Felkészülés 1 Soha ne tervezzen céltalan találkozót. Ha egy e-mail vagy egy feljegyzés segítségével elérheti azt, amit el kell érnie, jobb, ha időt takarít meg magának és kollégáinak. 2. Kezdje egy fő műveleti ponttal, a találkozó végső céljával. Mi a célod vagy a kívánt eredmény? Miért gyűlsz össze? Mit kell tenni? 3 Miután leszögezte a találkozó célját, gondoljon egy kicsit a találkozó típusára, amely a legjobb lenne – egy-egy találkozó? Találkozás két kis csapat között? Vagy egyszerűen csak te, a vezető, beszélsz néhány kulcsjátékossal a játéktervről? 4. Miután eldöntötte az elsődleges fókuszt, vázolja fel mindazt, aminek meg kell történnie ennek az eredménynek a támogatásához. Egyszerűsítse a tervet mint egészet kisebb cselekvési tételekre; minden konkrét, kézzelfogható és egy kohorszhoz rendelhető. 5 Sok iroda már be van építve a távmunkába, és olyan általános virtuális találkozóalkalmazásokat használ, mint a Zoom, a Skype vagy a Google Meet. Ha Ön vagy cége még új a távoli tárgyalóterek világában, végezzen némi kutatást, és válassza ki az igényeinek leginkább megfelelő virtuális találkozóalkalmazást. 6. Döntse el, mennyi ideig tartson a találkozó; általános szabályként a találkozó nem tarthat tovább egy óránál. Hozzon létre egy egyszerű ütemtervet a megbeszélés időtartamára, és ossza szét a teljes idejét külön, meghatározott blokkokra, amelyek mindegyike valami konkrétnak van szentelve. 7 Abban az esetben, ha egy értekezletnek valóban meg kell haladnia az egy órát, célszerű lehet egy rövid szünet a közepén. Időzítsen öt percet, ha hosszú távra tervezik. 8 Ha az otthoni irodája vagy a munkaterülete még nincs felszerelve egy virtuális megbeszélésre, a találkozó napja előtt győződjön meg arról, hogy minden rendben van. A világos, semleges háttér és az erős fényforrás egyaránt professzionális miniatűr képet eredményez. 9. Készítsen előre egy napirendi lapot, amelyre a jelenlévők hivatkozhatnak a virtuális értekezlet lebonyolítása során. Ez a lap segít nekik, hogy veled maradjanak, miközben beszélsz; abban is segít, hogy tisztázza a találkozóval kapcsolatos elképzeléseit, és rendszerezze saját gondolatait. 10 Egy formális diavetítés vagy PowerPoint bemutató is időt takaríthat meg, különösen akkor, ha sok tényt, statisztikát vagy számot kell megosztania ezen a korlátozott időn belül. 11 Ha egy erőforrás megosztható digitálisan, mindig gyorsabb a hivatkozások, a dokumentáció és a referenciák a csapat számára, mintha megtanítaná nekik mindazt, amit a találkozó során tudniuk kell maga. Ha nagyobb bevonásra van szükség, azt lehetőség szerint külön és csoportosan kell megbeszélni. 12. Határozza meg azokat az akadályokat és ismeretleneket, amelyeken még mindig dolgozik. Ha szükséges, szánjon egy kis időt egy nyílt beszélgetésre. Soroljon fel néhány különböző lehetőséget, amelyekre törekedhet, ha az előttünk álló út nem világos. 13. Adjon magának egy ellenőrző listát, amelyre hivatkozhat, miután megadta a játékot. Ez egy lista mindenről, amit közvetítenie kell a csapatának, valamint az akcióelemeket és mindazt, ami logisztikailag hozzájuk vezet. Ez a rendelkezés biztosítja, hogy pillanatnyilag semmit se felejtsünk el.
Meghívja 14. Mérje fel akcióelemeinek listáját, és képzelje el azt a csapatot, amelyet fel kell építenie annak érdekében, hogy hatékonyan és eredményesen gondoskodhasson róluk. Kinek kell részt vennie? Mi indokolja az egyes résztvevők felvételét? 15 Csak azt hívja meg, akire szüksége van. Bár nem szabad egy vagy másik számra korlátozódnia, érdemes mindig a lehető legrövidebbre állítani a vendéglistát, anélkül, hogy megfeledkezne valakiről, aki fontos. 16 Ha lehetséges, jó előre hívja meg a résztvevők listáját. Az utolsó pillanatban megbeszélések megfelelőek, ha szükséges vagy vészhelyzetben; összetettebb, szervezettebb projektek tervezésekor azonban mindig néhány héttel előre kell járnia. A nap 17 Mielőtt elkezdené, tisztítsa meg a területet az esetleges zavaró tényezőktől, különösen, ha otthonról hangolódik. 18. Ebédeljen vagy egy gyors uzsonnát előtte, és igyon maga mellé egy pohár vizet. 19 Csakúgy, mint minden más szakmai találkozásnál, megjelenésének is jól neveltnek és irodabarátnak kell lennie. 20 A mikrofon, a kamera és a Wi-Fi ellenőrzése a megbeszélés előtt az egyik módja annak, hogy megelőzzük a műsor közbeni szerencsétlen technikai hibákat. Ha laptopot használ, győződjön meg arról, hogy be van dugva, fel van töltve, és készen áll a dübörgésre. 21 A webkamerának szemmagasságban kell találkoznia Önnel. Próbálja benyomni az ablakot a lehető legközelebb a webkamera szeméhez. Azt szeretné, hogy a hírcsatorna kényelmes legyen, és figyelje azokat, akikkel találkozni fog. A szemkontaktus segít. 22 Ha ideges, vagy még soha nem vett részt online távoli megbeszélésen, előtte gyakoroljon a kamera előtt anélkül, hogy bárki is megnézné. A képernyőn megjelenő mosolya valószínűleg sokkal másképp fog kinézni és érezni, mint az igazi; a kamera előtti érzelem készség, de néhány virtuális találkozó után már gondolnia sem kell rá. 23 Elnémíthatja a telefont; kapcsolja ki az asztali értesítéseket és minden mást, ami zajt kelthet az értekezlet alatt. Ha lehetséges, egyeztessen egy kis időt közvetlenül a találkozó előtt, hogy válaszoljon az utolsó pillanatban érkezett üzenetekre, vagy jelentkezzen be minden fontos dologhoz, amelyet aktívan figyel. 24 A gyors jegyzetekhez és teendőkhöz kéznél kell lennie egy jegyzetkészítő alkalmazásnak vagy egy papírtömbnek és egy tollal. Jelen kell lennie, elkötelezettnek kell lennie, és érdeklődnie kell az iránt, aki beszél, és bármit is mondanak. Alatt 25 Ha Ön a találkozó szervezője, gyorsan vágjon bele. Kezdje el azonnal és pontosan, és mondja ki, amit el kell mondania, mielőtt belevágna az első akcióelembe. 26 Adott esetben ki kell jelölnie valakit az ülés jegyzőkönyvének rögzítésével. Bizonyos típusú együttműködési szoftverek valóban képesek lesznek erre. A dokumentáció a leggyorsabb módja annak, hogy gyorsan elkapja a jelenlévőket, és minden érintettet elszámoltat a ténylegesen elmondottakkal és megosztásokkal kapcsolatban. Lehetőleg ne hagyd ki. 27 A találkozó méretétől és jellegétől függően a bemutatkozások rendben lehetnek. Ha szükséges, a találkozó elején ütemezzen be egy külön időpontot a bemutatkozásra. 28 A szerepek hozzárendelése minden műveleti elemhez természetesen minden virtuális értekezlet egyik legfontosabb része lesz. Ismét tudnia kell, mik ezek a szerepkörök, és ki tölti be őket a találkozó kezdete előtt. 29 Hozzon létre egy idővonalat, és ha lehetséges, vizuálisan tegye. Tudassa mindenkivel, hogy legközelebb mikor érinti meg a bázist. Okosan jelölje ki a határidőket. Kezdje elég korán, hogy mindenkinek több mint elég ideje legyen a sikerhez. 30 Minimalizálja a céltalan fecsegést, különösen a megbeszélés elején. Amint lendületet vett, általában nem kell folytatnia a mikrokezelést. 31 A végén egy gyors újrafogalmazás, amely áttekinti az egyes szerepeket és célokat, az egyik módja annak, hogy megerősítsük a találkozó eredményét. 32 Az ülés elnapolása előtt győződjön meg arról, hogy mindenki otthagyja az asztalt mindennel, ami a továbblépéshez szükséges. Mindenkinek tisztában kell lennie a szerepével és azzal, hogy mit várnak el tőle, mielőtt leigazol. Szánjon néhány percet a végén, hogy kérdéseket tegyen fel, és megtisztítsa a levegőt a zavaroktól. 33 Ha van még ideje a háttérben, és senki nem mond semmit, hívja korán. Erősítse meg, hogy mindenki ugyanazon az oldalon van, és folytassa a nappal. Utána 34 Ha Ön vagy egy felettese rendelt ki egy akcióelemet, ugorjon rá. Azonnal kezdjen el dolgozni a rövid távú cselekvési tételeken. Kezdje el tervezni a távolabbi dolgokat. 35 Ha még nem rendelkezik ilyennel, egy új csoportnaptár kényelmes módja lehet a későbbi megbeszélések megtervezésének. Ez különösen akkor lesz hasznos, ha ez a csapat gyakran fog együttműködni, legalábbis a belátható jövőben. 36 Ha követi az utasításokat vagy utasításokat, kövesse nyomon a felmerülő problémákat vagy kérdéseket. A nem sürgős kérdések általában visszakerülhetnek egy listára, amelyet menet közben ad hozzá. Természetesen, ha nagyon elakad, mindig azonnal ki kell nyúlnia, hogy talpra álljon. 37. Emlékezzen az összes "győzelemre", még az apró dolgokra is, mielőtt ténylegesen befejezné a műveleti tételt. Remek módja annak, hogy nyomon kövesd a fejlődésed, és a frusztráció pillanataiban a nagyon szükséges morális lökést adhatják. 38 Ahogy Ön és kollégái előrehaladnak, új célok és kihívások jelennek meg a horizonton. A szerepek fejlődni fognak, és új célok jelennek meg – annak érdekében, hogy minden valós időben együtt maradjon, elengedhetetlen a nyílt kommunikációs vonal. Ha egy csapattagnak sikerül, tudnia kell, mi vár rájuk. Mindig adj mindenkinek valami elfoglaltságot és hova menjen. Jövő 39 Kövesse nyomon mindent. Ha te irányítod a törekvést, jelentkezz vissza, amikor csak szükséges, különösen, ha valakinek nehézségei vannak. 40 Gondoljon a találkozóra a saját idejében. Mi ment jól? Mi húzta el? Gondolja át, mi működik Önnek és csapatának, és mi nem. Tedd meg a jövőben, amit tudsz, hogy elkerüld, hogy ugyanazokba a buktatókba ess.
5 időtakarékos alkalmazás a jobb online és offline találkozókhoz
Akár virtuálisan, akár személyesen, az idejét hatékonyabban és produktívabban töltheti el, ha megfelelő eszközöket használ az értekezletek szervezéséhez és lebonyolításához.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz műszaki tippekért, ismertetőkért, ingyenes e-könyvekért és exkluzív ajánlatokért!
Kattintson ide az előfizetéshez