Professzionális számla létrehozása a semmiből: 5 egyszerű lépés

A szabadúszó munka elengedhetetlen része a számlázás. Ez bizonyítja a kemény munkáját és azt az időt, amit arra fektetett, hogy segítse ügyfeleit nagyszerű szolgáltatásaival. Noha a számlázás automatizálható, előfordulhat, hogy nincs elég költségvetése drága könyvelési szoftverre.

Ráadásul, ha ugyanazokat a régi számlasablonokat használja, amelyeket mindenki más is használ, az nem segíti elő márkájának kitűnését. Ebből a cikkből megtudhatja, hogyan hozhat létre számlát a semmiből az ügyfelek számlázásához – olyan számlát, amely egyedi, és az Ön márkáját képviseli.

1. lépés: Hozzon létre egy listát az alapvető dolgokról

A számla a következő lényeges részleteket tartalmazza:

1. Mindkét fél üzleti adatai: E-mailek, telefonszámok, címek stb.
2. Számlaszám: Egyedi szám a számla azonosítására (példa: #1001).
3. Kiadás dátuma: A számla kiállításának dátuma.
4. Határidő: Az a dátum, ameddig az ügyfélnek ki kell fizetnie Önnek.
5. Leírás: Az ügyfélnek nyújtott összes szolgáltatást tartalmazó oszlop.
6. Ár: Az egyes nyújtott szolgáltatások egységenkénti díjai.
instagram viewer
7. Mennyiség: Az ügyfél által vásárolt szolgáltatási egységek száma (például: 10 cikk).
8. Teljes: Az egyes leszállított szolgáltatások teljes költsége, azaz az ár szorozva a mennyiséggel.
9. Részösszeg: Az összes szolgáltatási tétel összköltsége a módosítások előtt.
10. Adó: Az ügyfél által fizetendő adó (ha van ilyen) az Ön szolgáltatásainak megvásárlásakor. Forduljon könyvelőjéhez, aki végigvezeti Önt ezen a folyamaton.
11. Esedékes összeg: A végső költség, amelyet az ügyfél visel az Ön szolgáltatásaiért cserébe az összes módosítás után.
12. Fizetési részletek: Az összes elfogadott fizetési mód, beleértve a fiókadatait is.
13. Felhasználási feltételek: Azok a feltételek, amelyekben Ön és ügyfele az üzletkötés előtt megállapodtak.

Íme egy tipp: Célszerű egy apró hálamozdulatot is beletenni a számlába. Az olyan apróságok, mint a „Köszönjük a vállalkozását” nagyon egyedivé teszik a számlát. Ez tudatja ügyfelével, hogy már alig várja, hogy újra üzletelhessen vele.

Legyen óvatos a kedvezmények megadásakor is. Az újonc szabadúszók gyakran kísértésbe esnek, hogy nagy kedvezményeket adjanak ügyfeleiknek abban a reményben, hogy kitartanak. Ez azonban ellenkező hatást eredményezhet, mivel az ügyfelek az Ön eredeti árat az Ön által szállított érték hamis bemutatásaként érzékelhetik.

Összefüggő: Amit az ügyfelek keresnek, amikor szabadúszókat alkalmaznak

2. lépés: Adja hozzá márkaazonosítóit

Egy nagyszerű számlát a közepestől az különböztet meg, hogy milyen jól van megtervezve. Ez utóbbi tartalmazhat minden lényeges részt, de hihetetlenül unalmasnak és nem inspirálónak tűnik. Ha jól csinálja, a számla egy finom marketingeszközként is funkcionálhat amellett, hogy jogi dokumentum.

Ezt a márkaazonosítók, például a logó, a tipográfia és a márkaszínek használatával teheti meg. A színek, a betűtípusok és a szintaxis ügyes kombinációjával befolyásolhatja ügyfele hangulatát, amikor megtekinti a számláját, és a legfontosabb részekre irányíthatja a figyelmét.

Összefüggő: Egyéni színpaletta létrehozása az Adobe Photoshopban

3. lépés: Végezze el a sablon elrendezését

Miután befejezte a márkaazonosítók hozzáadását, a következő lépés a számla elrendezésének véglegesítése. Ez azt jelenti, hogy mindent úgy kell elrendezni, hogy a számla minden eleme kiegészítse egymást. A cél itt egy egyedi sablon létrehozása, amely korlátlan ideig használható.

A jó sablon rendszerezett, szép, pontos és korlátlanul újrafelhasználható. Ne aggódj, ehhez nem kell grafikusnak lenned. Elég egy alapvető tervezési ismerete és a kísérletezés iránti kíváncsiság. Az online sablonokat is megtekintheti inspirációért.

Összefüggő: Alapvető tervezési elemek és használatuk

Ha már a tervezőkről beszélünk, jó ötlet lehet egyet felvenni ehhez a folyamathoz. Segíthetnek a márkaazonosítók olyan használatában, ahogyan azt talán nem is gondolta, és jobban elrendezheti a számlát. Végtére is, ha egyszer felveszünk valakit, sokkal olcsóbb, mint a könyvelési szoftverek szokásos előfizetési díját fizetni.

Ne feledje, hogy a sablonnak a tervezés és az adatok keverékének kell lennie. Ez azt jelenti, hogy pontosan kell ábrázolnia a számla összes szükséges részletét, és továbbra is reprezentatívnak kell lennie. Ezt általában az első próbálkozásra nehéz megoldani, ezért ne féljen elrontani a dolgokat; tanulni próbálgatással.

4. lépés: Töltse ki a részleteket, és ellenőrizze a hibákat

A számlán található információ jogi és szakmai szempontból is nagyon fontos. A hibás adatokat tartalmazó számla azonnali piros zászlót jelent az ügyfelek számára, és károsíthatja vagy akár meg is szakíthatja velük a kapcsolatot.

Három dologra kell különös figyelmet fordítani: az esedékes végösszeg, a fizetési módok, valamint a megállapodás szerinti feltételek. Ne feledje, senki sem szereti a meglepetéseket a számlákon. Minél könnyebbé teszi ügyfelének a fizetést, annál valószínűbb, hogy időben megkapja a kifizetést.

5. lépés: Küldje el a számlát ügyfelének

Miután minden a helyére került (állítólag számos felülvizsgálat után), küldje el a számlát ügyfelének. Győződjön meg arról, hogy nem használt szerkeszthető dokumentumformátumokat, mint például a .docx, és nem választotta helyette a .png vagy a .pdf formátumot. Az előbbi zavart és bizalmatlanságot okoz a kereskedésben, ha valamelyik fél később módosítja a dokumentumot.

Összefüggő: Az ügyfelek piros zászlói minden szabadúszónak tudnia kell

Ha számlát küld egy új ügyfélnek, és nem tudja, mit írjon az e-mailbe, használja ezt a sablont:

Szia [ügyfél]!

Köszönjük, hogy a [vállalata neve]-t választotta követelményeinek. Kérjük, ehhez az e-mailhez csatolva találja a számlát a [munka kézbesítésének időpontja] napon/időben leszállított munkadarabokról.

Nyugodtan ossza meg velünk, ha kétségei vannak, vagy valamivel kapcsolatban magyarázatra van szüksége, szívesen segítünk. Várom a jövőbeli együttműködéseket.

Hozzon létre egy emlékezetes számlát

Azt gondolhatja, hogy nem éri meg a számla elkészítésére fordítani az időt, mert végül is nem kap pénzt érte. Miért vesződne tehát egy egyéni sablon létrehozásával, ha csak egy kész sablont is használhat?

Bár ez igaz, vegye figyelembe, hogy az egyéni számla finom, mégis erős marketingeszköz. Ez nemcsak a hozzáértést és a professzionalizmust jelzi, hanem minden új ügyfélben rányomja a bélyegét a márkájára – így emlékezetessé válik.

Hogyan legyél sikeres szabadúszó: 8 alapvető készség

Szeretné tudni, hogyan válhat sikeres szabadúszóvá? Íme néhány kulcsfontosságú képesség, amelyekre szükséged lesz!

Olvassa el a következőt

A szerzőről