A kötelezettségvállalási leltári módszer használata a feladatkezelés optimalizálására

Érezted már úgy, hogy annyi dolgod van, és nincs elég időd rá? Ha igen, akkor valószínűleg a lakosság többségéhez tartozol. Legyen szó munkáról vagy otthoni kötelezettségekről, mindig van valami, amit tenni kell.

Lehet, hogy mindenféle termelékenységi technikát kipróbált, hogy felülkerekedjen a munkaterhelésén, de még mindig alulmaradt. Ha azonban javítani szeretné az időgazdálkodását és a feladatkezelését, a kötelezettségvállalási jegyzék lehet a válasz.

Hogyan működik a kötelezettségvállalási leltár?

A Commitment Inventory egy feladatkezelő eszköz, amely lehetővé teszi az idő hatékonyabb kezelését. Ez egyértelmű, bár egy kis tervezést igényel, hogy működjön. Lényegében kategorizált leltárt kell létrehoznia az összes kötelezettségvállalásáról, és eldöntheti, hogy mennyi időt szán az egyes részekre.

Az Ön által készített leltár munkaspecifikus lehet, ebben az esetben fel kell írnia a munkája részeként végzett különféle típusú feladatokat. Ez magában foglalhatja például adminisztrációt, marketinget, A projektet, B projektet és értekezleteket.

Az ötlet az, hogy kiszámítsa, százalékban kifejezve, mennyi időbe telik az egyes kategóriákban a munka megfelelő színvonalú elvégzése. Ha úgy találja, hogy a teljes százalékarány meghaladja a 100%-ot, el kell döntenie, hogy mit távolít el a készletéből.

Összefüggő: Okok, amelyek miatt érdemes a gondolattérképeket használni a mindennapi életben

A kötelezettségvállalási leltár pontosan megmutatja, hová kell költenie az idejét, és miért nem tud mindent elvégezni. Segít tisztázni a kötelezettségeit, és lehetővé teszi, hogy arra összpontosítson, ami lehetséges és fontos.

Készítsen kötelezettségvállalási listát

Először is létre kell hoznia egy listát a kötelezettségvállalásokról, amelyeknek az elvégzett feladatok kategóriáinak kell lenniük. Ennek egy alapos listának kell lennie, és tartalmaznia kell mindent, amit a munkája részeként meg kell tennie. Létrehozhat egy külön leltárt az otthoni kötelezettségeihez, vagy kombinálhatja a munkahelyi leltárral.

A Trello egy kiváló alkalmazás a lista létrehozásához, mivel több listát tartalmazó táblákat készíthet, és megtekintheti őket egymás mellett. A kezdéshez kövesse az alábbi lépéseket:

1. A Trellóban felül kattintson a gombra Létrehozás > Tábla létrehozása.
2. Nevezze el a táblát, és kattintson Teremt.
3. Kattints a Cím az első listán, írja be a „Commitments” kifejezést az átnevezéshez, és nyomja meg a gombot Belép a billentyűzetén.
4. Kattintson Kártya hozzáadása új kategória létrehozásához, pl. adminisztráció.
5. Minden kategóriához beírhatja a Kártya leírása milyen feladatok tartoznak abba a kategóriába.

Most, hogy megvan a kötelezettségvállalások listája, elkezdheti kiszámítani, hogy mindegyikhez hány százalékra lesz szüksége. Ezen a ponton ne legyünk értékesek a teljes százalékarány miatt; csak írja be minden kötelezettség mellé, hogy ésszerűen mennyi időre lenne szüksége ahhoz, hogy jól csinálja.

Összefüggő: Tippek a Trello táblák kezeléséhez

Ha ezt megtette, összeadhatja a százalékokat, és megtudhatja a végösszeget. A legtöbb ember itt tapasztalja, hogy összessége meghaladja a 100%-ot.

Legyen reális az idejével kapcsolatban

A százalékok törvénye azt diktálja, hogy az időd 100%-a a maximum, amit adhatsz. Ha kötelezettségei ennél többet követelnek meg, akkor valószínű, hogy vagy rosszul fog teljesíteni, vagy egyszerűen nem fog sikerülni.

Ennek megfelelően el kell döntenie, hogy mit kell eltávolítani a készletéből, hogy jól teljesítsen és megfelelően gazdálkodjon az idejével. Nehéz lehet dolgokat eltávolítani erről a listáról, különösen akkor, ha ez egy projektből való kilépést vagy nemet mond az embereknek. Azonban reálisnak kell lenni azzal kapcsolatban, hogy egy adott napon vagy héten mi lehetséges.

Érdemes lehet eltávolítani a következő munkafeladatokat:

• Könnyen delegálhatsz.
• További feladatok, amelyekre nincs ideje, például konkrét projektek.
• Nem szükségesek.

A Trello kártyáinak törléséhez vigye az egérmutatót a kártya fölé, majd kattintson a ikonra Szerkesztés ikont, és válassza ki Archívum. Addig csináld ezt, amíg kötelezettségeid ki nem teszik az időd 100%-át.

Összefüggő: A határidők betartása és a feladatok időben történő befejezése

Használja kötelezettségvállalási készletét a feladatkezeléshez

Amikor a kötelezettségvállalási leltár elkészült és használatra kész, fontos, hogy tartsa be az egyes kötelezettségvállalásokhoz rendelt időkorlátokat. Ez egyszerűen megtehető, ha az egyes elkötelezettségek alapján feladatokat állítunk fel.

Tegyük fel például, hogy idejének 15%-át az adminisztrációra osztotta, ami magában foglalja az e-mailek ellenőrzését, a jegyzetek írását és az értekezleti jegyzőkönyvek írását. Ezért az adminisztrációs idő csak a munkaidő 15%-át foglalja el, a szüneteket nem számítva.

Ezt zökkenőmentesen kezelheti a Trellóban a már elkészített tábla használatával. Ha rákattint, létrehozhat egy teendőlistát a Trello táblán Adjon hozzá egy másik listát.Minden hozzáadott feladathoz (kártyához) választhat Szerkesztés > Címkék szerkesztése és válasszon színt, amely minden kötelezettségét képviseli. Így nyomon követheti, hogy mennyi időt fordít mindegyikre.

Ha te ütemezzen be feladatokat a naptárába, ezt egyszerűen kezelheti, ha kategóriákat állít be digitális naptárában. Az Outlookban ezt a lehetőség kiválasztásával teheti meg Kategóriák a szalagon és a Google Naptárban egyszerűen kattintson jobb gombbal az eseményre, és válasszon egy színt az adott kategóriához. Ezzel világos áttekintést kap a hetéről, és arról, hogy ez hogyan viszonyul a kötelezettségvállalási készletéhez.

Összefüggő: A legjobb ingyenes prioritási sablonok projektjeihez

Idővel észreveheti, hogy módosítania kell a százalékokat. Ennek az lehet az oka, hogy túl nagylelkű volt az idővel, vagy nem elég nagylelkű. Ebben az esetben értékelje újra a készletét, és végezze el a szükséges változtatásokat.

Feladatok ellenőrzés alatt

A kötelezettségvállalási leltár segítségével sokkal jobb betekintést nyerhet a munkaterhelés kezelésébe. Segítségével hatékonyan rangsorolhatja a feladatait. Könnyű nyomást gyakorolni magadra, hogy mindent megtegyél, de a valóság az, hogy ezt senki sem teheti meg. Ahelyett, hogy megpróbálna mindent belezsúfolni, lépjen egy lépést hátra, és nézze meg, mi van előtte.

Állítsa be a határokat a munkahét során, és jobban teljesítheti a legfontosabb feladatokat. Nem csak ez, hanem működő bizonyítékai is lesznek arra vonatkozóan, hogy hol tölti az idejét, és szükség szerint módosíthatja azt.

Asana vs. Hétfő: Válassza ki a Tökéletes projektmenedzsment eszközt

Az Asana és a Monday egyaránt népszerű projektmenedzsment eszköz, de hogyan lehet összehasonlítani őket? Találd ki, melyik a jobb!

Olvassa el a következőt

A szerzőről