Hogyan készítsünk jegyzeteket a Zoom-találkozók során, mint egy profi

Legyen szó csapattalálkozóról vagy ügyfélhívásról, a Zoom értekezletek minden távoli dolgozó életének elengedhetetlen részévé váltak. A legtöbb ember azonban elfelejti a megbeszélést az ülés végén. Ha nem emlékszik a megbeszélés legfontosabb eseményeire, az eredménytelenné teheti, ami eredménytelenséghez vezethet. Szóval, hogyan maradhat naprakész az összes online találkozóról?

Írja be a találkozó jegyzeteit. Bár ez nem új ötlet, sok embernek nincs megfelelő jegyzetelő rendszere, amely segítene lépést tartani a hívásaikkal. De hogyan készíthet jegyzeteket a Zoom értekezletek során? Találjuk ki.

Találkozói jegyzetek vs. Perc: Mi a különbség?

Az idő nagy részében az emberek felcserélhetően használják az ülés jegyzeteit és jegyzőkönyveit. Azonban ezek nem ugyanazok a dolgok, és különbségeik megértése segíthet a hatékonyság növelésében.

A jegyzetek és a jegyzőkönyvek egyaránt olyan műveletek, amelyek rögzítik az értekezleten megvitatott lényeges pontokat, de más dolgokra irányulnak. Az értekezleti jegyzetek rövidített információk az ülésen említett ötletekről, tervekről, célokról, cselekvésekről, határidőkről. Célodtól és szándékodtól függően módosíthatod a tartalmat.

Másrészt az ülések jegyzőkönyvei olyan formális részletek, amelyek az ülés jogi dokumentációjaként szolgálhatnak, amelyet a könyvvizsgálók és a bíróságok megtekinthetnek. A jegyzőkönyvek lényegében olyan információkat rögzítenek, mint az értekezleten résztvevők és távollévők, a megvitatott témák, az értekezlet kezdési és befejezési időpontja, meghozott döntések stb. A jegyzőkönyvek bizonyos szerkezetet követnek, ellentétben a módosítható jegyzetekkel.

Összefüggő:A legjobb tárgyalási jegyzőkönyv sablonok szakemberek számára

Hogyan készítsünk jegyzeteket egy zoom-megbeszélésen

A személyes használat mellett az értekezleti jegyzetek forrásként is szolgálhatnak kollégái számára, különösen, ha hajlandó megosztani a sajátját. Mivel minden létfontosságú információt megvitatnak egy megbeszélésen, ez segíthet növelni csapata termelékenységét.

A találkozó jegyzeteinek azonban szerkezettel kell rendelkeznie. Különben senki sem fogja megérteni őket. A következőképpen készíthet feljegyzéseket az értekezletekről, mint egy profi:

1. Ismerkedjen meg a jegyzetelés alapjaival

A jegyzetelés során több témát is érdemes áttekintenie. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a dolgokat, amelyeket tartalmaznia kell:

ELŐTALÁLKOZÁS: A találkozó megkezdése előtt írja le a már rendelkezésre álló részleteket, hogy ne veszítse el az időt. Itt vannak:

• Dátum és idő: Ez segít a jegyzetek megfelelő rendszerezésében és rendezésében.
• A találkozó résztvevői és típusa: Ez ügyfélhívás vagy csapattalálkozó? Ki vett részt rajta?
• Napirend: Összefoglaló a találkozóról.
• Ötletek: Van valami, amit szívesen megosztana a találkozó során? Írd le őket, hogy ne felejtsd el őket.

A TALÁLKOZÁS ALATT: Az értekezlet kezdetét követően a jegyzetelést az értekezlet során említett fontos dolgokra összpontosíthatja, mint például:

• Akcióelemek: Ha a megbeszélésen bármilyen tervet megvitattak, írja le. Adja meg az említett részleteket, például az érintett személyeket, a megbízatást és a felelősségeket, az ütemtervet és a határidőt.
• Tények: Az ülésen elhangzott minden fontos tény.
• Kérdés és válasz: Jegyezze fel a megbeszélésen feltett kérdéseket és a rájuk adott válaszokat, hogy szükség esetén hivatkozhasson rájuk.

Összefüggő: Tippek jobb jegyzetek készítéséhez a Microsoft OneNote segítségével

2. Ne rögzítsen mindent, amit hall

A jegyzetelés nem azt jelenti, hogy mindent megörökítenek, ami az alatt elhangzik Zoom találkozó. Az egész értekezlet lejegyzése régi iskolai megközelítés; a profik már nem csinálnak ilyet. Ha a régi módszert próbálja ki, nagy valószínűséggel kudarcot vall. Ennek az az oka, hogy az egész folyamat időigényes, és meghiúsítja a jegyzetelés fő célját. Ezenkívül összezavarja Önt vagy bárkit, aki elolvassa, mivel felesleges információkat tartalmaz majd.

Ehelyett csak kulcsszavakat és műveletelemeket rögzítsen. Alapvetően megragadja a kulcsszavakat, és összefoglalja a lényeget és bármit, amit tenni kell vele. Megnézheti a jegyzetelés alapjait, hogy a jegyzetei tömörek és könnyen érthetőek legyenek.

3. Hozzon létre egy sablont

Az egész jegyzetelési folyamat felgyorsításához létre kell hoznia egy sablont. Ezzel időt takarít meg azon gondolkodni, hogy melyik részlet hova kerül. Ugyanakkor nem kell több időt fordítania a szerkesztésre az értekezlet után, mivel már formázva van.

Létrehozhat olyan sablont, amely megfelel az Ön igényeinek, vagy különböző jegyzetelési stratégiákat is követhet. Például kipróbálhatja a kvadránsok módszerét, és négy részre oszthatja a jegyzeteit: kérdések, teendők, hozzárendelt és jegyzetek. Ha vizuális ember vagy, egy gondolattérkép ideális sablon lehet.

A stratégiákon kívül használhatja azt is jegyzetkészítő alkalmazások hogy könnyebben megszervezzen mindent. Egyes alkalmazásoknak már van egy sablonja a használatra, így nem kell gondolkodnia egy létrehozásán vagy megtalálásán.

Összefüggő: Tiszta és egyszerű jegyzetkészítő alkalmazások, amelyek offline módban működnek

4. Határozza meg a célját

Ha sikeres akar lenni a Zoom megbeszélés jegyzeteinek írásában, a legfontosabb dolog, amit figyelembe kell vennie, az a cél. Kérdezd meg magadtól: Miért írsz jegyzeteket? Szeretné ezt kihasználni, hogy hatékony legyen és előmozdítsa karrierjét? Munkája részeként jegyzeteket ír? Szeretnéd megosztani őket? Azért csinálod, hogy szervezettebb legyél? Mit akarsz kihozni belőle?

A jegyzetelési cél meghatározása lehetővé teszi, hogy jobban motiválja magát, hogy jobban csinálja. Ha tudod, hogy mit szeretnél elérni, akkor az értekezlet-jegyzetek írása séta a parkban, mert jobban megérted, mi a kívánt eredmény. Ne feledje, hogy az értekezleti jegyzeteinek segítenie kell abban, hogy jobbá váljon karrierje során. Ez nem csak valami, amit csinálsz; jelentősen elősegítheti az előrehaladást és sokkal hatékonyabbá válhat a munkában.

Praktikus mindig jegyzetelni a Zoom értekezletek során?

Nem kell mindig jegyzetelni az értekezletek során. Azonban meg kell tanulnia felmérni minden egyes felvett hívás fontosságát. Például, ha ez csak egy igazítási hívás, és nincsenek megemlítve fontos részletek, akkor kihagyhatja a jegyzeteket, és magára a hívásra összpontosíthat.

Ennek ellenére a jegyzetelés alapvető készség, amelyet meg kell tanulnia karrierje előmozdításához. Amellett, hogy segíti a hatékonyságot, jobb megtartáshoz vezethet, ami javíthatja a hosszú távú memóriát. Emellett növeli az elszámoltathatóságot és növeli csapattársai teljesítményét, lehetővé téve számukra, hogy jobban tisztában legyenek azzal, mit kell tenniük. Végül pedig irányt ad, így tudja, hová kell összpontosítania a figyelmét.

Digitális vs. Papírjegyzetek: melyiket használja?

Jegyzetkészítési szokásai termelékenységének szívét képezhetik. Szeretsz régi iskolába járni papírjegyzetekkel, vagy inkább a digitális jegyzetelő alkalmazásokat részesíted előnyben?

Olvassa el a következőt

A szerzőről