Túl sok a táblázat? Rendezze magát ezekkel a tippekkel

A táblázatok egy fantasztikus eszköz az adatok rendszerezésére és az információk különféle formáinak nyomon követésére a munkahelyen, különösen képletek és jelentések használatával. A táblázatok túlzott használata azonban nem hatékony, és ronthatja a termelékenységet.

Bizonyos dolgokra jók, másokra nem feltétlenül. Akár rengeteg táblázatot kényszerítettek rád a munkádból, akár csak szeretsz egy jó adatlapot, itt az ideje, hogy megvizsgáld azok kezelésének módjait.

1. Nyugtázza a táblázat túlzott használatát

Ön vagy azért van itt, mert elege van abból, hogy munkahelye mindenhez táblázatokat használ, vagy élvezi az adatokkal való munkát, és azon töpreng, hogy ez vonatkozik-e Önre is. Valójában jó gyakorlat, ha átgondolja, hogyan használja az olyan szoftvereket, mint a Microsoft Excel és a Google Táblázatok, hogy a legtöbbet hozza ki munkájából.

Hasznos megszámolni, hány táblázatot használ napi vagy heti rendszerességgel. Ha ez a szám meghaladja a hatot, akkor ezt annak jeleként veheti fel, hogy esetleg hátrányos helyzetben dolgozik, és problémákat okozhat, például:

• Nehézségek az időgazdálkodással.
• A folyamatok hatékonyságának hiánya.
• Rossz információszervezés.
• Vállalati szintű kommunikációs akadályok.

Összefüggő: Google Táblázatok formázási tippek professzionális megjelenésű táblázatok készítéséhez

Ha azonosítja, hogy milyen mértékben használják a táblázatokat a munkája során, új, produktívabb munkamódszereket nyithat meg. Nézzünk meg néhány módot a túlzott használat kezelésére, és hosszú távon jobb eredményeket érhet el.

2. Egyszerűsítse az adatokat a táblázatok egyesítésével és újratervezésével

A túl sok táblázat oka gyakran az, hogy nem használják őket intuitív módon. Tudni fogod, hogy ez történik, ha két külön lapot kell használnod egy egyedi feladathoz; például van egy az éves szabadságra, egy pedig a műszakfedezetre.

Ebben a konkrét esetben könnyedén egyesítheti őket egyetlen, mindenre kiterjedő munkalapban. Ezt úgy teheti meg, hogy különböző lapokra osztja őket.

Alternatív megoldásként mindkettőt táblázatként is felveheti egy lapra, és az alábbi lépéseket követve automatikusan frissíti a műszakrések táblázatát az éves szabadság adataival:

1. A második táblázatba, ahol az eltolási hézagokat rögzíti, írja be a képletet =IF(Cella kiválasztása, "GAP", "TELJES")
2. Ahol a fenti képlet kimondja Válassza a Cella lehetőséget, írja be az éves szabadság dátumait tartalmazó cellaszámot, például B2.
3. Amikor beír egy dátumot a kiválasztott cellába, akkor automatikusan kitölti a „GAP” szót, ahová beírja a képletet.
4. Ha nincs dátum, akkor automatikusan kitölti a „TELJES” szót, ahol beírja a képletet.

Ez a képlet bármire használható, a cellaértéktől függetlenül, és hasznos módja lehet a hasonló információk táblák közötti kezelésének.

Összefüggő: Excel-adatok összekapcsolása a PowerPoint-prezentációval

A lapok és az adatok egy helyen történő összevonása csökkenti az egyes feladatokhoz szükséges fájlok számát, és lehetővé teszi a munka hatékonyabb megszervezését. Tekintse meg a táblázatok listáját, hogy megtudja, kombinálható-e ezek közül valamelyik, hogy a munka világos és könnyen követhető legyen.

Néha nem lehetséges a táblázatok egyesítése, mert az adatok nem korrelálnak közvetlenül. Előfordulhat azonban, hogy több munkalaphoz is hozzá kell férnie az összetettebb folyamatokhoz, amelyek egynél több feladatot foglalnak magukban.

Ilyen esetekben érdemes lehet hiperhivatkozásokat hozzáadni a munkalaphoz, hogy gyorsan hozzáférhessen egy másikhoz. Ez egyben hasznos emlékeztetőül is szolgál a teljes folyamatról. Például, ha adatokat ad meg az ügyfelekről, elhelyezhet egy hivatkozást az ügyfelek visszajelzési lapjára.

Összefüggő: Az Excel diagramok és grafikonok típusai, és mikor kell használni őket

Ezt egyszerűen megteheti Excelben és Google Táblázatokban a gomb egyidejű megnyomásával CTRL + K a billentyűzetén. Ez felhozza a Hiperhivatkozás ablakot, ahol lehet Keresés a fájlhoz, és Név a cellában megjeleníteni kívánt szöveget.

Létrehozhat egy lapot is, amely hiperhivatkozásokat tartalmaz az összes többi táblázatára, és tájékoztatást ad arról, hogy mikor használja őket. Ez egy nagyszerű ötlet, ha azt szeretné, hogy Ön és kollégái ugyanazon az oldalon legyenek, és ugyanazokból a fájlokból dolgozzanak, ne pedig elavultak.

4. Fontolja meg az alternatív szoftvereket

A táblázatok csak ennyire képesek, és ha túlzott igénybevételtől szenved, annak csak az az oka, hogy szüksége van egy dedikált szoftverre a munkateher kezelésére. Például, valóban szüksége van egy éves szabadság táblázatra, ha ezt nyomon követi egy HR-rendszer?

Gyakran, ahogy egy vállalkozás terjeszkedik, túlnő a táblázatokon, és szoftverre van szüksége az információtömegek kezelésére. Asana egy fantasztikus alkalmazás projektmenedzsmenthez, és rengeteg van projektmenedzsment szoftver alternatívák amely képes kezelni a kézi munkafolyamatokat az Ön helyett.

Ahelyett, hogy lépést akarna tartani a vállalat folyamatosan növekvő igényeivel, keressen más módokat az információk tárolására és kezelésére. Időt takarít meg Önnek és kollégáinak, és számos olyan feladatot automatizál, amelyek általában további felügyeletet igényelnek.

Összefüggő: Asana vs. Jira: Melyik a jobb az agilis módszertanból?

5. Tekintse át folyamatait, és távolítsa el az ismétlődéseket

A táblázatok túlzott használata előfordulhat a rendszerezési kísérlet eredményeként, de ez néha túl messzire megy. Ezekben a forgatókönyvekben előfordulhat, hogy saját maga vagy kollégái mikromenedzselésébe kerül, miközben a valóságban ez időt vesz el a fontos feladatoktól.

A munkahelyi információk nyomon követése elengedhetetlen a zökkenőmentes működéshez, de időnként előfordulhat, hogy túl sok felesleges dolgot próbál nyomon követni. Gondolja át jelenlegi folyamatait, és gondolja át, hogy valóban szüksége van-e hozzájuk egy táblázatra.

Hasonlóképpen, ha egy táblázatot használ a már máshol tárolt adatok rögzítésére, akkor a munka szükségtelen megkettőzését eredményezi, és nagyon nem hatékony. Helyezze el a megfelelő táblázatokat, és dolgozzon a forrástól.

A táblázatok ellene működhetnek

A fenti tippek segítségével rengeteg módja lesz a táblázatok mappájának ürítésére, és hatékonyabban kezdheti el a munkát. Kövesse megérzéseit, hogy mely munkák érdemelnek külön adatokat, és melyeket lehet másképp kezelni.

Ha még mindig nem biztos abban, hogy a következő hetekben nagyon figyeljen arra, hogyan dolgozik. Lehet, hogy észreveszi, hol lehetne egyszerűsíteni a dolgokat, és időhatékonyabb és szervezettebb digitális teret hozhat létre.

A 8 legjobb módszer a Google Workspace-alkalmazások projektmenedzsmenthez

A Google Workspace-alkalmazások a legtöbb projektkezelési igényt kielégítik. Íme néhány a legjobb felhasználási módok közül.

Olvassa el a következőt

A szerzőről