Mi az időellenőrzés és miért fontos?

Mozgalmas munkanap volt. Az asztalodnál ültél, a számítógépedre szegezve a szemed. Itt a zárás. Amikor indulni készül, ellenőrizze az elvégzett munka mennyiségét. Amit látsz, nem egyezik a beírt órákkal. Kíváncsi vagy, miért van ez így.

Lehet, hogy ideje nagy részét a közösségi médiában való interakcióval töltötte, ahelyett, hogy azt a munkát végezné, amelyet elhatározott.

Ez a forgatókönyv megmagyarázza, hány ember tölti idejét a munkahelyén. Határozzon meg egy másik utat magának az időellenőrzéssel, hogy jobban fektesse be idejét.

Miért kell időellenőrzést végezni?

Az időellenőrzés egy szisztematikus folyamat, amelynek segítségével áttekinthető, hogyan tölti az idejét. Lehetővé teszi, hogy az idejét hatékonyan gazdálkodja céljai elérése érdekében.

Az, hogy hogyan fekteti be idejét a munkába, hatással van a termelékenységére. A leghatékonyabb emberek azok, akik jól használják fel idejüket. Mi jobb módja annak, hogy megtudja, hogyan tölti az idejét, mint egy időellenőrzés?

Nézzünk meg néhány okot, amelyek miatt érdemes komolyabban venni az időellenőrzést.

1. Hatékony időgazdálkodás

A hatékony időgazdálkodás segít ebben javítja a munka és a magánélet egyensúlyát. Megfékezi a túlzásokat, amelyek elveszik az idődet.

Több órát tölt a munkahelyén. De a nap végén rájössz, hogy nem sok minden történt. Az időellenőrzés segít kitalálni azokat a nem produktív tevékenységeket, amelyekkel az idejét tölti.

2. Racionális döntéshozatal

Az időellenőrzés megalapozza a megalapozott döntések meghozatalához szükséges szilárd alapot a cél elérése érdekében. Hajlamosabb vagy racionális, semmint érzelmi döntésekre.

Az üzleti célok elérése gyorsabb, ha időkeretet rendel hozzájuk. A hatékony időellenőrzéssel meghatározhatja, hogy mennyi időt tud a céljaira fordítani, és egy adott időszakon belül bizonyos mérföldkövek elérésére törekszik.

3. Időtudat és érték

Előfordulhat, hogy úgy fekteti az idejét, hogy nem produktív tevékenységeket végez, anélkül, hogy észrevenné. Valószínűleg több órát tölt a számítógépén a munkahelyén. De a legtöbb órát a Facebookon tölti el, amikor dolgoznia kellene. A nap végére tudja, hogy órákat töltött a számítógépén, de nincs mit felmutatnia.

Az időaudit nemcsak az idő jelentőségét segít megérteni, hanem azt is, hogyan fekteti be. Ha ismeri azokat a nem produktív vállalkozásokat, amelyek elveszik az idejét, segít abban, hogy tudatosan számítson rá az időre.

4. Tárgyilagosság

Az időellenőrzés végrehajtása segít abban, hogy objektív, semmint szubjektív legyen. Gyűjtöd a tényeket arról, hogyan és hol töltöd az idődet. Aki eltökélt szándéka, hogy karrierje vagy munkája terén feljavítsa a játékát, ez arra sarkallja Önt, hogy az idővel proaktívvá váljon, ne pedig reagáljon.

Ahelyett, hogy a nem tervezett események felemészsék az idejét, az időellenőrzés arra ösztönzi Önt, hogy előre elkészítse tevékenységeinek ütemtervét, és azt szigorúan kövesse.

A heti munkaterv egy hatékony kezdeményezés, hogy proaktív legyen az időd munkában. Előzetes tájékoztatást ad a hét folyamán végzett tevékenységekről.

5. Elszámoltathatóság

A megfelelő időben történő ellenőrzés az elszámoltathatósági rendőrség. Nemcsak számonkéri Önt, hogy mivel tölti az idejét, hanem ötletet ad arra is, hogyan fordíthatná jobban az idejét. És ha ezt nem tartja be, annak következményei láthatóak minden olyan feladatban, célban és célkitűzésben, amelyet még nem teljesített.

Az időfelhasználás elszámoltathatósága jól jön, ha csapatban dolgozik. Az időellenőrzés megmutatja, hogyan tölti az idejét a csapat minden tagja.

A hatékony időellenőrzés végrehajtása magában foglalja annak nyomon követését és dokumentálását, hogy pontosan mivel tölti az idejét naponta. A sikeres időellenőrzés során rögzített adatok segítenek jövőbeli idődiagramok és tervezett ütemezések létrehozásában.

Vannak alapvető eszközök, amelyek segítségével a legtöbbet hozhatja ki az auditálási időből. Itt van néhány közülük.

1. Napló

A napló az egyik legrégebbi és legegyszerűbb időellenőrzési eszköz, de mégis hatékony. A naplók jóval a számítógép és az internet megjelenése előtt léteztek. Valószínűleg volt egy naplód, amelyben feljegyezted életed eseményeit felnőttként.

A tejüzemek még mindig nagyon sok helyen vannak. A régi nyomtatott naplók használata helyett azonban használhat elektronikus naplókat tevékenységei nyomon követésére.

A naplójában szereplő adatok segítenek megtudni, mivel tölti az idejét.

2. Idő-ellenőrzési munkalap

Az időellenőrzési munkalap egy elektronikus dokumentum, amely rögzített adatokat, értékelt eredményeket és az ellenőrzési folyamat időtartamát tartalmazza. Ezzel az eszközzel könnyedén azonosíthatja, és hivatkozásokat tehet arra vonatkozóan, hogyan tölti az idejét.

Összefüggő: A legjobb munkaidő-nyilvántartási sablonok az órák nyomon követéséhez

3. Időkövető szoftver

A technológiai fejlődésnek köszönhetően számos eszköz használható nyomon követheti idejét és növelheti termelékenységét.

Időkövető eszközök, mint pl Alkalmazott hatékonyak az időellenőrzésben azáltal, hogy nyomon követik az online tevékenységeket, és megmutatják az egyes tevékenységek időtartamát. A beállítások alapján értesítést kap, ha túl sok időt tölt egy adott webhelyen vagy alkalmazásban.

Összefüggő: A legjobb időkövető szoftver és alkalmazások

6 lépés a hatékony időellenőrzéshez

Ha az idejét jobb felhasználásra fordítja, az óriási változást idéz elő a munkahelyi teljesítményében. Egy produktív feladatokkal eltöltött óra értékesebb, mint a komolytalan tevékenységekre fordított 10 óra. Nem csoda, hogy az idejüket bölcsen befektető alkalmazottak hatékonyabbak.

Készen állsz egy időellenőrzésre? Íme néhány útmutatás.

1. Kitűzni egy célt

Miért szeretne időauditot végezni? Bármilyen egyszerűnek is tűnik a kérdés, nehéz lehet megválaszolni, különösen, ha nem gondoltad át.

Határozza meg a célját az elején. Ennek megértése segít a számodra fontos dolgokra összpontosítani. Az audit végén tudni fogja, hogyan alkalmazza megállapításait.

2. Határidő megállapítása

A cél meghatározása után határozzon meg egy határidőt is annak elérésére. Ellenkező esetben túl sokáig elhúzódhat. Jegyezze fel azokat a tevékenységeket, amelyeket a kitűzött határidőn belül végez.

Bármennyire is szeretné azonnal elintézni a dolgokat, ne kapkodja el őket. Az audit lényege meghiúsul, ha az eredmények nem pontosak. A hüvelykujjszabály az, hogy mérsékelt ütemben mozogjunk.

3. Tervezz stratégiailag

Részletes tervet kell készítenie arra vonatkozóan, hogyan kívánja elérni az időellenőrzés során kitűzött célokat. Ennek a tervnek reálisnak és összehasonlíthatónak kell lennie.

Az időellenőrzés stratégiai tervezése magában foglalja a csapat minden tagjának magával vitelét, valamint az ellenőrzéshez szükséges eszközök és erőforrások biztosítását. A hatékony terv segít elkerülni az idő- és erőforráspazarlást.

4. Adatgyűjtés

Az adatgyűjtés nagyon fontos lépés az idő-auditálási folyamatban. Ez úgy történik, hogy összegyűjti a feljegyzéseket arról, hogyan töltötte az idejét eddig.

Ahhoz, hogy sikeresen mozoghasson A pontból B pontba, meg kell értenie az A pont dinamikáját, majd ezt az információt útmutatóként kell használnia a következő fázishoz való továbblépéshez.

5. Az összegyűjtött adatok elemzése

Az összegyűjtött adatok elemzése segít azonosítani a korrelációt aközött, ahol eddig volt, és ahol most van. Nem minden összegyűjtött adatra van szükség az ellenőrzéshez.

Ki kell szűrnie az adatok hiányosságait, mivel ezek megváltoztathatják az ellenőrzés pontosságát. Koncentrálj a fontos adatokra. Az ilyen adatokat elemezni és kategorizálni kell, hogy megfeleljenek az időellenőrzés céljának.

6. Célok beállítása

A célok talpon tartanak, és sikerélményt adnak. Az idő-auditálási célok egyidejű elérése érdekében végzett munka elsöprő erejű lehet, különösen akkor, ha a célok nagyok.

Bontsa fel céljait apró célokra, amelyeket meghatározott időszakon belül kell elérnie. Ahogy eléred az egyes célokat, ünnepeld magad a jól végzett munkáért. A cél eléréséből származó pozitív energiád más célok elérésére motivál, és közelebb visz nagy céljaidhoz.

Minden másodperc számít

Meg fog lepődni, hogy hány terméketlen dologgal tölti az idejét. Az időellenőrzés előtérbe helyezi ezeket az információkat, megmutatva azokat a tevékenységeket, amelyek pazarolják az értékes idejét.

Az idő mindig mozog. Ha elveszted, nem kaphatod vissza. Ha egy tevékenység nem ad hozzáadott értéket a karrieredhez vagy a munkádhoz, akkor nem érdemli meg a figyelmet.

A határidők betartása és a feladatok időben történő befejezése: 8 tipp

Tanuld meg, hogyan tartsd be a saját magad által megszabott határidőket, és hogyan végezd el a dolgokat a határidő előtt. Íme néhány hasznos tipp!

Olvassa el a következőt

A szerzőről