Bár minden nap zsonglőrködésnek tűnhet, fontos, hogy a dolgokat perspektívában tartsuk. A zavaró tényezők azonban bőven vannak. Néha úgy érezheti, hogy állandó harcban áll, hogy az Ön számára legfontosabb célokra összpontosítson. De mi van, ha létezne egy olyan rendszer, amely segít kiküszöbölni a kevésbé fontos tevékenységekre fordított időt?
Itt jönnek jól a termelékenységi keretrendszerek, például a Getting Things Done (GTD) és a Zen to Done (ZTD). Jobb megértést biztosítanak a munkafolyamatról, egyszerűsítik a kommunikációt, és csökkentik a nem hatékony munkavégzésre fordított időt. Vessünk egy pillantást mindkét rendszerre.
Mi a Getting Things Done (GTD) keretrendszer?
A „Getting Things Done” (GTD) egy időgazdálkodási technika, amelyet David Allen termelékenységguru fejlesztett ki. A módszertan alapötlete abból az elképzelésből fakad, hogy elménk olyan zsúfolt terek, amelyek tele vannak befejezetlen feladatokkal és projektekkel, amelyeket végre kell hajtanunk.
A GTD célja, hogy segítse az embereket az életük rendbetételében a feladatok módszeres meghatározásával, végrehajtható lépésekre bontásával, a haladás nyomon követésével, és végül az elvégzéssel.
A GTD Framework használata
A GTD öt egyszerű gyakorlatot tartalmaz, amelyek segítségével kiűzheti agyából a zűrzavart, így a fontosra összpontosíthat. Az öt lépést az alábbiakban soroljuk fel:
Elfog: Az első nagy lépés az összes függőben lévő feladat összegyűjtése és rögzítése külső feladatkezelési eszközök vagy teendőlista alkalmazásokat, vagy egyszerűen feljegyezheti őket egy papírra. Ezek a feladatok lehetnek személyes vagy szakmai jellegűek, például e-mailek, találkozók vagy szöveges üzenetek. Ez a lépés kulcsfontosságú, mivel ha túl sok feladat van a fejében, az befolyásolhatja a fókuszt és az energiát.
Tisztázza: A következő lépés az összes feladat lebontása kezelhető és életképes cselekvési elemekre, amelyek teljes világossággal megfejthetők. Ez segít azonosítani a praktikus és használható elemeket, és megszabadulni azoktól, amelyek nem relevánsak.
Szervez: A harmadik lépés a feladatok fontossági sorrendbe állítása és kategorizálása összetettségük, kontextusuk vagy a szükséges cselekvés sürgőssége szerint. Ezzel a technikával eldöntheti, hogy a feladatokat azonnal el kell-e végezni, el kell-e tárolni későbbre, vagy teljesen el kell dobni. A legtöbb GTD felhasználó mappákat és feladatlistákat használhat a feladatok kezeléséhez és rendszerezéséhez megfelelően.
Felülvizsgálat: Meg kell próbálnia időnként felülvizsgálni és elemezni a munkafolyamatot. Segít azonosítani a figyelmet igénylő feladatokat. A munkafolyamatok mélyreható elemzése nagymértékben befolyásolhatja az általános hatékonyságot, ezért fontos, hogy ne maradjon le a következő teendőinek meghatározásakor.
Vegyen részt: Most, hogy minden rendben van, az utolsó lépés az, hogy a kiválasztott feladatokat prioritási sorrendben elkezdjük, vagy elkezdjük rajtuk dolgozni.
A GTD módszer előnyei
A modell magában foglalja az összes információ külső rögzítését, és későbbi intézkedések megtételét, akár egy ütemezett időpontban, akár bármilyen külső esemény bekövetkezésekor. A GTD előnyei a következőkben foglalhatók össze:
Több fókusz, kevesebb rendetlenség: A GTD segít nyilvántartani minden projektjét és tervét. Feladatokat hozhat létre határidővel, jegyzeteket csatolhat a naptári eseményekhez, húzással hierarchikusan rendezheti a feladatokat és mappákba dobja őket, és emlékeztetőket jelenítsen meg vizuális értesítési módszerekkel a megfelelő használatával eszközöket.
Tartsa fenn az egészséges munka és magánélet egyensúlyát: Könnyű megtalálni az egyensúlyt az életében, ha megfelelően nyomon tudja követni vállalásait és feladatait. Egy olyan hatékony szervezeti rendszer, mint a GTD, megszabadítja Önt attól a szorongástól, hogy az idővel és az erőforrásokkal gazdálkodjon.
Összefüggő: Egyszerű teendőalkalmazások, amelyek a feladatokra összpontosíthatnak, és elvégezhetik a dolgokat
Kreativitás: A GTD segít jobban megszervezni munkáját és életét, hogy időt találjon szenvedélyének követésére, valamint kreatív ötletek és törekvések kidolgozására. Idővel a döntések meghozatalában megnövekedett önbizalommal, valamint jobb egészséggel és minőségi kapcsolatokkal fogsz találkozni.
Mi a Zen to Done (ZTD) keretrendszer?
A Zen to Done a személyes termelékenység megközelítése, amelyet Leo Babauta készített. A Zen to Done tíz termelékenységnövelő szokásból áll, amelyek javítják a munkamódszert és leegyszerűsítik az életét. A GTD alapelveire építve segíthet az összes alapvető feladat és projekt hatékony kezelésében.
A ZTD Framework használata
A Zen to Done (ZTD) tíz olyan szokás beépítését javasolja, amelyek nagyobb termelékenységet eredményeznek. Míg a teljes rendszer tíz szokás kialakítására ösztönzi az embereket, a minimalista ZTD mindössze négy alapvető szokásra összpontosít. Ha ezt a négy szokást lefejted, a másik hatot sokkal könnyebb megtenni. Vessünk egy pillantást a minimalista ZTD keretrendszer négy alapvető szokására:
Gyűjt: Könnyű elveszíteni a fontos információkat, ha nem írod le valahova, ebben az esetben a gondolatok és ötletek összeszedésére fordított idő elpazarolható. Használhat olyan eszközöket, mint a papír jegyzettömb, cetlik vagy jegyzetkészítő alkalmazások a telefonon amelyek könnyen elérhetőek.
Ha Ön egy csapat tagja, érdemes egységes munkafolyamat-rendszerekkel rendelkeznie, amelyek zökkenőmentesen rögzíthetik a feladatokat, feljegyzéseket, névjegyeket és fájlokat az információk rögzítéséhez és visszakereséséhez.
Folyamat: Javasoljuk, hogy naponta egyszer ellenőrizze beérkező leveleit vagy a teendők listáját. Kezdje a napot az információk áttekintésével és feldolgozásával. Ennek célja a gyors döntéshozatal szokásának ösztönzése. Törölje a felesleges elemeket. Ha nem tud megcímezni egy tételt, bízza azt a megfelelő személyre. Ha két percet vagy kevesebbet vesz igénybe, azonnal tegye meg, vagy írja le, hogy ne felejtse el.
Terv: A tervezés egy alapvető szokás, amely segít meghatározni a legfontosabb feladatait (MIT) minden napra, majd ennek megfelelően ütemezni és végrehajtani azokat. Kezdheti azzal, hogy listát készít a legfontosabb feladatairól (MIT) és a „nagy sziklákról” vagy a fontos napi, illetve heti projektekről.
A MIT-k specifikus, időorientált feladatok a napi teendők listájának középpontjában. Meg kell próbálnia napi, heti és havi rutinokat is kialakítani, amelyek segíthetnek általános termelékenységének javításában.
Tedd meg: Ez arra ösztönzi, hogy egy adott időpontban egyetlen feladatra összpontosítson, miközben elkerüli az olyan zavaró tényezőket, mint a levelezés, telefonhívások és szöveges üzenetek.
A ZTD módszer előnyei
Az alábbiakban kiemeljük a ZTD keretrendszer legfontosabb előnyeit:
Könnyen érthető: A ZTD rendszer meglehetősen könnyen érthető. A keretrendszer tíz olyan produktivitásnövelő szokás listát javasol, amelyek fontosak a célok sikeres megvalósításához.
Válassza ki a legfontosabb feladatokat: Ez a rendszer egyszerű összetevőkre bomlik: a nap legfontosabb feladataira vagy MIT-ekre, egy Big Rocksra feladatlista, amelyek alapvetően nagy projektek, amelyeken dolgozni kell, és napi vagy heti feladatok rutin.
Csökkentse a zavaró tényezőket: Ha Ön is olyan, mint a legtöbb ember, akkor számos projektje van egy időben. A ZTD arra biztat, hogy kapcsolja ki a telefonokat, az e-maileket, az internetet és akár időzítőt is használjon feladatok elvégzésére. Ez kiküszöböli a zavaró tényezőket, így a pályán maradhat, és minden projektet kevesebb megszakítással fejezhet be.
Főbb különbségek a GTD és a ZTD között
- A GTD átfogó feladatkezelési rendszert kínál, míg a ZTD egy olyan megközelítés, amely integrálja a GTD-t a szokásokkal.
- A GTD a feladatok elvégzésére, a ZTD pedig a célok elérésére összpontosít.
- A GTD meglehetősen összetett lehet, mivel számos feladatot több lépésben kell megszerveznie és áttekintenie. Másrészt a Zen to Done egy intuitívabb és egyszerűbb keretrendszer, amelynek célja az összetett lebontása 1-3 MIT-re (legfontosabb feladatokra) és több Big Rock-ra (nagy projektre) dolgozza fel a napot, vagy hét.
GTD és ZTD: Az időgazdálkodás kulcsa
Hogyan biztosíthatja, hogy kemény munkája eredménye legyen? Mindez a termelékenységre és az időgazdálkodási technikákra nyúlik vissza, mint például a GTD és a ZTD. Egyének és csapatok használhatják őket a személyes termelékenység javítására, a határidők betartására és a nagyobb projektek hatékonyabb kezelésére.
A termelékenység többről szól, mint az, hogy tisztában legyünk az idejükkel, és ügyeljünk arra, hogy jól használjuk fel. Arról is szól, hogy a megfelelő prioritásokat állítsd fel, hogy a legtöbbet hozd ki minden napodból. Kövesse a fenti kereteket, és nagyszerűen indulhat.
Íme néhány mindennapi feladat, amelyeket a Zapier kódolása nélkül automatizálhat, hogy időt takarítson meg és megkönnyítse az életét.
Olvassa el a következőt
- Termelékenység
- GTD
- Termelékenységi tippek
- Idő beosztás
Cheryl tartalomkészítő és stratéga, aki az életmódra, a mobilalkalmazásokra és a digitális médiára összpontosít. Áttekintette a technológiai termékeket és alkalmazásokat a tartalom, a használhatóság és a hozzáférhetőség szempontjából. Szorosan együttműködik magánszemélyekkel és vállalkozásokkal, hogy olyan kampányokat tervezzen, amelyek a szavak és a látványelemek megfelelő keverékével összekapcsolják a márkákat az ügyfelekkel.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz műszaki tippekért, ismertetőkért, ingyenes e-könyvekért és exkluzív ajánlatokért!
Kattintson ide az előfizetéshez