A 4 legjobb tipp az e-mail túlterhelés csökkentésére

Többnyire nem az a legtermékenyebb időfelhasználás, ha a munkanapja több óráját kommunikációra fordítja. Ideális esetben az olyan kommunikációs eszközöknek, mint az e-mail, képessé kell tennie Önt arra, hogy a legjobb munkát végezze, és nem fordítva.

Sajnos az e-mail a kommunikáció mindenre kiterjedő formájává vált, amely könnyen feldobhatja a napját, megfosztva az idejét és a termelékenységét.

Ebben a cikkben bemutatunk néhány gyakorlati stratégiát és eszközt az e-mail túlterhelés leküzdésére.

Mi az e-mail túlterhelés, és hogyan befolyásolja a termelékenységét?

Az e-mail túlterheltség azt jelenti, hogy képtelenség lépést tartani a kapott vagy elküldött e-mailek számával. Ez akkor fordul elő, ha több üzenet van a beérkező levelek között, mint amennyivel ésszerűen tud foglalkozni.

Tehát mik a jelei annak, hogy túlterhelt e-mailekkel küzdesz?

• Úgy érzi, állandóan le van maradva az e-mailjeiről, és úgy tűnik, soha nem tud utolérni.
• Minden alkalommal stresszes vagy, amikor ellenőrzi az e-mailjeit, mert sok üzenettel kell foglalkoznia.
instagram viewer
• Túl sok utólagos e-mailt kap, mert nehezen tud lépést tartani az üzeneteivel.
• Erős késztetést érez arra, hogy folyamatosan ellenőrizze e-mailjeit, még akkor is, ha más feladatokkal van elfoglalva, vagy akkor is, ha otthon próbál pihenni.

Nincs egyedül, ha ezen tünetek közül néhányat tapasztal. Az e-mailek túlterheltsége egy gyakori probléma, amellyel sokan szembesülnek, de hogyan jutottunk idáig? Számos oka van annak, hogy az e-mailek túlterheltsége miért olyan aggodalomra ad okot, amelyek közül a legjelentősebb az e-mailek széles körben történő elfogadása az elektronikus levelezés elsődleges eszközeként. belső kommunikáció a munkahelyen.

Ez a helyzet tovább romlott a távoli munkaerő bővülésével, mivel a személyes interakció e-mailes kommunikációvá vált. Végül, de nem utolsósorban a valós idejű és mindig bekapcsolt munkakultúra azt jelenti, hogy az emberektől elvárható, hogy mindig készen álljanak válaszolni az e-mailekre, még munkaidőn kívül is.

Mindezek a tényezők olyan helyzetet eredményeztek, amikor az emberek egyre több időt töltenek e-mailekkel, ami számos negatív következménnyel jár, többek között:

• Fokozott stressz szint
• Nehéz koncentrálni
• A határidők betartásának nehézségei
• Fokozott túlterheltség érzése
• Csökkent a kontextusváltás miatti termelékenység.

Ezek a következmények nem korlátozódnak az egyénekre, mivel tovagyűrűző hatást gyakorolhatnak a csapatra vagy a vállalatra. Tehát hogyan küzdhet le az e-mail túlterhelés ellen, és hogyan szerezheti vissza az idő és a termelékenység irányítását?

A legjobb tippek az e-mail túlterhelés kezelésére

1. Kötegelt e-mail tevékenység

A feladatkötegelés hatékony termelékenységi technika Ez magában foglalja a hasonló feladatok csoportosítását és azok meghatározott időn belüli elvégzését. Ezt a megközelítést az e-mailekre is alkalmazhatja, ha az e-mailekkel kapcsolatos összes tevékenységet meghatározott időrésbe csoportosítja.

Mivel az e-mailek olvasása vagy megválaszolása nem feltétlenül mentálisan megterhelő feladat, beállíthatja az időt munkaidőn kívül, hogy ezt megtegye, például kora reggel vagy késő délután, kronotípusától függően. Ez a stratégia segíthet elkerülni azt a kísértést, hogy folyamatosan ellenőrizze e-mailjeit, és belekerüljön egy e-mail-örvénybe.

Te tudod használni időt kötegelő alkalmazások tetszik Google Naptár hogy elzárja az időt az e-mailekkel kapcsolatos tevékenységekre. Azt is személyre szabhatja, hogy az e-mail-értesítések csak az e-mail-tevékenység időtartama alatt jelenjenek meg.

2. Leiratkozás a felesleges e-mailekről

Mindazok a bosszantó hírlevelek és promóciós e-mailek, amelyekre évekkel ezelőtt feliratkozott, de soha nem olvasta el, az e-mail túlterhelés jelentős forrása lehet. Ha leiratkozik ezekről az e-mailekről, akkor a beérkező levelek zsúfoltsága csökkenhet.

Számos módja van az e-mailekről való leiratkozásnak, de a legáltalánosabb az e-mail alján található „leiratkozás” hivatkozás. Ha azonban több száz e-mailre iratkozott fel, akkor egyenkénti leiratkozás ijesztő feladat lehet. Ha ez a helyzet, akkor sok van eszközök, amelyek segíthetnek az e-mailek rendszerezésében, beleértve Unroll.me, amely lehetővé teszi, hogy néhány kattintással tömegesen leiratkozzon az e-mailekről.

Végül beállíthat egy külön e-mail fiókot a promóciós üzenetek számára, hogy csökkentse az elsődleges beérkező levelek zsúfoltságát. Ezzel az elsődleges/munkahelyi e-mail-címéhez való hozzáférést csak a fontos üzenetekre korlátozza.

3. E-mail szűrők beállítása

A szűrők hatékonyan kezelik e-mailjeit azáltal, hogy bizonyos kritériumok alapján automatikusan meghatározott mappákba rendezik az üzeneteket. Beállíthat például egy szűrőt, amely automatikusan törli az adott feladótól érkező e-maileket, mielőtt azok eljutnának a beérkező levelek mappájába.

A szűrők segítségével hatékonyabban kezelheti e-mailjeit:

• Segít a szervezettség megőrzésében.
• Megakadályozza, hogy az irreleváns e-mailek zsúfolják a beérkező leveleket.
• Lehetővé teszi, hogy meghatározott kritériumok alapján gyorsan megtalálja az e-maileket.

Beállíthat szűrőket az e-mail kliensében; például kihasználhatja ezeket intelligens Gmail szűrők vagy használjon e-mail-szűrő szolgáltatást, mint pl SaneBox.

Ideális esetben az e-mail nem lehet az egyetlen kommunikációs eszköz a munkahelyén. Használhatja az e-mailt meghatározott célokra, például egy ügyfél frissítésére egy projektről vagy hosszú formátumú tartalom kézbesítésére.

Sok esetben más belső kommunikációs eszközöket is használhat, mint például:

• Laza egy munkahelyi üzenetküldő alkalmazás, amely lehetővé teszi a munkatársakkal és csapatokkal való kommunikációt. Különféle célokra használhatja, például fájlok megosztására, csoportos beszélgetésekre és csatornák létrehozására adott projektekhez.
• Csavar egy aszinkron kommunikációs eszköz amely felhatalmazza a kollégákat arra, hogy üzeneteket váltsanak anélkül, hogy nyomást gyakorolnának vagy azonnali válaszra várnának. Ideális azoknak a csapatoknak, akik szeretnének leküzdeni az értesítések miatti állandó megszakításokat, és jobban kontrollálni szeretnék az idejüket.
• Asana egy projektmenedzsment eszköz, amely lehetővé teszi a feladatok előrehaladásának nyomon követését, fájlok megosztását és a csapattagokkal való kommunikációt. Kiváló eszköz projekt-alapú munkához vagy olyan csapatokhoz, akiknek együtt kell működniük a feladatokban.
• Tüske egy minden az egyben e-mail megoldás, amely segíthet Önnek leküzdeni az e-mail túlterhelést és növelni a termelékenységet. A Spike segítségével integrálhatja az összes meglévő e-mail fiókját, rendszerezheti a beérkező leveleket, együttműködhet kollégáival stb.

Szerezze vissza az irányítást az e-mail postafiókja felett, hogy növelje termelékenységét

Az e-mailek túlterheltsége a termelékenység fő gyilkosa lehet. A cikkben ismertetett stratégiák és eszközök kihasználásával azonban csökkentheti a rendetlenséget beérkezett üzenetei között, és visszaszerezze az irányítást az e-mail kommunikációja felett, ezzel növelve a folyamat során a termelékenységet.

Hogyan akadályozhatja meg, hogy e-mailjei spambe kerüljenek: 6 tipp

Előfordulhat, hogy e-mailjei nem jutnak el rendszeresen a címzettek postaládájába, ha a spamszűrők blokkolják őket. Így előzheti meg ezt.

Olvassa el a következőt

A szerzőről