A 12 legjobb módszer a projektmenedzsment hatékonyságának növelésére

Ha Ön egy projektmenedzsment csapat tagja, a termelékenységnek nincs felső határa. Mindig van lehetőség a hatékonyság javítására.

Bár különféle eszközök segíthetnek Önnek, a projektben részt vevőknek követniük kell bizonyos módszereket a feladat szakszerű elvégzéséhez. Használja a következő gyakorlatokat ma, hogy növelje hatékonyságát egy projekten végzett munka során.

1. A tervezési szakasz kulcsfontosságú

A tervezés kulcsfontosságú a projektmenedzsmentben. A gondosan megtervezett projekt nem csak a sikerét biztosítja. Ez azt is megerősíti, hogy a csapat minden tagja a megfelelő feladatot végzi a megfelelő időben.

Ebben a szakaszban vegye figyelembe az ügyfél oldaláról támasztott összes követelményt, hogy konkrét célokat hozzon létre.

Ezután vázolja fel feladatait, és ossza el őket csapattársai között. Mielőtt kiosztaná a feladatokat a csapattagoknak, ellenőrizze, hogy elégedettek-e a szerepükkel.

Összefüggő: A legjobb ingyenes alkalmazások a feladattervezéshez

2. Hatékony kommunikáció

Csak akkor lehet teljes hatékonysággal dolgozni, ha az érintettek közötti kommunikáció egyértelmű. Győződjön meg arról, hogy a projekt tagjai egy oldalon vannak az ügyfelekkel és csapattársaikkal.

A projekt követelményeitől függően támaszkodhat szinkronizált vagy valós idejű kommunikációra. Akár verbálisan, akár nonverbálisan kommunikál, a levelezésnek egyértelműnek kell lennie.

Bármilyen félreértés ronthatja a termelékenységet, és késést okozhat a projektben. Használhatja Laza az átlátható és dokumentált kommunikáció érdekében.

3. Tudásbázis létrehozása

Még ha zökkenőmentesen is kommunikál a kollégák között, a több csapattárs, aki ugyanazt az információt kéri valakitől, kontraproduktív lesz. Az adatmegosztási folyamat könnyedebbé tételéhez hozzon létre egy tudásbázist vagy adatközpontot az olyan alkalmazásokhoz, mint például Bitrix24.

Gyűjtse össze az összes szükséges adatot és utasítást egy tudásbázisban, és biztosítson hozzáférést a projekt minden tagjának. Készíthet magyarázó oktatóvideókat is, hogy időveszteség nélkül segítse az új projekttagokat.

4. A projektidő kezelése és költségvetése

Az idő egy projekt kulcsfontosságú esszenciája. A projektek késése értékes és hosszú távú ügyfeleket veszíthet el. Ezért a csapat teljes hatékonyságának biztosítása érdekében a projekt elején megfelelően költségvetést kell készítenie.

Használja a Időszerű alkalmazással rögzítheti az egyes mérföldkövek és feladatok teljesítéséhez szükséges időt. A hatékonyság és termelékenység nyomon követése mellett az alkalmazás abban is segíthet, hogy számlákat állítson ki az ügyfeleknek.

5. Tegye elérhetővé a projektfájlokat

Minden projekt több száz dokumentum és papírmunka létrehozásával és megosztásával jár. Egyes dokumentumok valós idejű együttműködést is igényelnek. Ha a csapat tagja engedélyt vár egy fájlhoz való hozzáférésre, az csak a késésekhez és a hatékonyság hiányához járul hozzá.

Bármilyen tartalomkezelő rendszert használhat, pl Microsoft SharePoint amely lehetővé teszi a tárolást egyetlen központi tárolóban. Győződjön meg arról, hogy a rendszer rendelkezik olyan funkciókkal, mint a különböző engedélyszintek, verziókezelés és auditálási lehetőség.

6. Készüljön fel a kockázatok kezelésére

Egyetlen projekt sem mentes a potenciális kockázatoktól. A projekt közepén fellépő indokolatlan problémák gátolhatják a hatékonyságot. Ezért a projekten való munka előtt kötelező végigmenni a kockázatértékelési folyamaton.

A... val SWOT alkalmazás, azonosíthatja a kockázatokat, és megértheti, milyen károkat okozhatnak ezek. Beszélje meg a megbízottakkal, hogy megoldást találjanak a kockázat kezelésére, ha az előfordul.

7. Minden adat dokumentálása

A dokumentáció segít növelni a csapat elszámoltathatóságát és hatékonyságát. Részt vett egy Zoom találkozón? Köröztesse az ülés feljegyzését írásos formában. Döntésre jutott szóban? Dokumentálja ezt e-mailben, és küldje el minden érintettnek.

A dokumentáció segít megtudni, milyen kihívásokkal kell szembenéznie a csapatnak a projekt során. Ezek útmutatóként szolgálnak a jövőbeli projektjeihez is. Használhatja a Asana feladatkommentáló rendszer az adott feladattal kapcsolatos összes információ szisztematikus tárolására.

8. Bölcsen válassza ki a projektcsapatot

Számos ember tagja lehet a szervezetének, de el kell fogadnia, hogy nem mindegyik alkalmas az egyes projektekre. A különböző projektek különböző készségeket és tapasztalatokat igényelnek. Éppen ezért a megfelelő emberek kiválasztása egy projekthez segít nekik maximális erőfeszítést tenni.

Ha felvesz egy kreatív írót egy műszaki tartalomírási projekthez, akkor sem fog tudni hatékonyan dolgozni, ha akarna. A megfelelő személy kiválasztása biztosítja, hogy valaki ki tudja használni a tehetségét.

9. Jutalmazza a fellépő csapattagot

A kis mérföldkövek időben történő elérése megnyitja az utat a teljes projekt időben történő befejezéséhez. Csak egy motivált és eredményes csapat segíthet a mérföldkövek és a projektcélok elérésében.

Bár mindenki fizetést kap a munkájáért, a jutalmak és a megbecsülés minden bizonnyal jobb munkára ösztönözhetik az embert. A csapattagok jutalmazása a mérföldkő elérése után nem csak a megajándékozott lesz motivált, hanem a csapat többi tagja is keményen dolgozik, hogy legközelebb megszerezze a jutalmat.

10. Legyen nyitott a visszajelzésekre és a javaslatokra

A csapattársaidtól kapott konstruktív visszajelzések segíthetnek megtalálni azokat a gyenge pontokat, amelyekről nem tudsz. Ha komolyan gondolja termelékenységének javítását, pozitívan kell hozzáállnia a kritikához és a javaslatokhoz. A különböző emberektől származó visszajelzések segítenek abban, hogy fejleszd magad.

A visszajelzések diszkrét gyűjtéséhez jó ötlet egy névtelen kérdőív létrehozása. Ingyenesen elkészíthet kérdőívet Google Forms és terjeszti linkjét a kollégák között. Visszajelzéseiket és javaslataikat megoszthatják személyazonosságuk felfedése nélkül.

Összefüggő: Google Forms vs. Microsoft Forms: melyiket használja?

A projektmenedzsment feladatok automatizálása sokrétűen javíthatja a hatékonyságot. Bármilyen, a piacon elérhető projektmenedzsment eszközt használhat. Mielőtt ezt választaná, győződjön meg arról, hogy az alkalmazás képes teljesíteni a projekt követelményeit.

Például, ha csapata szoftverfejlesztéssel dolgozik, érdemes lehet olyan eszközöket keresni, amelyek támogatják agilis projektmenedzsment. Manapság a legtöbb projekt megköveteli, hogy útközben is elérhető legyél. Ezért a projekthez kiválasztott eszközöknek mobil verzióval kell rendelkezniük.

12. Ismerje meg termelékenységét és improvizáljon

Végül folyamatosan nyomon kell követnie termelékenységét, hogy megismerje hátrányait, és javítsa azokat. Robusztus feladatkezelő eszköz használata, mint pl Trello tájékoztatni fogja Önt az egyes feladatok előrehaladásáról és a teljes projektről.

Ugyanakkor az alkalmazások megmutathatják az egyes tagok hatékonyságát, összehasonlítva a cél elérésére fordított órákat. Önértékelést is végezhet, hogy megtudja, milyen területeket kell javítani.

Hatékonyan fejezze be projektjeit

Most, hogy ismeri a hatékonyság növelésének legjobb módszereit, ezek megvalósítása nagyobb termelékenységet mutat. A modern projektek maximális hatékonyságot követelnek meg csapattagjaiktól.

Hasznos a folyamatos tanulás kultúrájának kialakítása, hogy felkészítse csapatát a jövőbeli projektek kihívásaira. A kölcsönös előnyök érdekében tegye ki csapatának tagjait házon belüli tudásbázisnak vagy online projektmenedzsment tanulásnak.

A 8 legjobb online projektmenedzsment tanfolyam

Ha készségeket szeretne továbbfejleszteni és valami újat tanulni, itt található a nyolc legjobb ingyenes és fizetős online projektmenedzsment tanfolyam.

Olvassa el a következőt

A szerzőről