Hogyan tartsunk sikeres projektindító értekezletet

A projekt indító találkozói tökéletes alkalmat kínálnak arra, hogy a csapat minden tagja egy oldalra kerüljön, és egy közös cél érdekében dolgozzanak. Éppen ezért jól felkészültnek és megfontoltnak kell lenniük, mivel ezek segítenek abban, hogy a legtöbbet hozza ki az ügyfelével folytatott beszélgetésből.

Ebben a cikkben megosztunk néhány tippet és eszközt, amelyek segítségével sikeres kezdőtalálkozót szervezhet csapatával.

Mi az a projekt indító találkozó?

A projektindító értekezleten a projektmenedzser találkozik a csapattal, és néha az ügyféllel, hogy bemutassa a projekt céljait, elmagyarázza, hogyan fogják elérni azokat, és áttekinti mindenki szerepét. Általában egy új projekt legelején kerül megrendezésre, bár a folyamat későbbi szakaszában célszerű lehet egyet megtenni, ha új akadályok vagy kérdések merülnek fel.

Ez a fajta találkozó segít abban, hogy új projektjét szilárd alapokon kezdje el azáltal, hogy világosan kommunikálja, hogy mi várható, hogyan mérik az előrehaladást, és milyen buktatók várhatnak rád. Mindent összevetve, ez meghatározza az összes érdekelt féllel való gördülékeny együttműködést.

A projekt indító találkozójának előnyei

Amint fentebb említettük, a projekt indító találkozói lehetőséget kínálnak arra, hogy mindenki igazodjon a projekt jövőképéhez és a projektben betöltött szerepéhez. Az alábbiakban felsorolunk néhány további figyelemre méltó előnyt egy sikeres nyitótalálkozó:

• A projektek hatékonyabban futnak, ha a csapat minden tagja megérti felelősségét.
• A kezdő megbeszélések megmutatják, milyen messze van a csapat a projekttel kapcsolatos ismeretek terén. Ez segíthet azonosítani az út során esetlegesen felmerülő problémákat.
• A kezdő megbeszélések segítenek kialakítani a kapcsolatot Ön és ügyfele között azáltal, hogy a folyamat elején mindenki egyenrangúvá válik.
• Ha mindent korán megtervezünk, akkor csökken a változások valószínűsége, amelyek a projekt későbbi szakaszában késéseket okozhatnak.
• Ügyfelének lehetősége lesz értékes visszajelzést és ötleteket adni, mielőtt túl messzire menne a projekt életciklusába.
• Egy sikeres projektindító értekezlet növeli annak valószínűségét, hogy a költségvetésben és az ütemtervben maradunk.

5 tipp egy sikeres projekt indító megbeszélés lebonyolításához

A projektindító értekezletre való felkészülés során a következőket kell megtenni:

1. Készítse el saját napirendjét

Az Ön napirendje egyértelmű irányt ad a találkozónak, amelyet követni kell, ezért nagyon fontos, hogy készítsen egyet és terjesszen ki még a nyitó értekezlet előtt. A napirend előzetes megtervezése segít koncentrálni és a feladatra koncentrálni.

Használhat jegyzetkészítő alkalmazást, mint pl Evernote találkozóterv létrehozásához, amelyhez minden tag hozzáférhet. Kezdheti a nulláról, vagy időt takaríthat meg az egyik használatával találkozók sablonjai.

Adjon hozzá minden lényeges részletet a projektről, miután kezelte az alapokat, beleértve az ülés időtartamát és az elnököt (a projektvezetőt). Bár ezek az adott projekttől függnek, amelyen dolgozik, íme néhány általános ötlet, amelyet meg kell fontolni:

• Üdvözlet és bemutatkozás
• Világos magyarázat arról, hogy mit szeretne elérni a nyitó megbeszélés során
• A projekt célja
• Projekt hatóköre
• Idővel és költségvetéssel kapcsolatos korlátok
• Jelenlegi ismert kockázatok
• A szállítandó termékek listája
• Nyílt beszélgetés és kérdések.

2. Hívja meg a megfelelő embereket

Ebben a szakaszban az összes kulcsfontosságú érdekelt fél meghívására szeretne összpontosítani. Mindazonáltal, mert arra vágyik, hogy felpörgesse a labdát, kísértést érezhet, hogy meghívjon mindenkit, akinek bármije van a projekttel kapcsolatban. Ez kihatással lehet a találkozóra, mivel a nagy tömeg kezelése nagyobb kihívást jelent. Csak olyan csapattagokat vegyen fel, akiknek szerepük van a projektben (és értékes hozzájárulást adhatnak).

Meghívhatja az értekezlet résztvevőit e-mailben, vagy ami még jobb, egy belső kommunikációs eszköz mint Laza. Ezzel az eszközzel létrehozhat egy csatornát (csoportot), amellyel megoszthatja az értekezlet napirendjét és egyéb releváns dokumentumokat, hogy mindenki átnézhesse azokat az értekezlet előtt.

3. Tegye interaktívvá a találkozót

Tartsa interaktívan a kezdő megbeszélést azáltal, hogy nyílt platformot biztosít az ötletek és javaslatok kifejezésére. Itt az a cél, hogy mindenki aktívan részt vegyen a találkozón. Íme néhány ötlet, hogy mit tehetsz:

• Csoportos ötletbörzék: Ez akkor működik a legjobban, ha több csapattag is rendelkezik hasonló szakértelemmel. Által ötletelés közösen, gyorsan építhet egymás tudására, és kreatív megoldásokat dolgozhat ki, amelyek utat nyitnak a sikerhez.
• Váltson elnököl az ülésen: Bár az ideális, ha a projektmenedzser segíti a kezdő értekezletet, az elnököket váltogathatja, hogy elkerülje az emberek figyelmének elvesztését. Lehetővé teszi, hogy mindenki részt vegyen az ülés napirendjének konkrét aspektusainak vezetésében vagy előadások tartásában, ami szintén segítheti a csapatot, hogy jobban részt vegyen a projektben.
• Kérjen visszajelzést: Amikor valami újat mutat be, kérdezze meg a résztvevőket, hogy van-e kérdésük ezzel kapcsolatban, hogy mindenki elmondhassa véleményét az értekezleten. Kihasználhatja ezt a lehetőséget, hogy felfedezzen más gondolatokat vagy aggodalmakat, amelyek ezzel kapcsolatban felmerülhetnek hogy a bizonytalanságok nem halmozódnak fel idővel – ez a frusztráció elsődleges oka az érintettek körében a projektet.

Ezek az interaktív technikák biztosítják, hogy az összes érdekelt fél aktívan részt vegyen a kezdő megbeszélésen.

4. Tisztázza a szerepeket és a felelősségeket

Feltételezve, hogy mindenki érti az egész projektet és azt, hogy miként illeszkedik bele, a következő lépés a szerepek és felelősségek meghatározása lenne. Használja ki ezt a lehetőséget, hogy megismételje a korábbi megbeszéléseket arról, hogy mindenki mit vár el egymástól. Használhat olyan online eszközt, mint pl Asana ellenőrző listákat készíteni, hogy mindenki láthassa, mely feladatokért felelős.

Kezdje azzal, hogy olyan műveletelemeket rendel hozzá, amelyeket egy egyeztetett határidővel kell végrehajtani, majd ossza szét a csapattagok között. Rendezze ezeket a tevékenységeket fontossági sorrendbe úgy, hogy a legfontosabb feladatok szerepeljenek első helyen. Így biztosíthatja a határidők betartását anélkül, hogy túlságosan meg kellene feszítenie az embereket.

5. Adja hozzá az értekezlet összefoglalóját a belső Wikihez

A megbeszélés befejeztével alakítsa át jegyzeteit egy jól szervezett dokumentummá, hogy a későbbiekben könnyebben hivatkozhasson. Használhatja a sajátját belső wiki mint egy online adattár, amelyhez a projektben mindenki könnyen hozzáférhet.

Ily módon mindig hivatkozhat az értekezlet jegyzeteire, ha kérdése van valamivel kapcsolatban, amelyet a nyitóülés során tárgyaltak. A wiki segítségével frissítéseket is hozzáadhat a projekt életciklusa során.

Adja meg a megfelelő hangot a teljes projekthez egy indító megbeszéléssel

A kezdő találkozó minden projektben létfontosságú lépés, mivel megadja az alaphangot a projekt teljes életciklusára vonatkozóan, és mindenkit ugyanabba az irányba terel.

Használhatja a fenti tippeket és eszközöket, hogy minden érdekelt felet egy oldalra állítson, és előkészítse az utat a produktív munkafolyamat felé.

6 egyszerű módszer a találkozók eredményesebbé tételére

Ha szeretné tudni, hogyan kell sikeres csapattalálkozót lebonyolítani, nézze meg ezt a 6 alapvető tippet, amelyet érdemes követnie.

Olvassa el a következőt

A szerzőről