A csak szöveges kommunikáció használata a virtuális munka hatékonyságának javítására

A virtuális csapatoknak nincs joguk a személyes interakciókra, mint az irodai kollégáik. Különféle eszközökre támaszkodnak, hogy távoli helyükről kommunikáljanak egymással.

A helyek és időzónák közötti különbségek miatt a telefonálás nem mindig a legjobb. Az SMS-küldés jobb alternatíva, mivel a csapattagok bármikor küldhetnek üzenetet anélkül, hogy kellemetlenséget okoznának egymásnak. De a csak szöveges kommunikáció sem tökéletes. Eltéveszti a célt, ha bizonyos tényezőket nem vesznek figyelembe.

Ebben a cikkben megvitatjuk, hogyan használhatják a virtuális csapatok hatékonyabban a csak szöveges kommunikációt.

Hogyan fejleszti az SMS-ezés a kommunikációs készségeket

Az SMS-ezés más hangulatot kölcsönöz a kommunikációs asztalnak. A szöveges kommunikációnak két fő módja van a kommunikáció javítására. Vessünk egy pillantást rájuk.

A szöveges kommunikációnak két fő módja van a kommunikáció javítására.

1. Az olvasási és írási készség fejlesztése

A gyorsírás és az emoji használata a trend az SMS-ezésben, különösen az informális csevegéseknél. Ez az SMS-küldési módszer elriasztja Önt a megfelelő angol nyelv használatától.

Amikor főnökével, munkatársával vagy üzlettársával kommunikál, nem úgy kommunikál velük, mint a barátaival vagy más jelentőségeivel. Megfelelő angol nyelven kell írnia, ami teljes újraolvasást és átstrukturálást igényel. Ez segít megőrizni a formálisabb hangvételt a kommunikációban.

2. Ösztönözze az egyértelmű kommunikációt

A csak szöveges kommunikáció egyértelmű kommunikációs készségeket is létrehoz. Amikor szövegen keresztül kommunikál, kénytelen maradni a kommunikáció során. Mivel a szándéka üzleti célokra irányul, nincs helye túlzó szavaknak vagy mondatoknak.

A 7 tipp a csak szöveges kommunikáció használatához virtuális munkához

Mivel az SMS-ezés a távmunka elengedhetetlen része, fontos megérteni, hogyan tehetjük ezt még hatékonyabbá. Ha rosszul csinálja, csapata kommunikációs hibákat szenved, amelyek megzavarják a munkafolyamatot. Íme néhány tipp, amelyek segítségével egyszerűvé és átfogóvá teheti üzeneteit.

1. Kerülje a gyorsírás használatát

Nem számít, milyen közel áll üzleti partnereihez vagy kollégáihoz, a velük folytatott kommunikáció nem lehet informális. A szükségtelen rövidítések vagy rövidítések használata az üzenetekben nem professzionális szemléletet tükröz.

Nem kell rendkívül merevnek lennie az üzeneteivel, de etikátlan az olyan rövidítések használata, mint az „U” a „Te” helyett a munkával kapcsolatos beszélgetésekben. Ez komoly fordulatot jelenthet a legtöbb ember számára, aki egységes és strukturált szöveges üzeneteket vár el.

2. Megfelelően használjon sapkákat

A nagybetűk bizonyos írási célokra alkalmasak. A nagybetűk használata a mondatban az egyik buktatókat, amelyeket el kell kerülnie az SMS-ben. Mivel hozzászoktunk a kisbetűs szövegek olvasásához, nem könnyű elolvasni a csupa nagybetűs szöveget.

A csupa nagybetűs szöveg heves aláfestést ad üzenetének. Úgy tűnik, dühös vagy, vagy kiabálsz a kagyló felé. Ha posztot szeretne közzétenni a közösségi médiában, ha a szöveget csupa nagybetűvel írja, figyelemfelkeltőnek tűnik.

3. Jó időzítés

A csak szöveges kommunikáció lehetővé teszi, hogy a megfelelő időben válaszoljon egy üzenetre. Ennek azonban nem szabad a vevő rovására mennie.

Például nem helyénvaló szöveges üzenetet küldeni az éjszaka közepén vagy kora hajnalban, hacsak nem mondják kifejezetten, hogy ez nem probléma. Ne várjon gyors választ egy ilyen üzenetre. A legjobb, ha minden munkával kapcsolatos üzenetet munkaidőben küld el.

4. Kerülje a hosszú mondatokat

A legjobban megírt nyelvtan unalmassá válik, ha túl hosszú anélkül, hogy bekezdéseket törne. Az emberek figyelme alacsonyabb lehet, mint egy aranyhalé. Egy terjedelmes szöveges üzenet arra késztetheti őket, hogy elolvassák a tartalmat.

Az áttekintés miatt elmulaszthatják az üzenet fontos részleteit, ami megváltoztatja küldői szándékát.

5. Csak akkor használjon hangulatjeleket, ha szükséges

A hangulatjelek nem rosszak. Ami azt illeti, megvannak pozitívan befolyásolta kommunikációnkat. A hangulatjelek segítenek bizonyos érzelmek találó kifejezésében.

Ha munkával kapcsolatos szöveget küld, nem kell teljesen kiiktatnia a hangulatjelek használatát a szövegből. Ehelyett tudnod kell, mikor alkalmas a használatukra, hogy ne keltsen rossz benyomást. Ha nem biztos abban, hogy mikor használja őket, hagyja ki őket.

6. Ne tegyen feltételezéseket

Az SMS-ben hajlamos azt feltételezni, hogy a címzett mikor és hogyan fog válaszolni az üzenetére. Ez negatívan befolyásolhatja hangulatát, mert a reakciójuk teljesen eltérő lehet.

Nem számít, milyen későn válaszol a címzett, soha ne feltételezze, mit gondol. Várd meg, amíg hallasz felőlük. Sürgős esetben küldhet emlékeztetőt.

7. Lektorált üzenet

Ne rohanjon a „küldés” gomb megnyomásával anélkül, hogy lektorálná az üzenetet. Nagyon könnyű nem észrevenni az apró hibákat az írásban, ezért szánjon időt a helyesírási és nyelvtani hibák kijavítására.

Több időbe telik a rosszul megírt SMS, chat vagy e-mail okozta problémák megoldása, mint az első alkalommal. Belefáradt az üzenetek manuális lektorálásába? Nyelvtanilag nagyon hasznos ebben a tekintetben.

A 3 legjobb csak szöveges kommunikációs eszköz, amelyet használhat

A távmunka növekvő népszerűsége miatt az elmúlt években számos munkafolyamat-eszköz került bevezetésre. Ezen eszközök némelyike ​​nagyszerűen teszi lehetővé a virtuális csapatok számára, hogy a csak szöveges kommunikációval boldoguljanak munkájukban. Nézzünk meg ezek közül néhányat.

A Slack elsősorban a vállalkozások számára készült üzenetküldő alkalmazás, amely lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy egy fedél alá tömörüljenek munkavégzés céljából. Lehetőséget kínál két tag közötti egy-egy kommunikációra, valamint három vagy több taggal való csoportos kommunikációra.

Ha néhány kiválasztott projekttel dolgozik, korlátozhatja a kommunikációt ezeken az embereken egy dedikált területen, amelyet csatornáknak neveznek. A terem tagjai szabadon kommunikálhatnak anélkül, hogy aggódnának amiatt, hogy a csapat többi tagja hozzáférhet az üzeneteikhez.

A Microsoft Teams egy csevegés-alapú munkafolyamat-eszköz az üzleti kommunikációhoz. Alkalmas virtuális csapatok számára, lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy együttműködjenek a feladatokban, és lehetőség nyílik a munkafájlok és dokumentumok megosztására.

A virtuális csapatok különböző kommunikációs igényeit kielégítve a csapattagok egyénileg is cseveghetnek egymással, és csoportosan is cseveghetnek projekteken való együttműködés során. A projektekben való részvételüktől függően különböző szintű hozzáférési szintek biztosíthatók a csapattagoknak.

A Basecamp egy online kommunikációs és munkafolyamat-eszköz. Jó választás virtuális csapatok számára, lehetővé teszi a csoportos együttműködést csak szöveges kommunikációval.

Feladatokat delegálhat adott dolgozókra, és egyénileg kommunikálhat velük. Ugyanebben a szellemben a csapattagok együttműködhetnek a feladatokban, és nyíltan kommunikálhatnak mindenkivel, aki tudatában van annak, hogy mi történik. Feladat-emlékeztetőket is kínál, amelyek a határidők betartására késztetik a csapattársakat.

Koncentráljon a fontos információkra a csak szöveges kommunikációval

Számos munkával kapcsolatos telefonhívás megválaszolása jobban felemészti az idejét, mint gondolná. A végén improduktív dolgokról beszélsz jóval azután, hogy az üzenetet átadták.

A csak szöveges kommunikációval csak a szükséges fontos részleteket írja le. Mindenki megkapja a hatékony munkavégzéshez szükséges információkat. Kevés, vagy nincs helye a félreértésnek, mivel a szavak világosan vannak kiírva, hogy mindenki láthassa.

A csak szöveges kommunikáció használatának előnyei és hátrányai a virtuális munkahelyen

A csak szöveges kommunikációs eszközök a megfelelő megoldás az Ön munkahelyére? Íme néhány előnye és hátránya, amelyeket figyelembe kell venni.

Olvassa el a következőt

A szerzőről