Nagyon sok időt töltött egy adott feladattal. Munkája során megkönnyebbülten sóhajt fel. Az idő és az erőfeszítés megérte. Nem is lehetnél elégedettebb az eredménnyel.
De a jó közérzet pillanata rövid életű, amikor rájössz, hogy a csapatodban valaki más épp most végzett ugyanazon a feladaton. Még rosszabb lesz, amikor rájössz, hogy a csapattársad is jó munkát végzett. Két nagyszerű mű van előtted, de csak egyet használhatsz. Az egyikre fordított idő, erőfeszítés és erőforrások teljes pazarlás.
Mik azok az átfedő feladatok?
Az átfedő feladatok egy időben vagy egymás után végrehajtott feladatok. Általában akkor fordulnak elő, ha egynél több személy dolgozik egy projekten, és több verziót állít elő, amikor csak egy verzióra van szükség.
Az átfedés nem kizárólag a feladatokra vonatkozik; az időbeosztásodban is előfordul. Egyszerre két különböző időpontot rögzíthet. És sajnos nem oszthatod két részre magad, hogy egyszerre különböző helyeken legyél. Tehát le kell mondanod az egyik találkozóról.
Miért fedik egymást a feladatok?
A feladatok alapértelmezés szerint nem fedik egymást. Vannak kiskapuk a műveletekben, amelyek lehetővé teszik, hogy a duplikáció észrevétlen maradjon. És amíg meg nem oldják őket, a feladatok továbbra is átfedik egymást, ami az erőforrások pazarlását okozza.
Nézzünk meg néhány okot, amelyek miatt a feladatok átfedésben vannak.
1. Hatástalan munkafolyamat
Hogyan osztasz ki feladatokat a csapattagoknak? Ha nem rendelkezik megfelelő struktúrával a feladatok delegálásához, előfordulhat, hogy ugyanazt a feladatot több személyhez rendeli.
A kör folytatódik, ha a csapattársak kiválasztják azokat a feladatokat, amelyeken dolgozni szeretnének anélkül, hogy ellenőriznék, hogy valaki más már dolgozik-e ugyanazon a projekten.
2. A csapat együttműködésének hiánya
Csapatvezetőként az Ön felelőssége a csapatszellem kialakítása a csapatban, hogy a tagok együttműködhessenek egy közös cél elérése érdekében.
Az együttműködés hiánya szürke területeket hoz létre. Egy feladaton több ember is dolgozhat függetlenül, anélkül, hogy ennek tudatában lenne. Még akkor is, ha egymást követő feladatokon dolgoznak együtt, azt csinálnak, amit akarnak, anélkül, hogy más csapattársakkal egyeztetnének.
3. Munka túlterhelés
A hatékonyság és a túlterhelés nem keveredik jól. Ha azt szeretné, hogy az alkalmazottak a legjobbat nyújtsák önnek, ne bízzon túl sok munkát rájuk.
Mikor fáradtság jelentkezik a túlterhelt munka miatt, a munkafolyamat általában megváltozik. Ahelyett, hogy követnék a megfelelő eljárást annak biztosítására, hogy ne ismételjenek meg egy feladatot, folytatják a következő elérhető feladattal.
Az 5 legjobb tipp az átfedő feladatok kezeléséhez
A produktív csapat a hatékony irányításról szól. Lehet, hogy több száz alkalmazottja van, és továbbra is terméketlen, ha nem koordinálja őket megfelelően. Az átfedő feladatok gátolhatják a termelékenységet, ha figyelmen kívül hagyják.
Nézzük meg, hogyan kell ezt csinálni.
1. Legyen nyitott a feladatokról
A munkahelyi legerősebb csapatok egyik alapértéke az átláthatóság. Ha eléggé megbízik a csapattagokban ahhoz, hogy velük dolgozhasson, akkor nyitottnak kell lennie a nekik szánt munkákkal kapcsolatban.
Minden munkavállalónak meg kell ismernie a munkával kapcsolatos információkat. Az összes kártya asztalra helyezése tájékoztatja őket arról, hogy milyen feladatokon dolgoznak és kikkel dolgoznak. Ha a munkával kapcsolatos tudás kiegyensúlyozatlan, előfordulhat, hogy a csapattársak ugyanazokon a feladatokon dolgoznak anélkül, hogy ennek tudatában lennének.
Az emberek képesek gyorsabban elvégezni a feladatokat, ha előzetesen ismerik azokat. Ha a tudás egyensúlyban van, akkor a feladatok átfedésének alig lesz helye, vagy egyáltalán nem lesz helye.
2. A haladás mérése
Mi lehet jobb módja annak, hogy megtudja, hogyan teljesítenek az alkalmazottak a feladatokban, mint a fejlődés mérése? Ha átadja a feladatokat, és elmegy, ne lepődjön meg, ha azokat nem hajtják végre időben vagy nem hatékonyan.
A munka előrehaladásának ellenőrzésével láthatja, hogy mikor duplikálják a feladatokat. A redundancia elég korai észlelése segít leállítani azt, mielőtt idő és erőforrás pazarolna rá.
Az alkalmazottak teljesítményének manuális követése megerőltető feladat. Fel kell hagynia saját felelősségével, és szorosan figyelemmel kell kísérnie minden lépését. A munkafolyamat-eszközöknek köszönhetően azonban automatizálhatja a folyamatot. Minden ponton láthatja, hogy a csapat tagjai hogyan végzik el feladataikat. Olyan eszközök, mint Az Asana segít a termelékenység növelésében és megakadályozzák a feladatok átfedését.
3. A hatékony kommunikáció fejlesztése
A hatékony kommunikáció biztosítja, hogy az üzenetek világosan továbbításra kerüljenek anélkül, hogy a jelentéseket megváltoztatná a zaj.
A feladatok átfedése gyakran információhiány vagy félreértés miatt következik be. Ha az alkalmazottak nem értik egyértelműen a nekik adott utasításokat, akkor az alapján dolgoznak, amit úgy gondolnak, hogy tenniük kellene.
A hatékony kommunikáció ápolása nem csak a kimondott vagy írott szavakon múlik. Ez egyben biztosítással is jár a megfelelő kommunikációs eszközöket. A munkautasításokat gyorsan, késedelem nélkül át kell adni a csapatnak. Ha új fejlemények merülnek fel, azonnal tájékoztassa a csapat tagjait.
4. Projektfelügyelők kinevezése
A csapat méretétől függően szükség lehet további kézre a feladatok felügyeletében.
Ha nagy a csapat, nem kivitelezhető mindenki szemmel tartása. Szüksége lesz projektfelügyelőkre, hogy egyéni szinten kapcsolódjanak a dolgozóihoz. A projektmenedzser teljesen elmerül a feladatokban, tudomásul veszi, mi működik és mi nem.
Ha valakinek kérdése van a feladataival kapcsolatban, könnyen felteheti a felügyelőt. A projektmenedzser felügyelete mellett nehéz feladatot megkettőzni, mivel tisztában vannak a projekt minden aspektusával.
5. A munkafolyamat automatizálása
A manuálisan kezelt feladatok könnyebben átfedik egymást. Bármilyen körültekintően próbál is kiosztani és kezelni a feladatokat a párhuzamosságok elkerülése érdekében, a dolgok kicsúszhatnak a réseken.
A feladatok delegálására szolgáló automatizálási eszközök alkalmazása biztosítja, hogy egyetlen feladatot se hajtsanak végre kétszer. Ha egy csapattag dolgozik rajta, a feladat kikerül a listából.
Az automatizálás a szekvenciális feladatoknál is hatékony. A rendszer úgy van konfigurálva, hogy a korábbi feladat befejeződött, mielőtt továbblépne a következőre.
Minden erőfeszítés számít
Az átfedő feladatok következményei hosszú távúak. A párhuzamos erőfeszítésekre fordított idő és erőforrások a felszínen jelentéktelennek tűnhetnek. De ha idővel összeállítod, rájössz, hogy sokat veszítettél.
Ha két ember nagyszerű munkát végez egy feladat két verzióján, amikor csak egyetlen verzióra van szüksége, az egyik verzió sem lesz jobb. A másik személy ezt az erőfeszítést más tevékenységbe is belefektethette volna, hogy két nagyszerű munkát adjon, amelyek hasznosak.
Szeretnél a zónában lenni és javítani a termelékenységedet? Íme, hogyan használhatja az áramláselméletet az elkötelezettség és az élvezet javítására.
Olvassa el a következőt
- Termelékenység
- Munka és karrier
- Feladatkezelés
- Munkahelyi tippek
- Idő beosztás
Chris Odogwu elkötelezett amellett, hogy írásaival tudást adjon át. Szenvedélyes író, nyitott az együttműködésekre, a hálózatépítésre és más üzleti lehetőségekre. Tömegkommunikációból mesterfokozatot szerzett (közkapcsolatok és reklám szak), valamint alapdiplomát tömegkommunikációból.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz műszaki tippekért, ismertetőkért, ingyenes e-könyvekért és exkluzív ajánlatokért!
Kattintson ide az előfizetéshez
