A 8 legjobb projektmenedzsment-jelentéstípus, amelyet tudnia kell

A projektmenedzsment jelentések a magas szintű áttekintésre utalnak, amely könnyen érthető formátumban tartalmazza a projekttel kapcsolatos kritikus adatokat. Ezek a projekt különböző aspektusaira összpontosítanak, és rávilágítanak a jelenlegi állapotra, a lehetséges vagy meglévő problémákra és azok megoldására.

Ismerje meg a projektjelentések legnépszerűbb típusait, amelyek valós idejű betekintést nyújthatnak csapatai számára.

1. Project Dashboard/Health

A projekt irányítópultja vagy állapotjelentése tájékoztat arról, hogy a projekt hogyan teljesít, és mit tehet a csapat a teljesítmény javítása érdekében. Általában Ön bemutatja ezt a jelentést az ügyfélnek vagy más érdekelt feleknek. Így olyan információkat tudnak megjeleníteni, mint a haladás és a jövedelmezőség.

Segít annak azonosításában is, hogy a projekt rossz úton halad-e, és mit tehet annak érdekében, hogy visszatérjen a pályára.

A projekt irányítópult-jelentésének tartalmaznia kell a teljes portfóliót, beleértve a projekt állapotát (a projekt állapotát zöld, sárga vagy piros szín), egy adott projekt mérföldkő előrehaladása, a projekt jövedelmezősége a költségvetés összehasonlítása és költség, és

projekt előrehaladása ütemterv szerint.

2. Feladatok és projekt állapota

Ha projektmenedzsmenttel foglalkozik, ez a legáltalánosabb jelentéstípus, amelyet el kell készítenie. Előfordulhat, hogy ezt a jelentést hetente vagy havonta kell elkészítenie. Célja, hogy bemutassa, meddig jutott el a csapat egy projekt céljainak elérése érdekében.

Ha rendszeresen kell ilyen jelentéseket készítenie, jobb, ha automatizálja a folyamatot, hogy időt és energiát takarítson meg. A jelentés feltöltéséhez használhatja a feladatkezelő eszköz adatait.

A jelentéshez szabványos sablont is használhat. Segítségével kihagyhatja az állapotjelentést minden alkalommal a semmiből.

3. Erőforrások és készségek elérhetősége

Az erőforrás-elérhetőségi jelentések minden projektmenedzser számára nélkülözhetetlenek. Ezzel a jelentéssel feladatokat rendelhet hozzá és delegálhat a megfelelő csapattagokhoz. Megmutatja, hogy melyik csapattag van elfoglalva és mikor.

Ha azt tervezi, hogy ütemtervet készít egy új projekthez, vagy keres valakit, aki nem foglalkozik vele feladat delegálása, ellenőrizze a rendelkezésre állást ebben a jelentésben. Megkeresheti a teljes kapacitással dolgozó tagokat is, akiknek segítségre lehet szükségük.

Így biztosíthatja a feladatok egyenletes elosztását a nagyobb hatékonyság és a gyorsabb eredmények érdekében.

4. Projekt kockázatai

Minden projekt bizonyos számú kockázattal jár. Ezért a kockázati jelentésnek tartalmaznia kell a projekttel kapcsolatos összes vélt és tényleges kockázatot. Ezt a jelentést havonta egyszer kell benyújtania.

Bátorítsa azonban csapattársait, hogy valós időben naplózzák az összes felmerülő kockázatot. Segítségével minden adatot egy helyen kaphat, amikor jelentést kell készítenie.

Az összes kockázat felsorolása mellett a jelentés csak a magas szintű kockázatokat tartalmazza részletesen, és összefoglalja, hogyan tervezi kezelni az alacsony szintű kockázatokat. A kockázatokat táblázatban rögzítheti, de jobb, ha segítséget kér egy projektmenedzsment eszköztől.

5. Költségvetés és kiadások

Különböző célokra költségvetési jelentést kell készítenie. A költségvetési jelentés, amelyet a projekt végén készít az ügyfele számára, a leggyakoribb. Ezenkívül többször is létrehozhat költségjelentést, amikor a projekt folyamatban van.

Segíteni fogja a csapatot annak meghatározásában, hogy a projektköltség nem ellenőrizhető-e. Ilyen esetekben azonnal kézben tarthatja a költségeket, és nem kell meglepődnie, ha a projekt végén a kiadás meghaladja a költségvetési keretet.

A költségvetési és kiadási jelentésnek tartalmaznia kell a projekt minden egyes feladatának vagy szegmensének becsült költségvetését és a tényleges költséget. Ügyeljen arra, hogy minden kiadást valós időben rögzítsen, hogy elkerülje a jelentéskészítés során felmerülő problémákat az összes kiadás összevonásával.

6. Időmérés

Sok ügyfél a projekttel töltött idő szerint fizet. Számukra a projekt befejezése után kötelező időjelentéseket készíteni. A jelentés megmutatja, hogy a csapattagok mennyi időt fordítottak egy projekthez kapcsolódó feladatokra.

Ez a jelentés megmutatja az egyes feladatokra fordított teljes időt és az egyes csapattagok által fordított időt is. Ezen kívül az időkövetés segítségével javíthatja csapata teljesítményét és egyéni termelékenységét.

A csapattársak különböző feladatokra fordított idejét elemezve könnyen megtudhatja, ki tudja hatékonyabban elvégezni a munkát. Később olyan feladatokat is kijelölhet az embereknek, amelyeket gyorsan és szakszerűen el tudnak végezni.

7. Hibák és problémák

Bár előfordulhat, hogy nem lehet egy projektet probléma vagy hiba nélkül megvalósítani, határozottan dolgozhat azon, hogy a számot a lehető legkisebbre csökkentse.

Az azonosított hibákról és problémákról szóló részletes jelentés elkészítése biztosítja, hogy gyorsan megoldást találjon ezekre a problémákra a projekt időben történő megvalósítása érdekében. A projekthibának vagy hibajelentésnek olyan döntő fontosságú információkat kell tartalmaznia, mint a probléma vagy hiba száma, azonosítási dátuma, a felvetett probléma, leírás, prioritás, megoldás és hibaállapot.

Az ilyen jelentések rendszeres frissítése a projekt életciklusa során minimalizálja a figyelemelvonást és megakadályozza az ügyfelek frusztrációját. Ezenkívül megóvja Önt a projekt késedelme és a büntetések kockázatától.

8. Eltérés elemzés

Az eltérési jelentés nagyszerű módja annak, hogy megtudja, egy projekt jó úton halad-e. Ebben a jelentésben elemzi és összehasonlítja a becslés és a projekt különböző szempontjainak eredménye közötti különbséget. Ebben a jelentésben szabványos mérőszámot használjon mindkét adat mérésére.

Ez a jelentés segít megállapítani, hogy a terv előtt jár-e, kifogyott-e vagy az ütemterv szerint halad. A jelentésben összehasonlíthatja költségvetését, erőforrásait, hatókörét vagy ütemezését.

A projektmenedzserek azonban általában ezt a jelentést választják a projekt költségvetésének, kiadásainak és munkatrendjének elemzéséhez. Az ilyen jelentések elkészítésének ideje projektenként változó. Bár az ügyfeleknek szükségük lehet erre a jelentésre a projekt végén, érdemes lehet rendszeresen létrehozni a projekt életciklusa során, hogy jobb betekintést nyerjen.

Melyik jelentést szeretné legközelebb elkészíteni?

Most, hogy ismeri a projektekhez készíthető jelentések típusait, valamint azok funkcióit, könnyedén kiválaszthatja bármelyiket igényei szerint. Ha jelentéskészítő alkalmazást használ, a jelentéskészítés nem lesz nehéz és időigényes.

A jó dolog az, hogy a legtöbb projektmenedzsment platform jelentéskészítő eszközként is funkcionál.

A 8 legjobb jelentéskészítő eszköz projektmenedzserek számára

A jelentéskészítő eszközök leegyszerűsítik a jelentéskészítés folyamatát a befejezett projektekről vagy a belső csapat teljesítményéről. Íme néhány a legjobban használhatók közül!

Olvassa el a következőt

A szerzőről