prime Video-t nézegeti.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz műszaki tippekért, ismertetőkért, ingyenes e-könyvekért és exkluzív ajánlatokért!
Kattintson ide az előfizetéshez
