Az otthoni munkavégzés fellendülése miatt a csapatok nagymértékben támaszkodnak az együttműködési eszközökre a távoli munkavégzés folytatásához. Számos eszköz áll rendelkezésre a távoli csapatok kezeléséhez, fejlődésük nyomon követéséhez, virtuális találkozók megszervezéséhez, valamint a folyamatos kapcsolattartáshoz, hogy segítsenek nekik a produktív munkavégzésben.
Hasonlóképpen, a dokumentumokkal való együttműködés ugyanolyan fontos helyet foglal el a hatékony kommunikációban. A dokumentumok létrehozásának, megosztásának és együttműködésének egyszerűbbé tétele érdekében íme néhány a legjobb dokumentum-együttműködési eszközök közül, amelyeket érdemes kipróbálni.
A dokumentumokkal való együttműködéshez a Google Dokumentumok a legjobb választás. Segít az együttműködési játék előrébb maradni anélkül, hogy egy fillérbe kerülne. Kiküszöböli mind a küldő, mind a fogadó frusztrációját azáltal, hogy minden dokumentumhoz egyedi hivatkozásokat rendel, és lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy azokat egyetlen kattintással zökkenőmentesen megosszák.
A Google Dokumentumok együttműködési dokumentummegosztási funkciója lehetővé teszi, hogy több felhasználó szerkeszthesse ugyanazt a dokumentumot, nyomon követheti és elfogadhatja a javaslatokat, valamint megtekintheti a változásokat valós időben szinkronizálva, hogy naprakész legyen a legfrissebb hírekről változat. Ezenkívül lehetővé teszi a szerkesztők számára, hogy valós idejű megjegyzéseket és javaslatokat adjanak hozzá.
ÖSSZEFÜGGŐ: Engedélyek megadása és korlátozása a Google Dokumentumokban
A dokumentum tulajdonosaként Ön igényei szerint módosíthatja a szerkesztési jogosultságokat. Hozzáadhat embereket, például szerkesztőket vagy nézőket az e-mail-címük használatával. A dokumentumot „Csak megtekintés” vagy „Korlátozott” értékre is beállíthatja, hogy csak az azonos domainhez tartozó e-mail-azonosítókkal rendelkező személyek férhessenek hozzá. Ezenkívül szabályozhatja, hogy ki oszthatja meg dokumentumát a csapat többi tagjával.
A legtöbb ember azonban egy problémával szembesül a Google Dokumentumok használata során. A felhasználók nincsenek tisztában a Google Dokumentumok meghívási és linkmegosztási lehetőségeivel. A címzett letöltheti, szerkesztheti és e-mailben elküldheti a kapott dokumentumot, ha nem tudja, hogyan működjön együtt a Google Dokumentumokban. Ezért, ha ez az első alkalom, hogy használja, lehet, hogy egy kicsit tanítania kell őket.
A koncepció teljes ellenőrzést biztosít a dokumentumok megosztása felett. Ezzel egyszerűen szabályozhatja, hogy ki szerkesztheti, tekintheti meg, kommentálhatja vagy oszthatja meg a Fogalomoldalait. A dokumentumok egyszerre megoszthatók egyetlen személlyel vagy egy egész csapattal.
A csoportos megosztásnál korlátozhatja, hogy ki férhet hozzá a dokumentumokhoz, akár az egész csapat, akár csak néhány tag a teljes csoportból. Például egy csoportba helyezheti helyettes szerkesztőit, és egyetlen kattintással szerkesztési hozzáférést biztosíthat számukra a bizalmas információkhoz. Vagy adhat szerkesztési hozzáférést néhány szerkesztőnek, miközben továbbra is megosztja a dokumentumot a teljes szerkesztőcsoporttal.
ÖSSZEFÜGGŐ: Alapvető tippek és trükkök a Notion használatának megkezdéséhez
A bal oldalsávon a Notion nyilvántartja az Ön privát és megosztott oldalait. Ennek eredményeként gyorsan áthúzhatja az oldalakat egyik szakaszból a másikba, miközben a hozzáférési jogosultságokat úgy állítja be, hogy azok megegyezzenek a privát oldal szakaszában már beállítottakkal. Ugyanazok a hozzáférési engedélyek vonatkoznak az egymásba ágyazott oldalakra is, de később szükség szerint módosíthatja őket.
Ezenkívül az adminisztrátornak joga van módosítani egy már megosztott dokumentum dokumentumjogosultságát a meghívott csoport néhány tagjára vonatkozóan, vagy eltávolítani valakit a hozzáféréstől. Ha elrontja a szerkesztési engedélyeket, nem kell mást tennie, mint megnyomnia a Visszaállítás gombot. Ezért a Notion jó választás kis csapatok számára, akik ilyen módon szabályozzák a dokumentummegosztást.
A Notion integrálható a Slack, a Google Drive, a Trello, a Mailchimp és sok más szolgáltatással az egyszerű dokumentummegosztás érdekében. Az ingyenes csomag korlátozásokkal jár, például a meghívható vendégek száma és az előzmények nyomon követése. A maximális haszon érdekében fontolja meg a fizetős csomagra való frissítést. Nézze meg a Fogalmi árképzési oldal további részletekért.
A Zoho Writer azt is lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a Google Docshoz hasonlóan zökkenőmentesen megosszák a dokumentumokat az együttműködés érdekében. Rendkívül egyszerű megosztani a dokumentumokat a csapattal, miközben lehetővé teszi számukra, hogy valós időben megjegyzéseket fűzzenek a fájlokhoz. Ha megjegyzéseket tesz javaslataira, csapata tudja, mit kell szerkesztenie, és gyorsan intézkedhet.
Még munka közben is cseveghet a fejlődéséről. A dokumentum tulajdonosaként bekapcsolhatja a változtatások követésének kapcsolóját, így a továbbiakban minden, a dokumentumon végrehajtott módosítást könnyen újra ellenőrizhet. Ezenkívül a Zoho Writer segítségével külsőleg is megoszthat dokumentumokat olyan ügyfelekkel, akik nincsenek a munkaterületén.
A dokumentumok egy jól szervezett felhőkönyvtárban tárolódnak, és gyorsan kereshetők és visszakereshetők. Ezenkívül a Zoho Writer könnyen integrálható olyan alkalmazásokkal, mint a Google Drive, a Dropbox, az Evernote és a Zoho Mail. Ezenkívül a Zoho Writer professzionális felülettel rendelkezik, és nincs meredek tanulási görbéje. Tehát nem lesz nehéz megszoknia.
ÖSSZEFÜGGŐ: Zoho Writer vs. Google Docs és Microsoft Word Online: ideje váltani?
Az árakat illetően a Zoho Writer ingyenesen használható egyének számára. Ahhoz azonban, hogy élvezhesse az olyan extra előnyöket, mint a több hely vagy a jelszavas védelem, a fizetős csomagokat kell választania. Ellenőrizd a Zoho Docs árképzési oldal további részletekért.
Néhány praktikus funkció, amelyet a Zoho Writerrel élvezhet:
- Valós idejű dokumentummentés.
- Érzékeny adatok zárolása.
- AI-alapú íróasszisztens.
- Cikkek ütemezése vagy közvetlen közzététele a WordPress-en.
- Offline is működik.
A ClickUp Docs egy másik rendkívül hatékony eszköz a dokumentumok távoli megosztására. Csodálatos együttműködési felületének köszönhetően, amely tele van funkciókkal, a munkaterületen mindenki együttműködhet, szerkeszthet és dolgozhat egyszerre a feladatokon.
Lehetővé teszi az együttműködésen alapuló szerkesztést a Google Dokumentumok stílusában. Láthatja a kurzor mozgását, amikor valaki egy dokumentumot szerkeszt, és a neve megjelenik a kurzor felett. A sárga távcső ikonra kattintva azt is láthatja, hogy ki nézi meg munkáját.
Ezenkívül a valós idejű változtatások minden eszközön szinkronizálva vannak, így biztosítva, hogy minden csapattag hozzáférjen a dokumentum legújabb verziójához. Miközben dokumentumokat oszt meg csapatával, rugalmasan megőrizheti bizonyos dokumentumokat, míg mások mindenki számára hozzáférhetők.
Ezenkívül a dokumentumok védelmével megakadályozhatja, hogy bizonyos csapattagok engedély kérése nélkül hozzáférjenek ezekhez a dokumentumokhoz. A beágyazás a ClickUp másik egyedi funkciója. Lehetővé teszi az oldalak csoportosítását egy dokumentumon belül, és a Kapcsolatok funkció segítségével a kapcsolódó oldalakat linkelheti a dokumentumon belül.
Munkáját más alkalmazásokból is importálhatja, beleértve az Evernote-ot, a Google Docs-ot és akár a Microsoft Word dokumentumokat is. Ha egy rendkívül érzékeny dokumentum-együttműködési eszközt keres, tegyen egy próbát a ClickUp programmal.
A Dropbox Paper platform egy másik fejlett dokumentum-együttműködési lehetőség a távoli csapatok számára. Ezzel zökkenőmentesen oszthat meg dokumentumokat a csapattagokkal, miközben hozzáférést biztosít számukra a dokumentumhoz e-mail címeken keresztül.
Ha néhány kattintással feladatokat rendel csapattagjaihoz, és azonnal létrehoz egy határidőt közvetlenül mellette, mindenkit folyamatosan nyomon követhet. Ezenkívül megtervezheti értekezleteit, ha összekapcsolja a naptári eseményeket a megosztott dokumentumban.
ÖSSZEFÜGGŐ: Próbálja ki a Dropbox papír legjobb tulajdonságait
Együttműködőként gyorsan felfedezheti, hogy mely feladatok lettek hozzárendelve dokumentumonként vagy dokumentumonként, és navigálhat a másoknak kiosztott és a már elvégzett feladatok között. Ezenkívül a Google Dokumentumokkal ellentétben a Dropbox Paper támogatja a multimédiás fájlok megosztását, vonzóbbá téve az együttműködést.
Ezen kívül a Dropbox Paper lehetővé teszi a Microsoft Word, Excel és PowerPoint dokumentumok importálását, valamint a Google Dokumentumok, Táblázatok és Diák dokumentumok összekapcsolását. Ha tehát funkciókban gazdag együttműködési eszközt keres csapata számára, próbálja ki a Dropbox Papert.
Emelje új szintre a dokumentum-együttműködést
A dokumentum-együttműködés évtizedek óta létezik. Próbálja ki a listában szereplő eszközöket, hogy magasabb szintre emelje a csapatával folytatott dokumentum-együttműködést. Annak meghatározásához, hogy melyik eszköz a legmegfelelőbb a csapat számára, futtassa azt, és válassza ki a csapat követelményeinek megfelelő megoldást.
Vannak csapattagjai a világ különböző részein? Egy fontos találkozó összehívása kétségtelenül kihívást jelentene, ha nem ismerné az időzónát. Ha igen, nézze meg az időzóna-átalakítókat, hogy megkönnyítse a munkáját.
Más időzónából származó emberekkel kell dolgoznia? Használjon időzóna-konvertáló eszközöket az időben történő együttműködéshez.
Olvassa el a következőt
- Termelékenység
- Együttműködési eszközök
- Digitális dokumentum
- Feladatkezelés
- Távoli munka
Shan Abdul mérnök végzettségű. Az érettségi és az MS elvégzése után szabadúszó íróként kezdte pályafutását. Arról ír, hogy különféle eszközöket és szoftvereket használnak, amelyek segítségével az emberek produktívabbak lehetnek diákként vagy szakemberként. Szabadidejében előszeretettel néz Youtube-videókat a termelékenységről.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz műszaki tippekért, ismertetőkért, ingyenes e-könyvekért és exkluzív ajánlatokért!
Kattintson ide az előfizetéshez
