Excel-adatok összekapcsolása a PowerPoint-bemutatóval

Ha prezentációt készít, mindig a legfrissebb adatokkal kell rendelkeznie. Így biztosíthatja, hogy diákjai pontosak legyenek, és tükrözzék a valóságot.

Előfordul azonban, hogy prezentációt kell készítenie, mivel a kollégái még mindig összeállítják az adatokat. Hogyan biztosíthatja, hogy az Excel-adatbázisban végrehajtott változtatások tükröződjenek a PowerPoint dián?

Itt jön be a Link beillesztése funkció. Így használhatja, hogy mindig a legfrissebb adatbázis- és diagraminformációkkal rendelkezzen prezentációján.

Ahhoz, hogy az Excel-táblázatot a prezentációhoz kapcsolja, először léteznie kell. Ha kollégái még nem hozták létre, létrehozhat egy helyőrző táblázatot, amelyet kiválaszthat és másolhat, majd megkérheti csapattársait, hogy frissítsék a tartalmát. Miután elkészítette a kezdeti adatokat, kövesse az alábbi lépéseket.

1. Válassza ki a táblázatot, amelyet át szeretne másolni a prezentációjába.
2. Kattintson Másolat vagy nyomja meg Ctrl + C (Parancs + C Mac felhasználók számára).
3. Nyisd ki Microsoft Powerpoint.
instagram viewer
4. Nyissa meg a fájlbemutatót, amelyen dolgozik, ha már rendelkezik ilyennel; ellenkező esetben kattintson a gombra Üres bemutató.
5. Egy üres dián lépjen a Főmenü szalag.
6. Kattintson a lefele nyíl alatt beillesztés ikonra.
7. Választ Speciális beillesztés…
8. A Speciális beillesztés ablakban válassza ki a Link beillesztése Rádiógomb.
9. Választ Microsoft Excel munkalap objektum.
10. nyomja meg rendben.

Ha elkészült, az Excelből másolt táblázat megjelenik a PowerPoint-prezentációban.

A hozzáadott táblázat tartalmának vagy formázásának szerkesztéséhez azonban hozzá kell férnie a forrás Excel-fájlhoz. Ehhez megnyithatja azt a fájlt, ahová mentette; vagy kattintson duplán a táblázatra, és az automatikusan megnyitja a forrásfájlt.

Összefüggő: A táblázatok rendszerezése Excelben

Dinamikus diagram készítése

Az adatok és trendek megjelenítésének, összehasonlításának és elemzésének egyik legegyszerűbb módja a diagramok használata. Ha azonban az imént létrehozott csatolt Excel-táblázatból szeretne diagramot létrehozni, először a forrásfájlból kell megtennie. Miután elkészítette a diagramot, kimásolhatja és összekapcsolhatja PowerPoint-fájljával. Íme, hogyan kell csinálni.

1. Válassza ki az Excelben létrehozott diagramot.
2. Kattintson Másolat vagy nyomja meg Ctrl + C (Parancs + C Mac felhasználók számára).
3. Nyisd ki Microsoft Powerpoint.
4. Lépjen arra a diára, ahová el szeretné helyezni az imént másolt diagramot.
5. A itthonmenü szalag, kattintson a lefele nyíl alatt beillesztés ikonra.
6. Ban,-ben Beillesztési beállítások, választhat Cél téma és linkadatok használata (L) vagy Forrásformázás megtartása és adatok összekapcsolása (F). Ez a harmadik és a negyedik ikon. Az első opció lehetővé teszi a prezentációhoz használt téma használatát, a második pedig megőrzi a forrás Excel-fájl megjelenését.
7. A diagram beillesztése után az igényeinek megfelelően mozgathatja.

Összefüggő: Hogyan készítsünk hatékony grafikonokat és diagramokat a Microsoft Excel programban

A diagram frissítése

Sajnos, ha módosítania kell a diagramon, meg kell nyitnia a forrásadatait az Excelben. Ha hozzáfér az Excel-fájlhoz, akkor csak közvetlenül hajthat végre módosításokat, és ennek automatikusan tükröződnie kell a PowerPoint diagramon.

Ha nincs megnyitva az Excel-fájl, megteheti Jobb klikk a PowerPoint diagramon, majd válassza ki Adatok szerkesztése > Adatok szerkesztése Excelben a helyi menüben. Választhat is Adatok szerkesztése > Adatok szerkesztése egy kis ablak megnyitásához, ha csak kisebb változtatásokat kell végrehajtania.

Ha az elvégzett változtatások nem jelennek meg automatikusan a PowerPoint diagramon, manuálisan frissítheti azt. Ehhez kattintson a diagramra, és lépjen a Diagram tervezés menüszalag, majd kattintson a gombra Adatok frissítése. Ez lekéri a legfrissebb információkat a hivatkozott Excel-fájlból, és frissíti a PowerPoint diagramon megjelenő információkat.

Az Excel adattáblázatától eltérően az Excel diagramtervében végrehajtott módosítások nincsenek hatással a PowerPoint diagramjára. Emiatt véglegesítenie kell annak a diagramnak a kialakítását és megjelenését, amelyről az Excelben másol, mielőtt átmásolná a prezentációjába.

Alternatív megoldásként önállóan is módosíthat a PowerPoint diagramon. Ez azt jelenti, hogy megváltoztathatja a prezentációs diagram megjelenését anélkül, hogy ez befolyásolná az Excelből másolt diagramot.

A módosítások végrehajtásához kattintson a diagramra, majd lépjen a Diagram tervezés menüszalag. Kiválaszthatja, hogyan érezze magát a diagram alatt Diagramstílusok. Ha úgy gondolja, hogy az aktuális diagramtípus nem illik jól a prezentációjához, akár módosíthatja is.

Kattintson Diagramtípus módosítása új ablak megnyitásához. Innen a bal oldali oszlopban bármelyik diagramtípust kiválaszthatja.

Összefüggő: Hogyan készítsünk vonaldiagramot Excelben

Néha nem emlékszik, hogy a prezentációban szereplő táblázatok és diagramok Excel-fájlhoz kapcsolódnak-e. Vagy előfordulhat, hogy összekapcsolta a PowerPoint-adatokat egy táblázattal, de nem emlékszik, hová mentette azokat.

Közvetlenül ellenőrizheti a PowerPoint-fájlt, hogy kapcsolódik-e valamelyik fájlhoz, és hol vannak ezek a fájlok. Ehhez kattintson a gombra Fájl ban,-ben menü szalag. A megnyíló teljes képernyős menüben lépjen a következőre: Info a bal oldali oszlopban.

Alatt Info ablakon, a jobb kéz oszlop, lépjen a Kapcsolódó dokumentumok. Kattintson Nyissa meg a Fájl helye lehetőséget hogy lássa, hová menti a linkelt fájlokat.

Ha áthelyezte a hivatkozott Excel fájlokat, kattintson a gombra Fájlokra mutató hivatkozások szerkesztése. Megjelenik egy Hivatkozások ablak, amely minden csatolt objektumot és a hozzá csatolt fájl helyét mutatja. Az ablak négy választási lehetőséget kínál:

• Frissítse most: Az objektum adatainak frissítése a hivatkozott fájl legfrissebb módosításaira.
• Nyílt forráskód: Megnyitja a hivatkozott Excel-fájlt.
• Forrás módosítása…: Megnyit egy Fájlkezelő ablakot a hivatkozott fájl módosításához.
• Link megszakítása: Eltávolítja a hivatkozást a prezentációból.

Mindig maradj naprakész

Ez a remek funkció először a Microsoft Office 2010-ben jelent meg, és azóta minden Office-felhasználó számára elérhető. Így ha hiányos adatok alapján készít prezentációt, többé nem kell attól tartania, hogy a jövőben manuálisan frissíti.

Ha átmásolja az Excel-információkat, majd csatolt elemként beilleszti a prezentációjába, akkor garantáltan automatikusan frissülnek a legújabb adatok a PowerPoint-fájlba.

10 PowerPoint-tipp professzionális prezentáció elkészítéséhez

Használja ezeket a Microsoft PowerPoint tippeket, hogy elkerülje a gyakori hibákat, lekösse közönségét, és professzionális prezentációt készítsen.

Olvassa el a következőt

A szerzőről