Hogyan írjunk gyorsan hatékony e-mailt (4 AI-eszköz, amelyet használhat)

A szokásos szöveges üzenetekkel ellentétben az e-mailek írása más. Az emberek hajlamosak túlgondolni egy e-mailt a semmiből. Azon tűnődsz, hogy mit írj bele, mit kerülj el, és Isten tudja, hogy helyes-e, amit éppen írsz?

Szolgáltató lévén naponta több tucat e-mailt kell írnom. És ettől én vagyok a tökéletes ember a kérdéseinek megválaszolására.

A megfelelő információk birtokában a hatékony e-mailek gyorsabb írása ugyanolyan egyszerűvé válik, mint egy csevegőalkalmazásban. Ezután mesterséges intelligencia eszközöket is használhat a folyamat felgyorsítására. Itt van, hogyan.

10 tipp a hatékony e-mailek gyorsabb írásához

1. Kezelje a tárgysort e-mailje összefoglalójaként

Amikor e-mailt kell küldenie, az első dolog, amivel foglalkoznia kell erőteljes tárgysor írása. Ez az első dolog, amit a címzett lát, és minden rossz tárgysorral rendelkező e-mail törlődik, vagy a spam mappába kerülhet.

Így szükség lehet egy extra percre a gondolkodásra és az írásra. A legegyszerűbb módja annak, hogy a tárgysorok általánosak vagy homályosak legyenek, ha címsorként kezeljük őket. Mindössze annyit kell tennie, hogy tömören, de informatív módon összefoglalja e-mailjét.

2. Köszöntsétek Őket

A tárgysor után meg kell adnia az e-mail hangszínét, és hatást kell gyakorolnia a címzettre. A formális vagy informális köszöntés a tökéletes módja ennek. Ha össze van zavarodva, válassza a formális utat.

Íme a különböző módok a címzettek köszöntésére:

• Helló: Ez a közvetlen és baráti beszélgetésekre szolgál.
• Szia: Egyszerű és udvarias.
• Kedves: Kicsit természetellenes, de használhatod, amikor kapcsolatba lépsz egy ügyvezetővel.

3. Adjon hozzá egy nyitó mondatot

Miután üdvözölte a címzettet, éreznie kell a viszketést, hogy beszéljen arról, miről szól az e-mail, de álljon meg egy pillanatra. Mielőtt bármit mondana, írjon egy nyitó mondatot, hogy az e-mail jó folyással induljon.

Ennek egyik legjobb módja egy nyitósor hozzáadása.

Íme néhány példa, amelyeket közvetlenül használhat:

• Engedd meg, hogy bemutatkozzak.
• Nagyon jó hallani felőled.
• Remélem jól vagy.
• ____ kapcsolatban keresek
• Köszönjük a frissítést.
• ____ bejelentkezem
• Gratulálunk a (legutóbbi eredményéhez).

4. Mutatkozz be

Ha először küld e-mailt valakinek, be kell mutatkoznia, mielőtt bármi másról beszélne.

Annak ellenére, hogy az emberek általában órákig beszélnek, izzadni kezdenek, amikor bemutatkozásra kérik őket. ne aggódj. Ennek nem kell így lennie. Ennek megkönnyítése érdekében használja az alábbi formátumok egyikét.

• A nevem (Teljes név), és a (Jelenlegi szereped) vagyok.
• (Teljes név) vagyok, és a (Vállalat neve) nevű (ipari) cégnél dolgozom.

A legjobb gyakorlat az, ha csak egy-két mondatot ír be önmagáról, és nem többet.

5. Gyorsan a Ponthoz

A legjobb módja annak, hogy e-mailje értékes legyen a címzett számára, ha gyorsan eljuttatja a szükséges információkat. Más szóval, gyorsabban térjen a lényegre.

Köszöntötted a címzettet, írtál egy kezdősort/bemutatkoztál, most írd meg, miért küldesz neki e-mailt. Ha több dolgot kell megvitatnia, rangsorolja őket, és kezdje az e-mailt a legfontosabbal. Ez lehet egy kérdés megválaszolása vagy egy kérés.

Összefüggő: Gmail-feltörések, amelyekkel többet érhet el

6. Tartalmazzon egy nagy ötletet

Ha az e-mailje kissé hosszadalmasnak bizonyul, akkor vegyen egy tippet a szokásos tartalomírásból, és a végére írjon be egy következtetést vagy egy nagy ötletet.

Az összes hangsúlyt a legfontosabb dologra helyezi. Például először meg kell tennie valamit, vagy azonnali válaszra van szüksége egy projekt folytatásához stb. Következtetést is hozzáfűzhet, ha valami ilyesmit mond: A beszélgetésünk fő kivonata [____].

7. Legyen tömör

Egy átlagos szakember naponta több mint száz e-mailt kap. Ez azt jelenti, hogy a legtöbb ember, akivel kapcsolatba lép, elfoglalt. Nem számít, mennyire kedvelnek téged, valószínűleg nem lesznek hajlandók semmiféle csapongásra. Legyen tehát rövid és kedves az e-mailjei.

A hosszadalmas e-mailek másik hátránya, hogy néha homályosak, eltérnek a lényegtől, vagy akár félreértéseket is okozhatnak.

8. Legyen tisztelettudó és nagylelkű

A tiszteletteljes és udvarias e-mailek írásának szépsége abban rejlik, hogy nem ért egyet valakivel, más véleményeket fogalmazhat meg, vagy akár szívességet kérhet, de akkor is jól hangzik, ha elolvassa.

Ha e-mailben ilyesmit tervez, fontolja meg, hogy először köszönetet mond a címzettnek, vagy dicséretet mond neki munkájáért vagy ötleteiért. Ezután mutassa be véleményét anélkül, hogy közvetlenül kijelentené, hogy rossz vagy teljesen helytelen volt.

9. Adj hozzá egy zárómondatot

A zárósor attól függ, hogy milyen típusú választ vár attól a személytől, akinek e-mailt küld. Választhat, hogy az e-mailt nyilatkozattal vagy zárt kérdéssel fejezze be, a kontextustól függően. Kerülje azonban, hogy nyílt végű kérdéssel zárja le.

Ez főleg azért van így, mert egy nyilatkozat és egy zárt végű kérdés irányt ad a beszélgetésnek, helyesen tartja a dolgokat, és biztosítja a választ.

Egy nyitott kérdés azonban szükségtelenül növeli a vitaszálat. Ráadásul, ha egy nagyon elfoglalt emberrel lép kapcsolatba, előfordulhat, hogy az e-mailjeit teljesen figyelmen kívül hagyjuk.

Íme egy példa egy zárt végű kérdésre.

Beszéljük meg tovább telefonon. Melyik időpont működik a legjobban az Ön számára? [1. idő] [2. idő] [3. idő]

Megkönnyíti a döntéshozatali folyamatot a címzett számára.

Másrészt itt van egy példa egy nyílt végű kérdésre.

Telefonon megbeszélhetjük a továbbiakat. Szóval, mikor vagy szabad?

Ez nyomást gyakorol a címzettre, hogy a válaszadás előtt ellenőrizze a naptárát, ami megnehezíti a cselekvést.

Ezenkívül egy nyilatkozat is jó ötlet lehet egy e-mailhez csatolni. Például:

Várom, hogy hallhassanak rólad/együtt dolgozhassunk. Legyen szép napod. Köszönöm.

10. Kijelentkezés

Végül, az e-mail szövegkörnyezetétől függően, az e-mailek bármelyikével befejezhető.

• Üdvözlettel
• Üdvözlettel
• Tisztelettel
• Legjobb
• Egészségére
• Legjobbakat kívánom

Mindezek a tippek elegendőek ahhoz, hogy segítsenek összeállítani és válaszoljon minden e-mailre a megfelelő módon.

Ha új projekteket vagy új munkát szeretne elérni, vagy ha jelenlegi munkája megköveteli, hogy naponta több e-mailt küldjön, ezek az AI-eszközök hasznosak lehetnek.

Ezzel az eszközzel egyéni nyitósorokat hozhat létre a címzettek LinkedIn-profiladatai alapján. Mindössze annyit kell tennie, hogy hozzáadja a címzett LinkedIn URL-jét az eszközhöz, és az egyedi nyitósorokat jelenít meg a profil adatai alapján.

Az eszköz havi 36 dollárba kerül, akár 200 nyitósorért.

A SmartWriter.ai segítségével adatokat gyűjthet a címzett nyilvános profiljából és a megemlített hírekből. Segítségével személyre szabott e-maileket hozhat létre azoknak, akiket megkeres.

Használhatja hideg e-mailek vagy LinkedIn üzenetek küldésére tájékoztatás céljából. Az eszköz előfizetése havi 49 dollártól kezdődik.

Ha új vállalkozást indít, és finanszírozásra van szüksége, a Snazzy.ai tökéletes eszköz lehet az Ön számára. E-mail-sablonokkal segíti a kockázatitőke-befektetők vagy angyali befektetők bemutatását.

Először azonban létre kell hoznia egy fiókot a platformon. Az e-mailek küldésének megkezdéséhez adja meg a megcélzott közönséget, a keresett kulcsszavakat és az ajánlat leírását. És rengeteg időt takaríthat meg, ha személyre szabott első piszkozatot készít.

Utána kicsit módosítható a tökéletesség érdekében. Az előfizetés havi 25 dollártól indul.

Ez egy másik mesterséges intelligencia-eszköz, amely segít megtalálni a tökéletes horogot a címzettek számára. A Lyne.ai használatának megkezdéséhez írja be a potenciális ügyfelek CSV-fájlját munkahelyi e-mail-címeikkel vagy LinkedIn-profiljuk URL-jével.

Azt is eldöntheti, hogy az eszköz hány mondatot írjon a nyitáshoz, például 1-2 mondatot vagy 3-4 mondatot stb. Az előfizetés havi 99 dollártól kezdődik.

Az e-mailek írása még soha nem volt ilyen egyszerű

Ha valaha is kihívásnak találta összegyűjteni az összes pontot egy jó e-mail összeállításához, küzdelme ma véget ér.

Használja ezeket a tippeket és eszközöket a következő hatékony e-mailek gyorsabb megírásához!

A 4 legjobb e-mail alkalmazás a Windows rendszerhez, amelyekről még soha nem hallott

Mindannyian ismerjük a klasszikus Windows e-mail alkalmazásokat, amelyeket mindenki szívesen használ, de mit szólnál néhányhoz, amelyekről még soha nem hallottál?

Olvassa el a következőt

A szerzőről