Egy adminisztratív szakembernek komoly munkaterheléssel és megterhelő időbeosztással kell megküzdenie. A megfelelő alkalmazások azonban segíthetnek nekik automatizálni a feladatokat és zökkenőmentessé tenni a folyamatokat.
Ha a Google Workspace-t használja szervezetében, akkor annak eszközeit használhatja a közös feladatok elvégzésére. Olvasson tovább, hogy megtudja, hogyan használhatják a rendszergazdák a Google Workspace-t.
1. Tervezzen és szervezzen csapatrendezvényeket
Mielőtt megszervezné az utazást kollégáinak, érdemes tájékozódnia a szállodai és repülőjárati preferenciáikról. A végső döntés meghozatala előtt a Google Űrlapok segítségével készítsen felmérést a repülőjegy- és szállodaválasztásokról.
Összefüggő: Google Forms vs. Microsoft Forms: melyiket használja?
Amikor egy csapat utazásai során eseményeket kezelnek, az adminisztrátorok csoportos levelezőlistát hozhatnak létre a Gmailben az esemény résztvevőinek bevonásával. Ez megkíméli őket attól, hogy minden résztvevőnek külön e-maileket küldjenek. Küldjön egy e-mailt a csoportnak, és minden tag megkapja a fontos frissítéseket.
Sok adminisztrátornak a menedzser asszisztenseként kell dolgoznia. Akár korlátozott, akár határozatlan ideig kell viselnie ezt a kalapot, teljes odaadással tegye.
A Google Workspace-eszközök, például a Gmail, a Névjegyek és a Naptár segítségével zökkenőmentesen levelezhet a nevében. Mindössze annyit kell tennie, hogy hozzá kell férnie a Google Workspace-fiókjához a számítógépén. Vagy IMAP használatával összekapcsolhatja az e-mail fiókját a Gmail-fiókjával.
3. Levelezés rendezése szűrt postafiókkal
Ha naponta több száz e-mail érkezik a postaládájába, az stresszes lehet. A beérkező levelek rendszerezésével azonban rendezheti a dolgokat. Ha a Gmail része Google Workspace, nem kell más levelezőprogramot használnia.
A Gmail lehetővé teszi címkék létrehozását a különböző feladóknak, így a bejövő e-mailek külön mappákba kerülnek. Azt is beállíthatja, hogy a Gmail automatikusan megcsillagozza, továbbítsa vagy törölje az adott e-mailt, hogy megóvja a beérkező leveleket a felesleges e-mailektől.
4. Könnyedén kezelheti az e-maileket sablonokkal és aláírással
Ugyanazon e-mail üzenetek ismételt beírása unalmas és irritáló lehet. A Gmailben leggyakrabban használt üzenetekhez sablonokat hozhat létre. Ezzel akár 50 sablont is létrehozhat minden fiókhoz, így értékes időt takaríthat meg.
Ezt a sablon funkciót több aláírás mentésére is használhatja. Amikor e-mailt ír, válassza ki a megfelelő sablont a megfelelő aláírással annak megfelelően, hogy kit képvisel.
5. Azonnali kommunikáció a Google Chat segítségével
Akár fel kell vennie a kapcsolatot főnökével anélkül, hogy telefonhívásokkal zavarná őket, akár gyorsan szeretne beszélgetni egy alkalmazottjával, az azonnali csevegés a legjobb megoldás. A Google Chat segítségével bármit kérdezhet tőlük, és azonnal válaszolhatnak Önnek.
Bár előfordulhat, hogy az emberek nem mindig tudják felvenni a telefonhívást, megtekinthetik a csevegésben feltett kérdéseket. Ha elfoglaltak, a megfelelő időpontban visszakereshetnek.
6. Készítsen feladatlistát, és kapjon értesítést
A fontos feladatairól kötelező listát készíteni, ha nem akarja elfelejteni azokat. A Google Workspace segítségével nincs szükség külön teendőlista alkalmazásra. A Google Keep segítségével létrehozhat egy listát azokról a feladatokról, amelyeket el szeretnének végezni. Ezt az online eszközt az értekezletek során használhatják jegyzetek készítésére.
Összefüggő: A teendők listájának rendezése műveleti elemek segítségével
Később a rendszergazdák megoszthatják a Keep-dokumentumot más érintett felekkel. Használhatják a Google Naptárat, és eseményekként adhatnak hozzá feladatokat, hogy emlékeztetőket kapjanak. Ezenkívül ez az alkalmazás lehetővé teszi, hogy személyre szabja az emlékeztetők idejét minden egyes feladathoz vagy eseményhez.
7. Koordinálja a létesítményre vonatkozó kéréseket
Irodai adminisztrátorként gyakran nehéz nyomon követni az alkalmazottak összes létesítménykérelmét. A Google Űrlapok használatával az összes kérelmet egy helyen gyűjtheti össze. Hozzon létre egy űrlapot a szolgáltatási igényekhez, például a karbantartáshoz és az étkeztetéshez.
Ossza meg az összes alkalmazottal, és amikor valaki kitölti, e-mailben értesítést kap, és gyorsan megkapja a címet. Hozzáférést biztosíthat az űrlapok adataihoz más adminisztrátorok számára, így többen is áttekinthetik a kéréseket a számukra megfelelő módon.
A rendszergazdák kezelhetik a kéréseket, és nyomon követhetik a befejezett és függőben lévő kéréseket a Google Táblázatok segítségével.
8. 24 órás hozzáférés a fájlokhoz bárhonnan
Irodai adminisztrátorként az Ön feladata nem korlátozódhat meghatározott munkaidőre. Előfordulhat, hogy szervezete azt akarja, hogy azonnal hozzáférjen vagy megosszon egy bizonyos fájlt, még az irodai időn kívül is. Ezért nem támaszkodhat személyi számítógépekre a kulcsfontosságú irodai dokumentumok tárolására.
Használja a Google Drive-ot a fájlok és dokumentumok tárolására, így bármikor, bárhol elérheti őket. Ezenkívül lehetővé teszi a dokumentumok megosztását kollégáival.
Akár elkésik az irodából, akár egy másik műszakban dolgozó adminisztrátorokkal kell egyeztetni, a megosztott meghajtó csapattársak számára biztonságos és könnyed hozzáférést biztosít.
9. Azonnali fájlmegosztás és együttműködés
Szeretné azonnal megosztani a dokumentumokat? Hozzon létre egy dokumentumot és egy táblázatot a Google Workspace-en, és ossza meg őket azonnal annyi személlyel, amennyivel csak akarja. A fájl biztonságának és integritásának biztosítása érdekében megosztás közben szerepeket is kioszthat.
Olyan alkalmazások, mint a Google Docs és Google Táblázatok közvetlenül a dokumentumból is kommunikálhat. Ha azt szeretné, hogy több rendszergazda valós időben dolgozzon egy fájlon, semmi sem lehet jobb, mint a Google Workspace Dokumentumok, Táblázatok és Diák alkalmazásai.
Ezek az alkalmazások támogatják az együttműködési munkát, és megmutatják, hogy melyik csapattag módosította a dokumentumot.
10. Koordinálja a találkozók és képzések elérhetőségét
Az alkalmazottak képzésekre és értekezletekre való rendelkezésre állásának koordinálása többé nem jelenthet problémát. A Google Workspace Naptár eszközével megtudhatja, hogy mindenki elérhető-e, és megbeszéléseket ütemezhet.
Az adminisztrátorok akár külön naptárt is készíthetnek a csapatok eseményeihez, értekezleteihez, edzéseihez, vakációihoz. Így a dolgozók személyes beosztásukat is a naptárban szereplő eseményekhez igazíthatják.
Google Workspace Office-rendszergazdáknak
Az irodai adminisztrátor felelőssége, hogy koordinálja és felügyelje mindazt, ami a szervezetben történik. Míg a munkaterhelés gyakran megviselheti, a megfelelő alkalmazások használata megkönnyítheti az adminisztrátorok feladatait.
A Google Workspace-t már használó vállalatoknak nincs szükségük további eszközökre a legtöbb adminisztrációs feladat elvégzéséhez. Most, hogy tudja, hogyan kell használni a Google Workspace eszközeit, kezelheti a csapatokat, még akkor is, ha távoli helyekről dolgoznak.
Nehéznek tartja a távolról dolgozó csapat menedzselését? Próbálja ki ezeket a legjobb tippeket a szervezett távoli csapatkezeléshez.
Olvassa el a következőt
- Termelékenység
- Google Apps
- Munkaterület
- Együttműködési eszközök
Tamal a MakeUseOf szabadúszó írója. Jelentős technológiai, pénzügyi és üzleti tapasztalat megszerzése után folyamatokat előző munkahelyén egy informatikai tanácsadó cégnél, az írást 3 éve vette át főállású szakmá. Noha nem ír a termelékenységről és a legfrissebb technológiai hírekről, szeret játszani a Splinter Cell-lel és a Netflix/Prime Video-t nézegeti.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz műszaki tippekért, ismertetőkért, ingyenes e-könyvekért és exkluzív ajánlatokért!
Kattintson ide az előfizetéshez
