Az adatbázis-kezelés ismétlődő és hektikus lehet, ha nem a megfelelő eszközt használja. A Microsoft Access segítségével egyszerűvé válik a kapcsolati adatbázis karbantartása.
Olvasson tovább, ha többet szeretne megtudni a Microsoft Accessről és főbb elemeiről és szolgáltatásairól.
Mi az a Microsoft Access?
Microsoft Access egy robusztus termelékenységi eszköz, amely a Microsoft 365 csomaghoz tartozik. Ebben az adatbázisban rögzítheti, megtekintheti, szerkesztheti és nyomon követheti az adatokat. Akár kapcsolatot is létrehozhat az adatok között.
A hatalmas mennyiségű információ tárolása mellett megkönnyíti az adatok egyszerű visszakeresését és felhasználását különböző platformokon. A Microsoft Access más eszközökkel való integrációt is támogatja az egyszerű adatszinkronizálás érdekében. Néhány fő összetevője a táblázatok, űrlapok, jelentések és lekérdezések.
1. Backstage View
A Microsoft Access Backstage nézet akkor jelenik meg, amikor elindítja az Access szoftvert, de nem nyit meg adatbázist. A Microsoft Access Backstage nézetben a felhasználók számos adatbázis-kezelési feladatot hajthatnak végre, beleértve egy meglévő adatbázis megnyitását és egy új létrehozását.
Menüpanelje olyan parancsokat tartalmaz, amelyeket egy adatbázisfájlra alkalmazhat. A Fájl szalagról a sablonjai közül választhat új fájl létrehozásához.
2. Adatbázis
A Microsoft Access egy adatbázis-kezelő rendszer (DBMS), amely lehetővé teszi nagy adatbázisok létrehozását és kezelését. Az adatbázis segít az információk rendszerezetten tartásában.
A Microsoft Access 2007 vagy újabb verzióiban létrehozott adatbázisfájlok ACCDB fájlkiterjesztéssel rendelkeznek, míg az Access korábbi verzióiban létrehozott adatbázisok MDB néven ismertek.
Általában az Access-adatbázis összes táblája más objektumokkal, például űrlapokkal, jelentésekkel, makróval és modulokkal együtt egyetlen fájlban tárolódik.
3. Kapcsolatok
Kapcsolatok létrehozásával kapcsolatot hozhat létre két különböző tábla között. Egy kapcsolat két tábla mezőiből áll, amelyek megfelelő adatokat tartalmaznak.
Összefüggő: Kapcsolatok létrehozása több tábla között adatmodell használatával az Excelben
Például a Hallgatói adatok tábla Hallgatói azonosító mezője összekapcsolható a Tanulói eredmények tábla azonos nevű mezőjével. A kapcsolatok segítenek megelőzni az adatok hiányát, és gyorsan meghatározzák a lekérdezések eredményeit.
4. Elsődleges kulcsok
Ha több táblából származó adatok társításáról és értelmes kombinálásáról van szó a Microsoft Accessben, akkor az elsődleges kulcs mezőt kell használnia. Az egyik tábla elsődleges kulcsa egy másik tábla idegen kulcsa. Az elsődleges kulcs mezőt más táblákban is felvehetjük, hogy visszautaljunk az elsődleges kulcs forrástáblázatára.
5. Táblázatok
A hozzáférési táblázatok hasonlítanak a sorokat és oszlopokat tartalmazó Excel-táblázatokhoz. A Microsoft Accessben azonban a sorokat és oszlopokat rekordoknak és mezőknek nevezik.
Ráadásul másként tárolja az adatokat, mint egy táblázat. Létre kell hoznia egy táblázatot az egyes információk nyomon követéséhez. Ezt a folyamatot normalizálásnak nevezik. Segít elkerülni a redundanciákat, és rugalmassá teszi az adatbázist.
6. Űrlapok
A Microsoft Access űrlapjaival egyszerre egy sor adatait tekintheti meg, írja be és szerkesztheti. Az űrlapok általában parancsgombokat és vezérlőket tartalmaznak egyéb feladatok végrehajtásához, például adatok másik eszközbe küldéséhez.
Űrlapok segítségével szabályozhatja, hogy valaki hogyan kommunikáljon az adatbázis információival. Űrlapkészítő eszközöket találhat a Teremt a Access Ribbon menü lapján. Itt megtervezheti saját űrlapját egy üres űrlap megtervezésével. De a legjobb megoldás az Űrlapvarázsló végrehajtása.
7. Jelentések
Az Access jelentések segítségével formázhatja, összeállíthatja és bemutathatja az adatokat. Általában egy konkrét kérdésre tartalmaz választ. Bármikor futtathat jelentést a frissített adatbázis-információk eléréséhez.
Lehetőség van egy jelentés formázására is, hogy a leghatékonyabb módon jelenítse meg az adatokat. Formázhatja megtekintéshez, nyomtatáshoz, exportáláshoz vagy e-mail mellékletként való elküldéshez.
Összefüggő: Mi az a Microsoft SharePoint? Használatának jellemzői és előnyei
8. Lekérdezések
A lekérdezés feladata, hogy meghatározott feltételeknek megfelelő adatokat kérjen le a táblákból. Használhatja előre meghatározott számítások elvégzésére is. Az Access asztali alkalmazásban lekérdezéseket használhat több rekord egyidejű frissítésére vagy törlésére.
A lekérdezések két típusúak lehetnek: kiválasztási lekérdezések és műveletlekérdezések. Míg a kiválasztási lekérdezés lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy megtekintsék, másolják és kinyomtassák a letöltött adatokat, a műveletlekérdezés végrehajthat egy feladatot az adatokkal.
9. Makrók
A makró egy olyan eszköz, amely automatizálja a feladatokat, és funkcionalitást ad az adatbázis különféle részeihez, beleértve az űrlapokat, jelentéseket és vezérlőket. Ez egy olyan program, amely automatizálja az olyan kézi feladatokat, mint például egy jelentés megnyitása, lekérdezés futtatása, másolás-beillesztés és táblázatformázás az Accessben, amelyeket rendszeresen végez.
Ha például makrót csatol egy parancsgombhoz, akkor biztosíthatja, hogy a makró lefusson, amikor rákattint az adott gombra.
Összefüggő: Hogyan kezdjük el a makrók használatát a Wordben
10. Modulok
A modul deklarációk és eljárások halmaza, amely funkcionalitást ad az adatbázishoz. Ezek az állítások egységként vannak összeállítva. A modulok írásához a VBA nyelvet kell használni.
Lehetnek osztálymodulok vagy szabványos modulok. Az osztálymodulok űrlapokhoz és jelentésekhez vannak társítva, míg a szabványos modulok nem kapcsolódnak egyetlen objektumhoz sem.
11. Bemeneti maszkok
A beviteli maszkok jelzik a bemeneti érték érvényes formátumát egy mezőben. Ez a szolgáltatás azonban csak az Access asztali adatbázisaihoz érhető el.
A beviteli maszkok biztosíthatják a beírt érték konzisztenciáját, különösen az olyan értékérzékeny mezőkben, mint a telefonszámok és irányítószámok. Egy kötelező és két választható részt tartalmaz, mindegyiket pontosvessző választja el.
12. Érvényesítési szabályok
Ezekkel a szabályokkal ellenőrizheti az adatbázisba bevitt adatokat. A kifejezéskészítő segíthet a szabály pontos formázásában. A Microsoft Access kétféle érvényesítési szabályt tartalmaz:
Mezőérvényesítési szabály
Ha érvényességi szabályt állít be egy mezőhöz, az Access megakadályozza, hogy elhagyja a mezőt, hacsak nem ad meg érvényes értéket. Tegyük fel, hogy hozzáteszed >=#12/01/2021# ingatlanában Érvényesítési szabály a dátum mezőből. Ebben az esetben csak 2021. december 1-jén és azt követően kell megadnia a dátumokat.
A rekord érvényesítési szabálya
Segítségével szabályozhatja, hogy mikor menthet rekordot. Ez a szabály figyelembe veszi ugyanabban a táblázatban a többi mezőt is, és összehasonlítja azok értékeit.
Microsoft Access a relációs adatbázis kezeléséhez
Ha relációs adatbázis kezeléséről van szó, a Microsoft Access zökkenőmentes megoldást kínál az üzleti felhasználók számára. Ez a cikk a Microsoft Access alapvető funkcióit tárgyalja, amelynek elolvasása után alapvető ötlete lesz az eszközről.
Ha szeretné megtanulni, hogyan hozhat létre egyszerű adatbázist a Microsoft Access használatával, tekintse meg a következő cikket.
Szeretne egy egyszerű adatbázist létrehozni a Microsoft Accessen, hogy fejlessze adatbázis-készségeit? Íme egy lépésről lépésre szóló útmutató, hogyan kell ezt megtenni.
Olvassa el a következőt
- Termelékenység
- Microsoft Access
- adatbázis
- Üzleti technológia
Tamal a MakeUseOf szabadúszó írója. Jelentős technológiai, pénzügyi és üzleti tapasztalat megszerzése után folyamatokat előző munkahelyén egy informatikai tanácsadó cégnél, az írást 3 éve vette át főállású szakmá. Noha nem ír a termelékenységről és a legfrissebb technológiai hírekről, szeret játszani a Splinter Cell-lel és a Netflix/Prime Video-t nézegeti.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz műszaki tippekért, ismertetőkért, ingyenes e-könyvekért és exkluzív ajánlatokért!
Kattintson ide az előfizetéshez
