Hogyan írjunk professzionális, irodán kívüli e-mail-választ

Ha e-mailekről van szó, kihívást jelenthet a szakmai határok felállítása. Végül is sok cég azt feltételezi, hogy amíg van internet, szabadon válaszolhat bármilyen üzenetre.

Bár volt idő, amikor elvárták, hogy a szakemberek mindig ügyeletben legyenek, az idők lassan változnak. Manapság egyre gyakoribb, hogy az emberek szabadnapjain offline állapotban vannak, és ennek jó oka van.

Ha nyaralni megy, szabadságot vesz ki a józan esze miatt, vagy bármilyen más okból távol kell lennie az irodától, íme néhány tipp, hogyan írhat professzionális válaszlevelet az irodán kívül.

1. Törölje a Házon kívüli tárgy fejlécét

Az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy közölje az emberekkel, hogy nincs irodája, ha megváltoztatja az e-mail válasz tárgyának fejlécét. Ahelyett, hogy csak azt írná, hogy „Hivatalon kívül”, megadhatja a kivett szabadság típusát is, ha kényelmesen megosztja azt.

Íme néhány példa az irodán kívüli e-mailek tárgyfejléceire:

• Hivatalon kívül – szabadság (december 25. – január 4.)
• [Hogyan kívül] Orvosi szabadság
instagram viewer
• Hivatalon kívül | Apasági szabadság
• *Hivatkozáson kívül* Sürgősségi szabadság
• Hivatalon kívül (gyászszabadság)
• Hivatalon kívül | Szülési szabadság
• Hivatalon kívül ~ Terepmunka
• [Hivatalon kívül] Ünnepnapi szabadság (karácsony napja)
• Hivatalon kívül – betegszabadság
• Hivatalon kívül – Házasság!

2. Említse meg, hogy milyen szabadságot vesz ki

Egyes embereknél általános az a feltételezés, hogy minden irodán kívüli e-mail szabadidős célokat szolgál. Ez azonban nem mindig van így mindenkinél.

Vannak, akik munkahelyen kívüli e-maileket is használnak, amikor dolgoznak, de egész nap nem férhetnek hozzá az e-mailjeikhez. Például előfordulhat, hogy az értékesítési képviselőknek vagy a terepen dolgozóknak olyan területekre kell utazniuk, ahol nincs internetkapcsolat.

Emellett az is előfordulhat, hogy szabadságot vesz ki személyes ügyei miatt, például kórházi látogatásokra, temetésekre vagy betegségből való felépülésre. Ezzel kínos lehet azt válaszolni, hogy „Remélem, jól telt a vakációd.”

Összefüggő: A vakáció szórakoztatóbbá tétele technológia segítségével

Ennek elkerülése érdekében ehelyett beillesztheti a szabadság részleteit az e-mail szövegébe. Nem kell őszintének lennie a helyzettel kapcsolatban, ha ez kényelmetlenül érzi magát, de ha őszinte a főnökével, a csapattársaival vagy az ügyfelekkel, az segíthet az empátia kialakításában.

Például, ha autóbalesetet szenvedett, és szüksége van egy kis időre, hogy felépüljön sérüléseiből, hagyja ismerősei segítenek nekik kezelni a késleltetett kimenettel és a várható elvárásaikat Visszatérés.

3. Kerülje a szükségtelen bocsánatkéréseket

Sok munkamániásnál gyakori, hogy az irodán kívüli e-mailekben elnézést kérnek, például: „Elnézést, hogy nem tudok azonnal válaszolni!” Fontos azonban megérteni, hogy nem kell bocsánatot kérnie azért, mert szabadságot vett ki a munkából, különösen, ha az jó. ok.

Elnézést kérés helyett itt van néhány kifejezés, amelyeket használhatsz helyette:

• "Köszönöm a megkeresést!"
• "Köszönöm az emailt."
• "Ez az e-mail megérkezett."

A bocsánatkérés helyett udvariasan elismerheti, hogy üzenetüket hivatalosan is megkapták. Ezzel olyan nyelvet választhat, amely arra összpontosít, hogy megköszönje nekik idejüket és erőfeszítéseiket.

4. Ne garantálja a válasz dátumát

Sok ember számára elsöprő lehet, ha egy hosszú távollét után visszatérnek az irodába, ha hatalmas e-mail-halmazt látnak. Valójában a szorongás akár meg is duplázódhat, ha olyan kifejezéseket használ, mint például: „Amint visszaérek az irodába, válaszolok”.

Ez nemcsak nagy szükségtelen nyomást jelent, hogy garantálja a választ a visszatérés első napján, hanem rossz elvárásokat is támaszt az Önnel kapcsolatba lépő emberekkel szemben.

Összefüggő: Tippek arra, hogyan nyissa meg és olvassa el e-mailjeit

Jóllehet helyes visszaigazolni az e-mail kézhezvételét, nem szükséges garantálni, hogy azonnal válaszolunk rá. A túlzott elköteleződés elkerülése érdekében, amikor készen áll a válaszadásra, a legjobb, ha inkább egy széles körű választ vagy egy általános tartományt választ.

Íme néhány példa a használható mondatokra:

• Ha az ünnepek után elérhető leszek, válaszolok.
• Kérem, várjon tőlem választ _______ végéig.
• Ha nem sürgős, várjuk a választ ________-ig.

Ne feledje, ha egy e-mail kritikus fontosságú, az emberek vagy megpróbálnak felhívni, vagy egy idő után felveszik Önnel a kapcsolatot. Ezzel kapcsolatban fontos, hogy puffereket helyezzenek el, nehogy az emberek gyors válaszban reménykedjenek.

Egyes szerepköröknél gyakori, hogy vannak tartalék kapcsolattartók, akik átveszik a terhelést, amikor Ön távol van. Mielőtt azonban egy főnököt, kollégát vagy csapattagot bízna meg azzal, hogy vállalja a terhet, amikor Ön nem elérhető, elengedhetetlen a beleegyezés.

Mivel sokan már túlterheltek saját munkájukkal, megterhelő lehet mások felelősségének felvállalása, még ha csak rövid időre is. Ezenkívül előfordulhat, hogy nem érzik jól magukat, ha bizonyos e-mail címekhez vagy személyes telefonszámokhoz hozzáférést biztosítanak az ügyfeleknek.

Emiatt, mielőtt felveszi valakinek a kapcsolatfelvételi adatait az irodán kívüli e-mailjébe, feltétlenül kérdezze meg tőle, hogy ezt megteheti-e, és milyen adatok megosztását szívesen látja.

6. Hozzon létre különböző, irodán kívüli e-maileket belső és külső felek számára

Attól függően, hogy ki kapja meg az e-mailt, az információ mennyisége, amelyet hajlandó megosztani az irodán kívüli e-mail válaszában, változhat. Hiszen akkor is venni kell adatvédelmi óvintézkedések, főleg ha nyaralsz.

Például bár jól érzi magát, ha megosztja az utazási helyét az irodai munkatársaival, nem biztos, hogy véletlenszerű emberekkel akarja ezt megtenni.

Az e-mail-kezelő rendszerek használatával eltérő, irodán kívüli választ állíthat be attól függően, hogy ki kapja meg. Ezzel megfelelő mennyiségű kontextust adhat az embereknek az irodán kívüli helyzettel kapcsolatban.

Hozzon létre jobb munkahatárokat az irodán kívüli válaszokkal

Egy olyan világban, ahol azt várják, hogy mindig elérhetőek legyünk, a határokat mutató, irodán kívüli e-mailek változást hozhatnak. Ha határozottan bánik személyes szabadságával, megtaníthatja a körülötte lévőket személyes élete értékére is.

Ezen túlmenően, ha arra kérsz másokat, hogy tartsák tiszteletben az idődet, másokat is ösztönözhetsz rájuk, hogy tegyék ugyanezt. Bár ez nem hangzik olyan nagy dolognak, mindent jelenthet a csapatoknak, ha az irodában egészséges normákat állítanak fel.

Hogyan írjunk irodán kívüli üzenetet a LinkedIn-en

Szeretné közölni LinkedIn hálózatával, hogy távol van az irodától? Így írhat házon kívüli üzenetet a LinkedIn-en.

Olvassa el a következőt

A szerzőről