5 A projektmenedzsment szoftver használatának időtakarékos előnyei

A csapatmunka működőképessé teszi az álmot – kivéve, ha kommunikációs hibákról van szó. Egy új projekt megbeszélésekor a túlzott kommunikáció, az alulkommunikáció és a félreértések sok időt vehetnek igénybe.

Valószínűleg eltöltött egy kis időt a beérkező leveleinkben, azonnali üzenetküldőinkben található információk vagy fájlok keresésével, vagy a megbeszélésekről és telefonhívásokról származó cetlikről.

Ha tud kapcsolódni, előnyös lehet a projektmenedzsment szoftver használata. Ebben a cikkben végigvezetjük az ilyen típusú szoftverek által kínált időmegtakarítási előnyök listáján, a ClickUp, a Notion és az Asana példáival. Még akkor is, ha egyedül dolgozik, találhat néhány elvitelre.

1. Nincs több küldés és keresés e-mailben

A projektmenedzsment szoftvernek köszönhetően lemondhat a megbízási e-mailek küldéséről.

Ehelyett használhatja a hozzárendelt oszlopot Kattintson a Fel gombra projekt táblák. Ez lehetővé teszi, hogy egy projekt tulajdonjogát valaki másra ruházza át.

Miután hozzáadta a projekt leírását, a határidőt és minden egyéb információt, amelyet fel szeretne venni, egyszerűen adja hozzá munkatársát ehhez az oszlophoz, és értesítést kap, vagy látni fogja a teendői között lista.

Ha azt szeretné, hogy egynél több személy vegye át a projekt tulajdonjogát, engedélyezheti a több jogosult oszlopot a ClickUp ClickApps segítségével.

Lehetősége van ennek engedélyezésére a munkaterület létrehozásakor. Ha azonban később hozzá kell adnia, menjen a bal alsó sarokban lévő profil avatarra, és kattintson rá, hogy megtalálja Kattintson az Alkalmazások elemre menüben.

Innentől kezdve görgessen végig a lehetőségek között a kereséshez Több megbízott, kapcsolja be, és jelölje be azon a munkaterületen, amelyben használni szeretné.

A megbízott oszlop azoknak szól, akik egy projekten végeznek műveletet. Ha másolatot szeretne készíteni valakiről a projektben, vegye fel megfigyelőként a feladatkártya jobb felső sarkában található szem szimbólumra kattintva.

Összefüggő: Fogalom vs. Evernote: Melyik a megfelelő az Ön számára?

Mostantól a megbízottak és a megfigyelők folyamatosan várják a későbbi frissítéseket, beleértve a feladatot létrehozó személyt is – és senkinek sem kell végiggörgetnie egy 50 szál hosszúságú e-mailt a részletekért.

2. Kevesebb felesleges találkozó

Ha valaha is hallott valakit arról, hogy egy értekezlet egy e-mail is lehetett – az is lehet, hogy egy oldal a Notionban.

Ahelyett, hogy kisebb projektekről és ötletekről tanácskozna vagy ötletbörzét tartana, hozzon létre egy új oldalt, és működjön együtt.

Ha még új a Notionban, a Csapatfeladatok sablon segítségével elindulhat. Új oldal létrehozásához a tábla nézet Ennek a sablonnak az oszlopában kattintson a hozzáadás gombra. Ha jobban tetszik lista nézet, egyszerűen adjon hozzá egy új sort a listához.

Csapattársai hozzáadása előtt töltse ki a tulajdonságokat, például a határidőt és a prioritást, valamint a részleteket és az elképzeléseit. Írjon be egy felszólítást a munkatársainak, hogy írják hozzá gondolataikat és javaslataikat, majd adja hozzá őket megbízottként.

Ezt az ingatlant csapattársnak is nevezheti, ha valami semlegesebbet szeretne.

A példakép egy feliratot használ az oldal céljának kiemelésére. Az alábbiakban bárki hozzáadhat információkat szöveggel, fejlécekkel, képekkel, mellékletekkel, hivatkozásokkal és sok más hasznos paranccsal.

Továbbá, ha Ön vagy egy munkatársa véletlenül töröl valami értelmeset, a jobb felső sarokban lévő óra ikonra kattintva megtekintheti az oldal korábbi verzióit.

3. Nem kell többször elmagyarázni a projektet

Nincs szükség túl sok oszlopra vagy tulajdonságra ahhoz, hogy a feladat részletei világosak és következetesek legyenek. Valójában valószínűleg megúszhatja az átruházott, a határidő és a prioritás használatát.

Összefüggő: Kreatív módszerek, hogy a legtöbbet hozza ki az ászanából

Mielőtt munkatársait megbízottként vagy együttműködőként hozzáadná egy feladathoz a projektkezelésben szoftvert, töltse ki az információkat az egyes oszlopokban, és nyissa meg a feladat kártyáját vagy oldalát a kitöltéshez leírás.

Így néz ki egy egyszerű elrendezés használatával az Asana ingyenes verziója.

Az áttekinthető elrendezésnek és a címkéknek köszönhetően mindenki tudni fogja, ki a megbízott vagy az együttműködő, miután hozzáadta őket. A részletek mellett egyértelmű útmutatást kapnak arról is, hogy mikor van az esedékesség, a feladat prioritási szintje, és melyik projekthez vagy szakaszhoz járul hozzá a feladat.

4. Kerülje el, hogy ugyanazt a kérdést ismételje meg

Ha valaki a Slacken keresztül vagy e-mailben kér felvilágosítást, nem mindenki fér hozzá a válaszhoz. Ha a projektmenedzsment szoftverében rákérdeznek az adott feladat megjegyzés rovatában, azt mindenki látni fogja.

Íme egy példa a ClickUp használatára.

A ClickUp megjegyzéseiben az a jó, hogy mindegyik új szálat hoz létre. Ha két kérdést kap, akkor a kiválasztással külön-külön válaszolhat rájuk válasz megjegyzés alatt. A kérdéshez is hozzárendelhet valakit, ha úgy érzi, hogy jobb választ tud adni.

A nyilvános kérdésnek és válasznak meg kell akadályoznia, hogy ugyanazok a kérdések merüljenek fel. De ha újra megkapja a kérdést, és ez nem egy gyors válasz, akkor a megfelelő irányba irányíthatja munkatársát, ha hozzá is rendeli a választ.

5. Sokkal kevésbé üldöz másokat a munkájukért vagy keres fájlok után

Mivel a projektmenedzsment szoftver elősegíti az együttműködést, rengeteg eszköz áll rendelkezésére a munkatársaival való kommunikációhoz. Ha gyors állapotfrissítést szeretne, csak annyit kell tennie, hogy megjelölje őket egy megjegyzésben – a Notionban. Ezt megteheti egy jelnél (@), és előhúzza a nevüket a keresősávban.

Ezenkívül nem kell átkutatnia az e-maileket, és nem kell megkérnie munkatársait, hogy küldjenek el Önnek egy dokumentumot, mivel közvetlenül a projektoldal másolatához is hozzáadhatják azokat. Ha azonban azt szeretné, hogy a dokumentumok minden alkalommal ugyanazon a helyen jelenjenek meg, hozzáadhat egy dokumentumoszlopot a dokumentumhoz projekttábla oldala.

Egy dokumentumoszlop csodákat művel, ha van egy csapattársa, aki hírhedt arról, hogy minden alkalommal megkéri Önt, hogy küldjön újra egy fájlt, amikor elveszíti a nyomát. Kedvesen megmondhatja nekik, hogy ott van a projekttáblán, ha ismét elveszítik a nyomukat.

Növelje termelékenységét projektmenedzsment szoftverrel

A csapatmunka szórakoztató, különösen akkor, ha egy projekt gördülékenyen fut. Ha feladatait projektmenedzsment szoftverben kezeli, csökkentheti a súrlódást, és sok időt takaríthat meg Önnek és munkatársainak azáltal, hogy mindent egy helyen tart.

Még ha egyedül is dolgozik, akkor is hasznára válik, ha tudja, hol találja meg az összes szükséges adatot és dokumentumot. Ön dönti el, hogy melyik szoftvert választja. Számos kiváló lehetőség áll rendelkezésre, így több mint valószínű, hogy megtalálja azt, amelyik megfelel Önnek és csapatának.

A Notion, a ClickUp és az Asana mind nagyszerű választás, ha néhány javaslatot keres a kezdéshez.

ClickUp vs. Asana: Melyik a jobb a projektmenedzsment számára?

A projektmenedzsment szoftverekhez nagyon sok lehetőség kínálkozik, íme néhány tipp, amelyek segítenek az Asana és a ClickUp közötti választásban.

Olvassa el a következőt

A szerzőről