Hogyan írjunk projektjavaslatot

Lehet, hogy olyan alkalmazott vagy, aki azt szeretné, hogy a vezetés az Ön elképzelései szerint járjon el, egy kisvállalkozás tulajdonosa, aki bizonyos módokon próbál segíteni ügyfelének, vagy egy startup, aki hajlandó pénzt gyűjteni befektetőktől.

Egy dolog, amit meg kell tennie a folyamat során, hogy írjon egy projektjavaslatot, hogy jóváhagyást kapjon egy jobb ügy érdekében. Így szerezheti meg a nélkülözhetetlen erőforrásokat, eszközöket vagy költségvetést ahhoz, hogy ötletét valami figyelemre méltóvá alakítsa.

Tehát értsük meg, hogyan írjunk olyan projektjavaslatot, amelyet a döntéshozók kedvelnek és jóváhagynak.

Mi a projektjavaslat ideális formátuma?

Mielőtt belevágnánk a projektjavaslat megírásának bonyodalmába, először világítsunk rá annak meghatározására.

Projektjavaslatnak nevezzük azt a dokumentumot, amellyel egy projektet javasol, és elmagyarázza annak célját, eredményeit, valamint a cél eléréséhez szükséges lépésről lépésre szóló tervet.

Itt van a projektjavaslat formátuma, amelyet követnie kell a felsőbb hatóságokhoz történő benyújtásakor.

1. Fedlap

Az első dolog, amire szüksége van, egy fedőlap, amelyre felírhatja a projekt címét. Ezt követi a következő oldalon a tartalomjegyzék, hogy megkönnyítse a dokumentum beolvasását.

2. vezetői összefoglaló

A második dolog a projektjavaslatban legyen a vezetői összefoglaló. Fel kell tüntetnie a legfontosabb szempontokat, amelyeket a vezetőség tudni szeretne a projektjéről. Például:

• A probléma, amit meg fogsz oldani.
• Az Ön által javasolt megoldás erre a problémára.
• A terved vázlata.
• Ennek a projektnek az eredménye.

Ezután zárjon le mindent egy következtetésbe az összefoglaló végén.

3. A projekt leírása

Ez lesz a projektjavaslat legnagyobb része, ahol mindent megbeszél.

Háttér: Ebben a részben a múltban végrehajtott projektekről, az elért eredményekről beszél, és arról, hogy miért Ön a megfelelő személy vagy csapat, hogy ezen a projekten dolgozzon. Álláspontjának hangsúlyozásához hozzáteheti, hogyan tud sikeressé tenni a projektet a leckék alapján, amelyeket a korábbi feladatokból tanult, amelyeken dolgozott.

Projekt munkaterv: Itt lépésről lépésre leírhatja, hogyan kívánja megoldani az adott problémát, amellyel foglalkozik.

Összefüggő: A legjobb tippek a projektjelentések kiemeléséhez

Projekt Követelmények: Ebben a részben leírja a költségvetést, az erőforrásokat és az eszközöket, amelyekre a projekt befejezéséhez lesz szüksége. Ha lehetséges, azt is leírhatja, hogy hová kerül a pénz, vagy milyen erőforrásokra vagy eszközökre lesz szüksége az adott feladathoz.

Engedélyezés/ Projektfigyelés: Ez az a hely, ahol leírja, hogy kik lesznek a projekt döntéshozói, és hogyan fogja a szervezete vagy csapata mindent felügyelni.

4. Mellékletek

Végül itt kell felvenni azokat a többletanyagokat, amelyek nem szerepelnek az ajánlatban. Ezek fontos adatok vagy egyéb részletek lehetnek, amelyeket a vezetőség felhasználhat, hogy többet megtudjon a projektjéről és követelményeiről.

Hogyan írjunk jó projektjavaslatot

Bármennyire is fontos tudni, hogyan kell a megfelelő formátumban és helyes információkkal javaslatot tenni, annak meggyőzőnek kell lennie a jóváhagyáshoz is. Tehát itt van néhány pont, amelyet érdemes megfontolni a projektjavaslat elkészítésének megkezdésekor.

• Mielőtt bármit is írna, győződjön meg arról, hogy ismeri a közönségét. Találja ki, milyen kifejezésekkel rezonálnak, milyen hangnem lenne jobb számukra, majd ennek megfelelően írja le a dolgokat.
• Fókuszban a szállítás. Győződjön meg róla, hogy mindent meggyőzően, világosan és egyszerűen közvetít.
• A félreértések elkerülése érdekében ne használja kreativitását a formátumban. Ehelyett kövesse a hagyományos módszert. Ha azonban a vezetősége már megadta a formátumot, ügyeljen arra, hogy ezt szigorúan kövesse.
• Végül, szerkessze és lektorálja a projektjavaslatot hogy elkerülje a gépelési vagy nyelvtani hibákat.

Mi a hét rész egy projektjavaslatban?

Most, hogy megbeszéltük, milyen formátumot kell követnie a projektjavaslat megírásakor, és különféle módokon, hogyan teheti meggyőzővé. Nézzük meg, milyen részeket kell tartalmaznia a projektjavaslatban.

1. Probléma

Ebben a részben leírja a problémát, vagy a projektjavaslat célját.

Bár amikor ír, ne feledje, hogy az emberek, akiket megkeres, elfoglaltak. Ezért ügyeljen arra, hogy mindent világosan, tömören és szilárd tényeken alapulóan mutasson be. Ha lehetséges, kerülje a vélemények hozzáadását és a szakasz hosszának növelését.

2. Megoldás

A megoldási szakaszban ahelyett, hogy kimondaná a nyilvánvalót, emelje ki azt azzal, hogy pontosan elmondja, hogyan fogja kezelni ezt a problémát, és miért lesz sikeres.

Ha hatásosabbá szeretné tenni, összpontosítson a döntéshozók (vagy az olvasók) nézőpontjára. Gondold át, mire gondolhatnak olvasás közben, mit szeretnének legközelebb tudni, vagy milyen kérdést vethetnek fel e részlet vagy pont elolvasása után. Utána a tanultak alapján írhatod tovább.

Ráadásul mindent támassza alá tényekkel és kutatásokkal.

3. Célok

Amikor egy problémát kezel, vagy bizonyos eredmények elérését várja, a célok megfogalmazásával biztosítja a sikert. És ezt fogja tenni ebben a részben – SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic és Timely) célokat tűz ki.

Ne feledje, hogy céljainak hangsúlyozniuk kell az ajánlat minőségét. Végül is ez egy módja annak, hogy meggyőzze a menedzsmentet arról, hogy ez megvalósítható, és meg tudja oldani a problémát, amellyel foglalkozik.

4. Szállítandó termékek

A teljesítések sikerkritériumok, amelyek leírják a menedzsment számára, hogy ez a projekt mit fog elérni, és hogyan lesz sikeres. Ügyeljen arra, hogy ezeket is időszerűvé tegye, akárcsak a céljait. Például X%-kal több eladás ebben az ünnepi szezonban.

5. Terv és stratégiák

Ezután írja le, hogy milyen megközelítést alkalmaz a célok elérése és az eredmények elérése érdekében. Adjon meg egy lépésről lépésre haladó folyamatot, és beszélje meg részletesen az itt alkalmazni kívánt stratégiákat.

Emellett mutassa be, miért lesz ez a megközelítés releváns és hatékony.

6. Projekt költségvetése

Ismertesse a teljes projekt költségét. Mekkora forrásra, milyen forrásokra és eszközökre lesz szüksége? Mindenképpen beszéljünk meg minden részletet.

7. Következtetés

Végül foglalja össze mindent – ​​a problémát, a megoldást, az ötleteit, a projekt előnyeit és minden mást ebben a részben. A projektjavaslat jóváhagyása érdekében ügyeljen a tények hangsúlyozására.

Melyek a különböző típusú projektjavaslatok?

Formálisan felkért

Amikor ügyfele írásos vagy hivatalos kérelmet nyújt be egy projektre, Ön hivatalosan kért ajánlatot nyújt be. Ezt a javaslatot a legegyszerűbb megírni, mivel pontosan tudja, mit keres a potenciális ügyfél a projektben, mit kell belefoglalnia, és milyen formátumot kell követnie.

Informálisan felkért

Ez a projektjavaslat viszonylag nehéz, mivel az előzőtől eltérően itt a kérés szóbeli vagy szükségszerűen informális. Nincs specifikációja, hogy mit szállítson, ezért lehet, hogy némi kutatást kell végeznie.

Kéretlen

Ezeket a projektjavaslatokat a legnehezebb megírni. Olyanok, mint a hideg pitching. Akkor nyújtja be őket, ha olyan ügyfelet talál, akinek valamilyen probléma megoldására van szüksége.

Ha ilyen típusú projektjavaslaton dolgozik, sok kutatásra és meggyőzésre vár.

Folytatás

A folytatási projektjavaslatok a már jóváhagyott projekt frissítéseként készülnek. Itt megemlíti a lépéseket, a költségvetést és minden követelményt, és felkéri őket, hogy hagyják jóvá a terv folytatását.

Ha ügyfelének bármilyen nagy változtatásra van szüksége a projektben, itt az ideje, hogy ezt kérje.

Kiegészítő

Ha egy projekten dolgozik, és rájön, hogy a becsültnél több erőforrásra lesz szüksége, írjon és nyújtson be egy kiegészítő projektjavaslatot. Tartalmazza a hozzáadott erőforrások kérését, pontosan elmagyarázva, miért van rájuk szüksége, és mennyi ideig tart a projekt befejezése.

Megújítás

Ha sikeresen befejezett néhány projektet egy ügyfél számára, és most több támogatást szeretne a folytatáshoz, akkor megújítási projektjavaslatot ír.

A projektjavaslat egyszerűbb

A projektjavaslat megírása félelmetes feladatnak tűnhet, de ha megfelelő információval rendelkezel, könnyebben kezdheted el.

És most, hogy tudja, hogyan kell ajánlatot írni a megfelelő formátummal, beillesztésekkel és minőséggel, hogy jóváhagyást kapjon, készen is van! Írja meg első projektjavaslatát.

A 8 legjobb projektmenedzsment-jelentéstípus, amelyet tudnia kell

Akár projektmenedzser, akár egy projektmenedzsment csapat tagja, ismernie kell a jelentések leggyakoribb típusait. Itt van néhány közülük!

Olvassa el a következőt

A szerzőről