Hogyan tervezhet egyszerűen projektet Dropbox papír használatával

A projekttervezés fárasztó és leterhelt lehet, különösen akkor, ha az egész csapatnak együtt kell működnie a különböző feladatokon, ötletbörze és egyebeken.

Szerencsére léteznek olyan technikai eszközök, amelyek leegyszerűsíthetik a projekttervezési folyamatot. És ami a legjobb, néhányuk ingyenes. A Dropbox Paper egy ingyenes dokumentumkészítő és -szerkesztő eszköz, amelyet a Dropboxon keresztül kínálnak. Csak egy Dropbox fiókra van szüksége.

Projektek tervezése Dropbox papírral

Dropbox papír a projektek egyszerű és gyors megtervezéséhez szükséges összes eszközt tartalmazza. Használhatja például az idővonal eszközt a feladatok és a dátumok beállítására vizualizálja az egész projektet.

Teendőlistákat is létrehozhat, és megcímkézhet bizonyos csapattagokat, akik az egyes feladatokért felelősek. A legjobb rész? Mindezt egyetlen dokumentumban is megteheti, így könnyen nyomon követheti az összes részletet.

A Dropbox papír ötletbarát

Mielőtt belevágnánk, szeretnénk megosztani a következőt: Nem kell az egész projektet kitalálnia, mielőtt ezeket az eszközöket használná. Emellett érdemes lehet

Tudjon meg többet arról, hogy mi is valójában a Dropbox Paper.

Könnyű együttműködni csapatával, hogy ötleteket vigyen a projektekre a tervezés során. Csapatának minden tagja egyszerre tekintheti meg és szerkesztheti a Dropbox Paper dokumentumokat.

Idővonalak fejlesztése a projekt idővonalával

Először is hozzunk létre egy alapvető projekt idővonalat. Nyisson meg egy friss Dropbox Paper dokumentumot, és nevezze el a projektje szerint. Ezután kövesse az alábbi lépéseket:

1. A dokumentum alján megjelenik a Dropbox Paper eszköztár. Válassza ki az idővonal ikont, amely úgy néz ki, mint egy miniatűr naptár.
2. Megjelenik az idővonal. Ezután válassza ki a mellette lévő nyilat 2 hét kiválasztani a projekt hosszát.

Mérföldkövek beállítása

A következő lépés a projekt azon mérföldkövek meghatározása, amelyeket a csapatnak teljesítenie szeretne a projekt során. Ehhez tegye a következőket:

1. Vigye az egérmutatót a dátum fölé, és a zászló ikonra meg fog jelenni. Válassza ki.
2. Nevezze meg a mérföldkövét.

Ha rosszul ad meg egy mérföldkövet, vagy egyszerűen csak el akar távolítani egyet, kattintson a mérföldkőre az idővonalon, és válassza ki a kuka ikont.

Feladatok hozzáadása

Ha az összes mérföldkövet megadta, most végre kell hajtania és fel kell vennie bizonyos feladatokat a határidőig. Ezeket a feladatokat kell teljesítened az egyes mérföldkövek eléréséhez.

1. Vigye az egérmutatót az egyes dátumok alatti üres helyre, hogy szürke terület jelenjen meg. Válassza ki a megnyitásához Új elem ablak.
2. Adja meg a feladat nevét, és szükség esetén adja meg a feladat leírását.
3. A feladat kiosztásához válassza ki a Hozzárendelés ikon (a test, körülötte egy kör).

Ha konkrét feladatokra szeretné felhívni a figyelmet, akkor színkódolhatja azokat a ikon kiválasztásával Paletta ikonra az ablak jobb felső sarkában. Például pirosra színezheti a kiemelt fontosságú feladatokat.

Feladatok rendszerezése a Teendőlista segítségével

Ha el akarja hagyni az idővonalat, használhatja a To-Do List eszközt. Vagy használhatja a Teendők listáját az Idővonal eszközzel a projektfeladatok további szervezéséhez.

Például elhelyezhet kulcsfontosságú mérföldköveket az idővonalon, a feladatokat pedig dátumokkal a Teendőlistán belül. A feladatok befejezése után egyszerűen jelölje be a feladat melletti négyzetet.

Teendőlista létrehozása:

1. Válaszd ki a To-do List ikonra (ami pipaként néz ki) a képernyő alján található eszköztárban.
2. Írja be a feladat nevét.
3. Válassza ki a dátumot, és írjon be egy dátumot.
4. Ha a feladatot valakihez szeretné hozzárendelni a csapatában, válassza a lehetőséget Hozzárendelés ikon és írja be a nevét vagy e-mail címét.

Ez az! Ha konkrét feladatokhoz szeretne megjegyzéseket fűzni, ezt a lehetőség kiválasztásával teheti meg Megjegyzés ikonra (ami beszédbuboréknak tűnik) a feladat mellé.

További funkciók a projekttervezéshez

A projekt idővonalának és a teendők listájának kitöltése után már jó úton halad a tökéletes projekt megtervezése felé. Ha még tovább szeretné vinni a projekttervezést, íme néhány további funkció, amelyek hasznosak lehetnek.

Dokumentumcímkézés

Több dokumentummal rendelkezik minden egyes projekthez, amelyen dolgozik? Ez gyorsan zavaróvá és frusztrálóvá válhat a csapat számára. A projektdokumentumok rendszerezésének legegyszerűbb módja a címkézés.

A címkézés (#) lehetővé teszi, hogy címkét helyezzen el a dokumentumokon és fájlokon, így könnyen megtalálhatja őket a keresés során. A dokumentumok címkézéséhez:

1. Keresse meg a címkézni kívánt dokumentumot vagy fájlt a Dropboxban, és jelölje ki.
2. A jobb oldali ablakban adjon hozzá egy címkét a Adjon hozzá egy címkét doboz.
3. Használjon olyan címkéket, amelyek leírják a projektet. Például ebben a példában a #March2022MarketingCampaign működne.

Ha címkékkel ellátott dokumentumokat szeretne keresni, írja be a címkét a Dropbox keresősávjába.

Projekt tervezési sablon

Nem szeretné, hogy a semmiből kelljen projektet létrehoznia a Dropboxon belül? A Dropbox leegyszerűsíti a munkát a projekttervezési sablonnal, amelyet megtalálhat itt.

Egyszerűen válassza ki Sablon használata, és a sablon megnyílik a Dropbox Paper fiókjában. Ez a sablon tartalmaz egy teendőlistát és egy idővonalat, valamint egyéb információkat, például projektinformációkat.

Töltse ki adatait, és már indulhat is. Ezenkívül teljes mértékben szerkeszthető, így saját igényei szerint módosíthatja.

Egy másik nagyszerű módja a projektfájlok egyben tartásának, ha összekapcsolja ezeket a fájlokat a fő projektdokumentumával.

A funkció használatához nyissa meg a projekttervezési dokumentumot. Ezután kövesse az alábbi lépéseket:

1. Az eszköztáron válassza ki a Dropbox Files ikon beszúrása, amely úgy néz ki, mint egy nyitott doboz.
2. A keresősáv segítségével keresse meg a dokumentumba beszúrni kívánt fájlt. Ez bármi lehet a szerződésektől a prezentációkig. A kijelöléssel dokumentumokat is feltölthet Fájlok feltöltése.
3. Jelölje ki a dokumentumot, és válassza ki Választ.
4. A fájl, dokumentum vagy kép bekerül a dokumentumba. A fájl további megnyitásához és teljes képernyős megjelenítéséhez kattintson a fájlra.

Mit tehet még a Dropbox fiókjával?

A Dropbox Paper nagyszerű eszköz a projektek tervezésétől a látványelemekkel kiegészített dokumentumok létrehozásáig. Szóval, mit tehetsz még a Dropbox-fiókoddal? A határ a csillagos ég.

3 egyedi és kreatív felhasználás a Dropbox fiókokhoz

A Dropbox-fiókoknak számos egyedi felhasználása van, amelyeket megosztó eszközökkel és harmadik féltől származó eszközökkel élvezhet. Íme néhány kipróbálható...

Olvassa el a következőt

A szerzőről