Hogyan vázoljunk fel egy munkafolyamatot fogalmilag

Legyen szó kreatívról, építkezésről, adminisztrációról vagy valami másról, gyakran találja magát ismétlődő feladatokkal bármilyen munkakörnyezetben. Egy bevált munkafolyamat létrehozása segít Önnek és munkatársainak ritmusba kerülni, különösen új személy felvételekor.

Ebben a cikkben végigvezetjük a Notion munkafolyamatának felvázolásán, hogy Ön és csapata ismerje az egyes feladatok állapotát és lépéseit, amelyeken dolgozik.

A munkafolyamat fogalmi felvázolásának előnyei

A munkafolyamat Notion programban való elrendezése segít a csapatnak elképzelni és emlékezni a lépésekre, amelyeket egy feladat megkezdésekor vagy befejezésekor meg kell tenniük. Ez is segít mindenkinek tudni, hogy egy adott feladat melyik szakaszban van.

Például, ha a blogbejegyzések írása visszatérő feladat, a kreatív folyamatot négy lépésre bonthatja: vázlat, szerkesztés, képek és feltöltés. Amikor a csapat írói befejezik a piszkozatot, megjelölhetik a feladat saját részét a táblán, és kijelölhetik a szerkesztésért felelős személyt megbízottnak.

Még akkor is, ha egyedül dolgozik, ez kiváló módja annak, hogy nyomon kövesse az előrehaladását, mert részletesebb áttekintést kap a munkaterheléséről. Segít abban is, hogy a nagyobb teendőket kisebb akcióelemekre bontsa, ami segíthet megelőzni a túlterheltséget.

Munkafolyamat felvázolása állapotokkal

Használata egy egyszerű táblázatos adatbázis a Notionban tömör áttekintést ad a munkafolyamatról. Gyorsan megtekintheti, hogy az egyes feladatok melyik lépésen vannak, összehasonlíthatja azokat a határidővel, és ellenőrizheti, hogy ki dolgozik rajta, anélkül, hogy sokat kellene görgetnie.

Ebben a példában minden oszlop az írási folyamat egy-egy lépését jelenti. A kezdéshez döntse el, hogy mely lépésekre szeretné felosztani az ismétlődő feladatokat, és hozzon létre egy új oldalt a Notion bal alsó sarkában található lehetőség kiválasztásával. Ha már az új oldalon van, ahelyett, hogy sablont választana, a parancsokat az előremutató perjel használatával hozza elő, és válassza a Táblázat adatbázis - Inline.

A név oszlop lesz az a hely, ahol a feladat nevét kell megadni, és a megjelenő további oszlopot törölheti. Ezután adjon hozzá egy új oszlopot a táblázat jobb felső sarkában található hozzáadás szimbólum kiválasztásával és a ingatlantípus menüből válassza ki válassza ki.

Kattintson az alábbi cellára, és írja be a használni kívánt állapotot, és a Notion felszólítja, hogy módosítsa azt választási lehetőség. Innentől megváltoztathatja a színt a mellette lévő három pont segítségével.

Hozza létre az összes használni kívánt állapotot ugyanazokat az utasításokat követve, majd kattintson az oszlop címére a menü megjelenítéséhez, és ismételje meg azt, amíg minden lépéshez nem lesz egy oszlop. Nevezze meg őket ennek megfelelően.

Most, ahogy Ön és munkatársai haladnak, az állapotok segítségével közölheti, hogy éppen melyik lépésnél tart, és hogyan halad. Tehát ahelyett, hogy egyszerűen megjelölné a feladatot, megmutathatja csapatának, hogy egy tételen dolgozik anélkül, hogy ezt kimondaná.

A példa használja csinálni hogy megmutassam, még senki sem dolgozik rajta, folyamatban azt mondani, hogy folyamatban van, teljes hogy megmutassa, kész, tartva hogy mások tudják, hogy szünetel, és megragadt jelezni, hogy a megbízottnak segítségre van szüksége.

Összefüggő: Fogalom Billentyűparancsok Windows és Mac rendszeren

Ha csapatának konkrétumokat kell közölnie, megjegyzést fűzhet a feladatoldalhoz, ha rákattint a nevére, és megnyitja azt. Az alábbi üres mező ideális hely a kezdeti részletekhez. A megjegyzések mező optimálisan alkalmas kérdések feltevésére, a projekt átadásának közlésére vagy javaslatok megfogalmazására.

Ha ezeket a beszélgetéseket a Notionban folytatja, akkor mindenki hozzáférhet az információkhoz, ahelyett, hogy korlátozná a hozzáférést egy közvetlen üzenetben vagy elveszne egy csoportos csevegésben.

Még akkor is, ha egyedül dolgozik, az állapotok használata és a megjegyzések megírása hasznos lehet, amikor ismét kiválaszt egy feladatot.

Munkafolyamat felvázolása elgondolásban ellenőrzőlisták segítségével

Ha rajong az egyszerűségért, és szívesebben tudatja másokkal, hogy egy feladat befejeződött, akkor az ellenőrzőlista oszlopaival felvázolhatja a munkafolyamatot. Ezzel egyúttal helytakarékos is lehet, ha sok oszlopot kell beillesztenie a munkafolyamatba. A legjobb azonban, ha lehetőség szerint minimálisra csökkenti őket.

Hozzáteszed ellenőrzőlista oszlopai ugyanúgy, ahogy a oszlop kiválasztása kattintson a táblázat bal felső sarkában található hozzáadás gombra, és csak el kell neveznie őket.

Ezeket használva továbbra is gyors áttekintést kap arról, hogy Ön és csapata hol tart a feladatokkal, az állapotok szövege kissé kevésbé zsúfolt. Különösen jó azoknak a csapatoknak, akik azt akarják, hogy a prioritási szint minden mással szemben álljon ki.

Összefüggő: ClickUp vs. Fogalom: Melyik a jobb projekt-együttműködéshez

Természetesen továbbra is kommunikálhatsz a megjegyzésekben, de nem az egyes lépések állapota a középpontban – csak az, hogy befejezett-e vagy sem.

Egyéb elemek, amelyeket bele szeretne foglalni a munkafolyamatába

Néhány további oszlop, amelyet érdemes belefoglalni a Fogalom munkafolyamatba: a link oszlop ha projektjei meghajtóban vagy online szoftverben vannak, vagy a fájlok és média oszlop ha oda-vissza adsz dokumentumokat.

Ha úgy találja, hogy nem akarja egy adott ingatlan Ha oszlopként szeretne megjelenni az adatbázisban, ne feledje, hogy elrejtheti a táblázatban, de akkor is megjelenik a tulajdonságlistában, amikor rákattint egy projektre.

Ha megjegyzéseket ad hozzá a táblázat feletti vagy alatti oldalhoz, az is segít Önnek és munkatársainak megtanulni és emlékezni a munkafolyamat lépéseire.

Ez különösen hasznos az új csapattagok felvételekor, mivel ők tudni fogják az összes lépést, és az Ön utasításai pontosan megmondják nekik, mit kell tenniük, amikor elérik a következőt.

Lépjen ritmusba az eszmével

Azzal, hogy felvázol egy munkafolyamatot a Notion alkalmazásban, kivonja a találgatásokat egy folyamatból, és a nagyobb projekteket kisebb, szervezett mérföldkövekre bontja. Így Ön és csapata mindent egy helyen kap, és senkinek sem kell keresgélnie.

Ha még nem nézte meg a Notiont, testreszabása és egyszerűsége lehetővé teszi bármely projekt kezelését. Ha azonban úgy érzi, elakad, kezdje a sok sablon némelyikével, és menet közben tanuljon.

Hogyan kezdjük el a fogalmat: 7 alapvető tipp és trükk

A Notion az egyik legjobb termelékenységi eszköz, és gyorsan növekszik. Íme néhány trükk és tipp, amelyek segítségével elkezdheti.

Olvassa el a következőt

A szerzőről