6 A Microsoft Excel speciális funkciói, amelyeket ismernie kell

Bár a Microsoft Excel létezik a leghosszabb ideje, rengeteg olyan funkcióval rendelkezik, amelyekről valószínűleg semmit sem tud. Még a Microsoft szakértői is elmondhatják, hogy minden nap egy tanulási nap az Excel használatával.

Tehát melyek azok a csodálatos speciális funkciók, amelyekről lemaradt? Ebben a cikkben megvizsgáljuk az Excel hat speciális funkcióját, amelyet ismernie kell, és azt, hogy ezek hogyan segíthetik a termelékenység növelését.

1. Fuzzy Matching

A fuzzy egyezés a Microsoft Excel termelékenységi funkció Ez lehetővé teszi, hogy átnézze a kapcsolódó elemeket a különböző listákon, és egyesítse őket, ha megközelítőleg hasonlóak.

Például, ha egy felmérést végez, és egyes bejegyzések gépelési hibákat tartalmaznak, a homályos egyezés figyelembe veszi őket a helyesen írt bejegyzésekkel együtt mindaddig, amíg az írásmód a lehető legközelebb marad a helyeshez egy.

Összefüggő: Hogyan készítsünk gondolattérképet Excelben

A bejegyzések még pontosabbá tétele érdekében beállíthatja a hasonlósági küszöb kívánt szintjét a fuzzy egyezésre. Tudnia kell azonban, hogy a fuzzy matching funkció csak szövegoszlopokon működik. Így állíthatja össze a homályos egyezést:

1. Először is győződjön meg arról, hogy a Fuzzy Lookup telepítve van, és engedélyezve van az Excelben.
2. A következő lépés a lista táblázattá alakítása. Ezt úgy érheti el, hogy kiemeli a listát, és megnyomja a gombot Ctrl + T.
3. Ha ezt megtette, látni fogja a Fuzzy Lookup Tool megjelennek a tálcán.
4. Most válassza ki, hogy a konvertált táblázatok közül melyiket szeretné összehasonlítani.
5. Ekkor megjelenik egy felugró ablak, amely arra kéri, hogy válassza ki a Hasonlósági küszöb az összehasonlításhoz – a 0,85-ös küszöb nem is olyan rossz.
6. Végül válasszon egy cellát, ahol a Fuzzy Lookup Table be lesz illesztve, és kattintson a gombra Megy a Keresőeszköz az összehasonlítás befejezéséhez.

2. Új ablak és elrendezés

Ha munkája során több munkalappal kell foglalkoznia, akkor ez egy olyan funkció, amelyet hasznosnak talál. A Microsoft Excel lehetővé teszi különféle ablakok megnyitását és tetszés szerinti elrendezését a könnyebb hozzáférés érdekében.

Ha az összes szükséges lap nyitva van, és a nézetben megtakaríthatja magának a több ablak közötti keveredés okozta időt és fáradságot. Ez nagyban hozzájárul a hibák és a zűrzavar minimalizálásához is.

Összefüggő: Szöveg tördelése Excelben

Az elrendezés funkció használatához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Nyissa meg a kívánt munkafüzeteket, majd kattintson a megnyitni kívánt munkalapokra.
2. Kattintson a Kilátás lapon, akkor Rendezze el az összeset.
3. A megjelenő párbeszédpanelen válassza ki az Önnek legmegfelelőbb lehetőséget.
4. Kattintson rendben.

3. Szöveg az oszlopokba

Tehát változtatásokat végzett a munkalapon, amikor hirtelen fel kell osztania az adatokat egy oszlopból különböző oszlopokra. Tegyük fel, hogy az első és második nevet két külön oszlopban szeretné tárolni. Hektikusnak tűnik, igaz? Szerencsére nem kell cellánként másolni és beilleszteni az adatokat a szöveg oszlopba funkcióval.

Összefüggő: A legjobb online kurzusok a haladó Excel elsajátításához

Lehetővé teszi az oszlopokban lévő szövegek elválasztását határolt szélességgel vagy határolójellel, például vesszővel, kötőjellel vagy szóközzel. Tehát ha az oszlopban lévő bejegyzések ezek közül valamelyiket tartalmazzák, a funkció lehetővé teszi az adatok egy részének áthelyezését egy új oszlopba.

A szöveg oszlopokká funkció használata a következőképpen történik:

1. Kattintson arra az oszlopra, amelyben a kívánt szöveg található.
2. Kattintson Adat, majd válassza ki Szöveg az oszlopokba.
3. Megjelenik egy párbeszédpanel, amely a Szöveg konvertálása oszlopokká varázsló. Kattintson Elhatárolt > Következő.
4. Válaszd a Határolók amelyek az Ön adataira vonatkoznak. Ez lehet Tér vagy Vessző.
5. Ha elkészült, kattintson a gombra Következő és válassza ki az adatokat Rendeltetési hely a munkalapodon.
6. Ezután kattintson a gombra Befejez.

Vegye figyelembe, hogy ez a funkció más adatok, például dátumok vagy sorozatszámok esetében is praktikus. A kulcs az, hogy az adatok felosztása előtt győződjön meg arról, hogy a határoló jelek mindegyike a megfelelő helyen van.

4. Statisztikák importálása webhelyekről

Az adatok átvitele egy adott webhelyről az Excel-táblázatra szintén fájdalmas lehet, de már nem. A Statisztikák importálása funkcióval mindez olyan egyszerű. Íme, mit kell tennie a funkció üzembe helyezéséhez.

Először is meg kell nyitnia azt az Excel lapot, amelybe adatokat szeretne importálni.

1. Kattintson fájl, és a legördülő menüben válassza ki a lehetőséget Nyisd ki. Akkor válassz Hely hozzáadása. Miután ezt megtette, megjelenik egy párbeszédpanel, amely megkérdezi, hogy mely fájlokat szeretné importálni az Excelbe.
2. Menjen le a kérdéssorra, adja hozzá annak a webhelynek az URL-címét, amelyről adatokat szeretne importálni, és kattintson a gombra Nyisd ki. Eltart egy-két másodpercig, majd megnyílik egy másik párbeszédpanel, amelyben meg kell adnia a Windows biztonsági kulcsát. Ez akkor történik meg, ha az Ön által használt számítógép rendelkezik bejelentkezési jelszóval a Windows indításakor.
3. Tehát adja meg Windows felhasználónevét, bejelentkezési jelszavát, és kattintson oké.

5. Duplikátumok eltávolítása funkció

Az utolsó dolog, amit az adatok kezelésekor szeretne, a redundancia. Sajnos az adatok egyik oszlopból a másikba vagy egy másik webhelyről történő átvitele után fennáll annak a veszélye, hogy a dolgok replikálódnak. Ennek elkerülésére használhatja az Excel Ismétlődések eltávolítása funkcióját.

1. Válassza ki a táblázatot, majd folytassa a Az Adatok fülön ezt megteheti.
2. Ide kattints Az ismétlődések eltávolítása. Ekkor megjelenik egy ablak. A felugró ablak megkérdezi, hogy mely oszlopokat és sorokat szeretné ismétlődőként keresni. Írja be a szükséges oszlopokat és sorokat, és az Excel törli a másolatokat.

6. Egyéni listák

Az egyéni listák hatékony módszert jelentenek az unalmas adatbevitel és a hibakockázat elkerülésére. Egyéni lista idő előtti létrehozása lehetővé teszi adjon hozzá egy legördülő listát, vagy használja az Excel automatikus kitöltési funkcióját, így időt takaríthat meg.

Összefüggő: Excel-képletek, amelyek segítenek megoldani a valós problémákat

Néhány példa a termékek, alkalmazottak vagy helyek egyéni listája. Használhatja az Excel egyéni listáit is, például a hét napjait vagy az év hónapjait. Az Excel automatikus kitöltési funkciójának használatához egyszerűen írjon be egy szót, és húzza a kitöltő fogantyúját a többi befejezéséhez.

Az Excel lehetővé teszi a saját egyéni listák bármely Excel-táblázaton vagy munkafüzeten gombra kattintva Fájl fül > Lehetőségek > Fejlett > Egyéni listák szerkesztése Windows rendszeren és Excel > preferenciák > Egyéni listák Mac rendszeren.

Ezekkel az új trükkökkel szerezheti meg Microsoft Excelét

Ha Ön a Microsoft Excel nagy rajongója, jó hírünk van; csodálatos tulajdonságait ki nem merítheted! Bár ez ijesztően hangzik, ne feledje, hogy mindegyik azért létezik, hogy megkönnyítse és hatékonyabbá tegye a munkáját. Mi több, nem kell mindet egy nap alatt megtanulnia.

Ne felejtsen el minden nap gyakorolni, és a legtöbbet kihozni a cikkben található funkciókból. Ha gyakran használja őket, rövid időn belül kéznél lesznek!

A Változások követése a Microsoft Excel programban

Az Excel Változások nyomon követése opciójával nyomon követheti a munkalapokon végrehajtott módosításokat, amelyeket másoknak kell frissíteni vagy felülvizsgálni. Itt van, hogyan!

Olvassa el a következőt

A szerzőről