Hogyan lehet javítani az időgazdálkodást a DRY elvvel

Ha irodában vagy otthonról dolgozik, nagy valószínűséggel a kimenete digitális, és ez gyakran időigényes vagy ismétlődő, napi rendszerességgel végzett feladatokkal jár.

Talán hallotta már a „dolgozzon okosabban, ne keményebben” kifejezést, és pontosan ez az a hely, ahol a SZÁRAZ elv érvényesül. A DRY a Don't Repeat Yourself rövidítése, és pontosan felvázolja, hogyan javíthatja az időgazdálkodást és a termelékenységet.

Hogyan működik a DRY-elv?

A DRY-elvet eredetileg a The Pragmatic Programmer című, 1999-ben megjelent könyvben említették, és a programozók a kód egyszerűsítésére használták. Ennek fő előfeltétele, hogy ahelyett, hogy manuálisan ismételgetné ugyanazokat a munkafolyamatokat, időmegtakarítás érdekében automatizálja ezt a folyamatot.

A felszínen ez nyilvánvalónak tűnhet, de sok olyan feladat van, amelyet a dolgozók minden nap megismételnek. Például hány e-mailt kap és ír naponta? Minden elküldött e-mail esetében alapvetően ugyanazt a struktúrát hozza létre, kissé eltérő megfogalmazással, és ez nagyon időigényes.

Összefüggő: A legjobb jelentéskészítő eszközök projektmenedzserek számára

A SZÁRAZÁS elv megköveteli, hogy egyenként jegyezze fel a munkahelyén végzett összes tevékenységét. Ahhoz, hogy megfeleljen ennek a követelménynek, a következő kategóriákba tartozó feladatokat is felveheti:

• Nem tervezett, például bejövő üzenetek az ügyfelektől.
• Havi és éves kötelezettségek, például éves jelentések vagy egytől egyig.
• Rutin, vagy olyan dolgok, amelyeket minden nap csinálsz.

Ezzel a listával elkezdheti kitalálni, hogy melyek működnek a SZÁRAZÁS elvvel. Ügyeljen arra, hogy mindegyik mennyire ismétlődő, időigényes és/vagy ijesztő, és vegye figyelembe ezeket. Az Ön legjobb versenyzői a SZÁRAZ elv elsődleges alanyai lesznek, és elkezdheti automatizálni őket, amennyire csak tudja.

Lesznek olyanok, amelyeket nem lehet teljesen automatizálni, és ezekben az esetekben egyszerűsítheti a felelősség szempontjait.

Hozzon létre sablonokat e-mailjeihez

A kimenet automatizálásának egyik legegyszerűbb és vitathatatlanul legjobb módja egy sablon létrehozása. Amint már említettük, az Ön által végrehajtott műveletek nagy része valószínűleg ugyanazon a struktúrán alapul, például az ügyfeleknek küldött e-maileken és a havi jelentéseken. A sablonok száma jelentősen csökkenti az ismétlést.

E-mailjeit két különböző módon automatizálhatja. Használhat olyan alkalmazást, mint pl TextExpander, amely lehetővé teszi a szövegrészek mentését a Rövidítések fület, és amikor megírja a következő e-mailt, egyszerűen írja be a használni kívánt rövidítést, és az automatikusan elkészíti azt a szöveget. Hasonlóképpen használhatja ezt a Slackben és más azonnali üzenetküldő szolgáltatásokban is.

Összefüggő: Hogyan lehet automatikusan másolatot készíteni vagy titkos másolatot készíteni az Outlookban és a Gmailben

Alternatív megoldásként az alkalmazáson belül automatizálhatja e-mailjeit. Az Outlook 365 alkalmazásban csak tegye a következőket:

1. Jelölje ki a menteni kívánt szöveget.
2. Menj a Beszúrás fület, és kattintson Gyors alkatrészek.
3. Kattintson Mentse a kijelölést a Gyorsalkatrészek galériájába.
4. Nevezze el, majd kattintson RENDBEN.
5. Ha használni szeretné, menjen a címre Beszúrás > Gyors alkatrészek és válassza ki a használni kívántat.

A Gmail esetében ezt biztosítania kell Sablonok engedélyezve vannak. Egyszerűen menj ide Beállítások > Speciális > Sablonok és kattintson Engedélyezés > OK. Ezután kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy e-mailben jelölje ki a kívánt szöveget.
2. Kattintson a három függőleges pontra az e-mailben, és lépjen ide Sablonok és kattintson Piszkozat mentése sablonként.
3. Ezután a használatához kattintson a függőleges pontokra az e-mailben, és lépjen a következőre: Sablonok és válassza ki a használni kívántat.

Hozzon létre sablonokat a munkájához

Az e-mailekhez hasonlóan gyakorlatilag minden elvégzett munkához készíthet sablonokat. Legyen szó jelentésről, táblázatról, projektről vagy bármi másról. A cél az, hogy minden egyes műveletnél a lehető legkevesebb ismétlést használjuk, így egy sablonnal ez könnyen megoldható.

A Microsoft és a Google hatalmas sablonválasztékkal rendelkezik, amelyek közül választhat, vagy létrehozhat saját sablonokat. Bár a kezdeti beállítás időbe telhet, hosszú távon több mint megtérül. Hasonlóképpen, ha rendszeresen mutat be diavetítéseket, készítsen szabványos sablont, amelyhez visszatérhet, és szükség szerint szerkesztheti.

Összefüggő: Hozzon létre professzionális számlát a semmiből

Ügyeljen arra, hogy az összes sablont egy adott helyre mentse, hogy szükség esetén hívhassa őket. Ha úgy találja, hogy az egyik nem takarít meg időt, használja korábbi munkáiból származó szöveget írásának tájékoztatására.

Automatizálja rutinfeladatait

Rengeteg olyan feladatot végez, amelyek hihetetlenül ismétlődnek. Az események ütemezésétől, a teendők listájának megírásán, a jegyzetelésen, a fájlok mentésén és még sok máson. Bár lehet, hogy csak néhány percet vesz igénybe, gyorsan összeadódik, és elvonja a figyelmét a munkáról.

Zapier egy fantasztikus alkalmazás több munkafolyam egyszerűsítésére, mivel lehetővé teszi a kommunikációt a leggyakrabban használt alkalmazások között, és adatokat küld a feladatok elvégzéséhez. Ha például a Gmailt és a Google Drive-ot használja, beállíthat egy munkafolyamatot, amelyben a rendszer automatikusan menti az e-mail mellékleteit a Google Drive-ra. Ez kivágja a közvetítőt.

Amikor létrehozza ingyenes fiókját, egyszerűen tegye a következőket:

1. A tiédtől Irányítópult, kattintson Zap létrehozása.
2. Keresés az Ön által használt alkalmazáshoz, ahol egy esemény zajlik, például a Gmail.
3. Válassz egy Kiváltó esemény, például e-mailt kap.
4. Csatlakoztassa az alkalmazást.
5. Válassza ki azt az alkalmazást, amelybe adatokat szeretne küldeni, például a Google Drive-ot.
6. Válassza ki az eredményt, azaz elment egy fájlt.

A Zap beállításával ez a folyamat teljesen automatizált lesz.

A SZÁRAZ elv fedezte

Ha mindezen folyamatok a háttérben zajlanak, ideje felszabadul, így nem kell aggódnia az ismétlődő munkák manuális elvégzése miatt. Az összes termelékenységi eszköz közül a DRY elv teszi a leghatékonyabban az időgazdálkodást.

Használja ki a most rendelkezésre álló időt a teljesítmény maximalizálására a jövőben, és azt fogja tapasztalni, hogy sokkal többet tud a napjából a legfontosabb dolgokra fordítani. Mindig vannak dolgok, amelyekre alkalmazni tudja a DRY-elvet, ezért vessen egy pillantást a munkaterhelésére, és nézze meg, mit automatizálhat.

9 mindennapi feladat, amelyet a Zapier segítségével automatizálhat

Íme néhány mindennapi feladat, amelyeket a Zapier kódolása nélkül automatizálhat, hogy időt takarítson meg és megkönnyítse az életét.

Olvassa el a következőt

A szerzőről