A munkahelyi termelékenységet gyakran úgy határozzák meg, mint az a munkamennyiség, amelyet egy személy egy adott időtartam alatt el tud végezni. Minél produktívabb vagy, annál több dolgot csinálsz.
Azonban ahelyett, hogy a hagyományos megközelítést alkalmazná a munkavégzés során, számos különböző stratégiát alkalmazhat.
Egyes esetekben még a finom változtatások is komoly hatással lehetnek az elvégzett munka mennyiségére. A feladatkötegelés ennek klasszikus példája.
Tehát mi is pontosan a feladatkötegelés? És hogyan lehet rendesen csinálni? Találjuk ki.
Mi az a feladatkötegelés?
A feladatkötegelés egyszerűen egy olyan folyamat, amelynek során a hasonló jellegű feladatokat egy kötegbe csoportosítják, és egy lépésben elvégzik, ahelyett, hogy egyenként végeznék el őket a nap folyamán.
Szinte bármilyen feladatot összeállíthat. Például, ha válaszolnia kell az e-mailjeire, meghatározhat egy konkrét időpontot, majd kizárólag erre összpontosíthat.
Ahelyett, hogy a nem sürgős e-mailekre szórványosan válaszolna a nap folyamán, szakíthat időt, és egy menetben, teljes összpontosítással elvégezheti a munkát.
Összefüggő: A legjobb alkalmazások, amelyeket a munkahelyi feladatok rangsorolására használhat
A feladatkötegelés egyik fő előnye, hogy szinte bármire használhatja, a mélyreható munkától kezdve egészen a hétköznapi feladatok elvégzéséig.
A feladatok hatékony csoportosítása
A feladatok hatékony csoportosításához két dologra van szüksége: egy időkövető eszközre és egy teendő alkalmazásra. Íme egy lépésenkénti útmutató a feladatok hatékony kötegeléséhez.
Az első dolog, amit meg kell tennie, hogy válasszon egy időkövető eszközt. A feladatok kötegelése csak akkor hatékony, ha tudja, mennyi időt fordít az egyes feladatokra.
Összefüggő: Ingyenes időkövető alkalmazások a mélyreható munka maximalizálásához
Népszerű választás a Clockify, mivel teljesen ingyenes a használata. Természetesen más lehetőségek is rendelkezésre állnak, például a Toggl, ezért válasszon bármilyen alkalmazást, amelyet kényelmesen használ.
2. Használjon To-Do alkalmazást a feladatok megfelelő kategorizálásához
A teendő alkalmazásokból nincs hiány, így inkább azon múlik, hogy mit szeretsz és hajlandó vagy fizetni. A Microsoft To Do egy fantasztikus alkalmazás, amely ingyenesen használható és több platformon is szinkronizálható, beleértve iOS, Android, Windows és macOS rendszert. Más lehetőségeket is találhatsz, mint pl TickTick.
A teendők alkalmazásának kiválasztásakor ügyeljen arra, hogy olyan alkalmazást válasszon, amely lehetővé teszi a címkék hozzárendelését vagy a feladatok kategorizálását. Ez nagy változást fog jelenteni, amikor a feladatokat együtt csoportosítja.
3. Csoportos kis értékű munka a nap fárasztó óráira
A feladatok sikeres csoportosításához és a termelékenység javításához meg kell értenie, hogyan ingadozik energiaszintje a nap folyamán.
Szinte mindannyian tapasztalunk elcsendesedést vagy energiacsökkenést a nap folyamán. A legtöbb ember számára azonban a reggelek a legtermékenyebbek. Az energiaszintek az egekig terjednek, és az elme minden hengerre tüzel.
A legtöbb ember azonban közvetlenül ebéd után visszaesést tapasztal, és a termelékenység jelentősen csökken. Ezekben az alacsony energiaigényű időszakokban csoportosíthat alacsony értékű munkát, például megválaszolhatja a nélkülözhetetlen e-maileket, vagy hétköznapi feladatokat végezhet.
Összefüggő: A legjobb időre szóló alkalmazások a termelékenység növelésére
Hasonlóképpen, a nagyobb igénybevételt jelentő feladatokhoz a legjobb, ha egy időre csoportosítja őket, amikor elméje friss és koncentrált lesz. Ez lehet a késő éjszakai órák vagy a kora reggeli órák!
4. Bontsa le a nagyobb projekteket kisebb feladatokra
Egy fontos dolog, amit meg kell tennie, az a nagyobb projektek lebontása a feladatok kötegelésénél. Nem csoportosíthat össze egy feladatot, ha nagy részét kiveszi a napjából.
Ehelyett, ha egy nagy projekten dolgozik, azt kisebb, végrehajtható feladatokra kell felosztania. És mint mindig, ügyeljen arra, hogy ezeket a feladatokat ennek megfelelően tudja kategorizálni.
Például, ha átfogó jelentést kell készítenie, a munkafolyamatot több lépésre bonthatja, beleértve a tervezést, az adatgyűjtést, a jelentés elkészítését és a prezentációt.
5. Állítson be időkorlátokat, és tekintse át teljesítményét
Az időkövető eszköz használata kritikus fontosságú a feladatok kötegelése és sikeres végrehajtása szempontjából. Sok esetben előfordulhat, hogy bizonyos feladatok kicsúsznak a kezéből, és több időt vesznek igénybe, mint gondolta volna.
Állítson be reális időkorlátokat, és próbálja betartani azokat. Idővel jobban megérti, mennyi időbe telik bizonyos feladatok elvégzése, és az időkorlátok hatékonyabbak lesznek.
Hetente időellenőrzést kell végeznie, hogy megtudja, mely feladatkategóriák emésztik fel az idő nagy részét, és hogyan csökkentheti a kevésbé igényes feladatokra fordított időt.
Összefüggő: A legjobb Toggl időkövető alkalmazás alternatívák
A feladatkötegelés 4 fő előnyei
A feladatok kötegelése egy fantasztikus termelékenységi technika, amellyel rövidebb idő alatt többet érhet el. Itt vannak az általa kínált legnagyobb előnyök.
1. Fokozott termelékenység
Ha jobban összpontosít a hasonló feladatokra, többet fog végezni ahelyett, hogy elkalandozná a figyelmét. A feladatok kötegelése elterjedt, mivel lehetővé teszi az összes kiemelt feladat egy menetben történő elvégzését, ha magasabb az energiaszintje.
Ez azt is lehetővé teszi, hogy a nap folyamán jobban kezelje energiaszintjét, és a fókuszszintje alapján különböző feladatokra összpontosítson.
2. Fokozott önbizalom
Az önbizalmad nyilvánvalóan alacsony lesz, ha mentálisan vagy fizikailag mentálisan kimerült, és fontos feladatot kell teljesítened. A legtöbb esetben egyszerűen nem fog bízni a saját munkájában.
Ha fontos munkát végez a nagy energiájú és koncentrált időszakokban, az önbizalma is nőni fog. Ahogy egyre több munkát végez az idő múlásával, ez tovább fog emelkedni!
3. Jobb elégedettség a munkával
Próbálja ki a feladatok kötegelést, ha azon kapja magát, hogy folyamatosan a határidőket követi, és egyik feladatról a másikra ugrál. Lehetővé teszi az idő hatékonyabb beosztását, ami végső soron növeli a munkával való elégedettséget.
4. Csökkentett stressz
A feladatkötegeléssel nem fog aludni a közelgő határidők vagy a rossz munkaminőség miatt. Mivel minden lényeges és nem alapvető feladat elvégzésére meghatározott időszakok vannak, tudni fogja, mikor kell abbahagyni, és más dolgokra fordítani egy kis időt.
Természetesen ez segít csökkenteni a stressz szintjét, és lehetővé teszi a munka és a magánélet közötti jobb egyensúly elérését.
A termelékenység szabályozása elengedhetetlen a sikerhez
A termelékenység szintjének mérése és szabályozása nagyon fontos. Lehetővé teszi, hogy jobbá váljon a munkájában, időt szabadíthat fel arra, hogy olyan dolgokkal töltse, amelyeket szeret, és többet tanulhat. Ennél is fontosabb, hogy a termelékenységi szintek szabályozása és kezelése révén nem fog állandóan elakadni a munkában.
Növelni szeretné termelékenységét? Így kezelheti a termelékenység négy fontos pillérét a technológia segítségével.
Olvassa el a következőt
- Termelékenység
- Feladatkezelés
- Termelékenységi tippek
- Termelékenységi trükkök
- Munkahelyi tippek
Najam Ahmed tapasztalt tartalommarketing-szakértő és szövegíró, aki a SaaS-ajánlatokra, induló vállalkozásokra, digitális ügynökségekre és e-kereskedelmi vállalkozásokra összpontosít. Az elmúlt nyolc évben szorosan együttműködött alapítókkal és digitális marketingesekkel, hogy cikkeket, e-könyveket, hírleveleket és útmutatókat készítsen. Érdeklődése a játék, az utazás és az olvasás.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz műszaki tippekért, ismertetőkért, ingyenes e-könyvekért és exkluzív ajánlatokért!
Kattintson ide az előfizetéshez
