3 érv, amiért érdemes mérni a termelékenységet

Néha könnyű úgy érezni, hogy nem sok mindent csináltál egy nap alatt, még akkor is, ha keményen dolgozol. Előfordulhat azonban, hogy nem veszi észre, hogy valójában mennyit csinál, ha nem jegyzi fel, hogyan tölti el produktív idejét.

Ebben a cikkben bemutatjuk, miért hasznos a termelékenység mérése, és néhány példát mutatunk be arra, hogyan készíthet egyszerű feladatlistát többféle szoftverben.

3 érv, amiért érdemes mérni a termelékenységet

Számos oka van annak, hogy miért hasznos a termelékenység mérése. Nemcsak abban segít, hogy megtudja, hol tart a fontos feladataival, hanem segíti a motivációt és az általános napi tervezési tapasztalatot is.

A termelékenység mérése egy egyszerű napi teendőlista vezetésével kezdődik, amelyet a következő előtt vagy aznap reggel hoz létre, de ez nem korlátozódik az ott található tételekre. Ideális esetben ragaszkodik az elkészített listához, azonban nem ritka, hogy egy új feladat mellé szegődik, amelyre felhívták a figyelmét.

Még ha befejezi is az új feladatot, mielőtt felveszi a teendők listájára, mindenképpen jegyezze fel ott. Így jobb képet kaphat arról, hogy mely feladatokra fordít időt.

Íme három ok, amiért hasznos egy ilyen lista vezetése.

1. Látni fogja, hogy elkészült a dolga

A teendők listájának összeállítása nemcsak abban segít, hogy a napi prioritásokra összpontosítson, hanem a tételek ellenőrzése során is bebizonyíthatja, hogy készen van a dolgaira.

Semmiképpen sem verseny, hogy mennyit tudsz lecsekkolni. Sőt, tudni fogja, hogy fontos feladatait elkerülte – vagy legalábbis hozzájárult egy nagyobb feladat elvégzéséhez egyes akcióelemek kezelése.

Összefüggő: Microsoft To Do vs. Taskade: Melyik feladatkezelő eszköz a jobb?

Nem csak a nap végén fogod jobban érezni magad, de motiválónak is találhatod, ha megnézed, mit értél el előző nap, és megtarthatod a lendületet.

2. Jobb célokat tűzhet ki

Minden célnak mérhetőnek kell lennie. Azonban nem tudja, hol kezdje, ha nincs alaphelyzete.

Ha kiírja a teendőit, és nyomon követi, hogy mit ért el, akkor termelékenységének egy mértékegységet ad – az elvégzett feladatok számát. Ennek a számnak a használatával jobb képet kaphat arról, hogy átlagosan hány feladatot tud elvégezni egy nap, ami az alaphelyzet.

Innentől reálisabb célt vagy napi feladatokat állíthat be, és szükség szerint felfelé vagy lefelé módosíthatja.

3. Tudni fogod, mikor kell egy kis szünetet tartani

Néha nehéz eldönteni, mikor kell félretenni a munkát, a projektet vagy a tanulást. Ha minden nap meghatározott mennyiségű feladatot ad meg magának, akkor tudni fogja, mikor van ideje szünetet tartani.

Ez nem jelenti azt, hogy mindegyiket be kell fejeznie. Valójában, termelékenységi szakértő, Ivy Lee azt javasolta, hogy a vezetők egy csoportja végezzen el napi hat feladatot, és bármit is, amit nem végeztek el, egyszerűen át kell költözniük a következő napra, és ezt tegyék elsődleges prioritássá.

Összefüggő: Hogyan optimalizálhatja a teendők listáját, hogy hatékonyabb legyen

Módszere arra sem tanította meg a vezetőt, hogy folytassa a listájukat, miután elvégezte hat napi feladatát. Ha ezt megtenné, az olyan lenne, mintha egyszer megmozgatná a célvonalat, mielőtt megengedné magának, hogy megünnepelje a győzelmét.

Mindenkinél jobban ismeri a feladatát. Még akkor is, ha még csak részben halad a listán, jobban fel tudja mérni, hogy kell-e nyomni még egyet, vagy ha eleget tettél, és néhány után ott folytathatod, ahol abbahagytad nagyon szükséges pihenés.

A termelékenység gyors mérése egy szövegszerkesztő szoftverben

Ebben a példában az Apple Pages látható. Az induláshoz azonban nincs szükség speciális szoftverre, ahogyan bármelyik szövegszerkesztő megteszi.

Kezdje egy új dokumentum létrehozásával, és ennek megfelelően nevezze el. Írja félkövérrel a dátumot, hogy kiemelkedjen, és írja le a teendőit pont formában.

A feladatok elvégzése közben valamilyen módon módosítsa a formázást, hogy tudassa magával, hogy elvégezte a feladatokat – például húzza át a szöveget vagy módosítsa a színt.

Bármilyen befejezetlen feladatot kimásolhat és beilleszthet a következő napi lista tetejére. Kivághatja és beillesztheti azt is, ha nem szeretné látni a befejezetlen feladatokat, de hasznos lehet nyomon követheti ezeket is, hogy módosíthassa célját, és megtudja, milyen típusú feladatokat találhat még kihívást jelentő.

Ha úgy találja, hogy egy feladatot többször is áthelyezett, előfordulhat, hogy ki kell találnia egy módszert a végrehajtásához, például egye meg a békát módszer, ahol kihívás elé állítod magad, hogy először a nehezebb vagy kevésbé kívánatos feladatokat tedd ki az útból.

Néhány példa a termelékenység mérésére más szoftverekben

1. Fogalom

Íme egy példa arra, hogyan nézhet ki a napi teendők listája a Notionban. Ez a lista a Notion teendőlista blokkját használja, amely megadja a négyzeteket, amelyeket be kell jelölni a tételek befejezésekor. Ahogy ezt teszi, a szoftver automatikusan áthúzza a tételeket.

2. Kattintson a Fel gombra

A ClickUp egyszerű listája segítségével mérheti termelékenységét. A példában szereplő lista a hét napjait használja csoportként, és a tételek kitöltésekor a következőhöz kerülnek teljes csoportba, hogy továbbra is lásson mindent, amit tett.

Ehhez használja a dátum zárva oszlop segít nyomon követni, hogy melyik napon fejezte be a tételt.

3. Táblázat

Egy egyszerű táblázat egy másik módja annak, hogy figyelemmel kísérje termelékenységét – ez a szójáték célja. Ebben a példában egy fájlt használna az egész hónapra. Minden lap egy hetet vázol fel az adott hónapon belül, és minden oszlop a hét egy-egy napja.

Az olyan táblázatok, mint a Google Táblázatok, jelölőnégyzeteket kínálnak, amelyek egyszerűvé teszik az elemek megjelölését.

Kövesse nyomon termelékenységét

A termelékenység mérése segít abban, hogy kevesebb stresszt érezzen azokkal a dolgokkal kapcsolatban, amelyeket azért nem tett meg, mert megmutatja magának, hogy halad. Azt is lehetővé teszi, hogy jobb célokat tűzzön ki, és tudja, mikor kell pihenni.

Szerencsére nem kell túlbonyolítani, és lehet, hogy már rendelkezik a kezdéshez szükséges szoftverrel.

5 módszer a termelékenység növelésére és több munkavégzésre rövidebb idő alatt

Növelni szeretné termelékenységét, és többet szeretne rövidebb idő alatt? Íme néhány hatékony módszer.

Olvassa el a következőt

A szerzőről