4 Hatékonysági tipp a beérkező levelek ellenőrzéséhez

Mindannyian ott voltunk. Az éppen aktuális feladatra koncentrál, amikor e-mailt kap egy munkatársától, amely eltereli a figyelmét az aktuális feladatról. Kíváncsi, rákattint, hogy megtudja, hogyan segíthet, de ez tényleg nem olyan dolog, amelyre azonnali választ kell adni.

Ennek ellenére elgondolkodhat azon, hogy most vissza kellene-e térnie hozzájuk, vagy megpróbálnia visszaszerezni a fókuszt – ami különösen nagy kihívást jelenthet, ha gyakran előjön a nap folyamán.

Ebben a cikkben átvezetünk néhány tippet, amelyek segítségével produktívak maradhat az e-mailek ellenőrzése során.

1. Korlátozza a beérkező levelek napi ellenőrzésének számát

Ha minden alkalommal átkattint a beérkező levelek mappájába, amikor e-mailt kap – vagy már vár is egyet –, akkor folyamatosan megszakad a figyelem. Azt is figyelembe kell vennie, hogy mennyi időbe telik, amíg megszakítás után újra munkába áll, különösen akkor, ha minden e-mailre azonnal válaszol.

Bár elfoglaltnak érezheti magát, nem biztos, hogy ez a munkavégzés legproduktívabb módja. Ellenőrizni szeretné a sajátját

Beérkezett üzenetek mappába azzal a szándékkal, hogy kiürítse az e-mailek listáját.

Hacsak a munkája valóban nem igényel azonnali választ minden e-mailre, próbálja korlátozni a beérkező levelek napi ellenőrzésének számát. Javasoljuk, hogy naponta kétszer-háromszor ellenőrizze és rangsorolja az e-mailjeit – egyszer a munkába álláskor, egyszer az ebédszünet után, és talán egy órával a nap végeztével.

A legjobb azonban, ha olyan rutint dolgozol ki, amely megfelel az időbeosztásodnak és azokkal, akikkel együtt dolgozol. Bár azonnali válaszokat adhat, ez nem jelenti azt, hogy mindig muszáj, különösen, ha egy fontos feladatra vagy határidőre összpontosít.

Természetesen lesznek olyan emberek, akikhez előbb-utóbb vissza kell térnie, legyen az a főnöke, ügyfele vagy kiemelt munkatársa. Amikor ellenőrzi a beérkezett üzeneteket, prioritásként kezelje a nekik adott válaszokat. Bekapcsolhatja a figyelmeztetéseket is, amikor az adott személy e-mailt küld Önnek a Ne zavarjanak funkcióval – vagy egyszerűen beállíthatja, hogy a beérkező levelek hányszor ellenőrizze az új leveleket.

Rajtad múlik, hogy módosítani szeretnéd-e az értesítési beállításokat bizonyos e-mailek teljes elnémításához. Azonban, hogy ne maradjon le valami rendkívül fontos dologról, érdemes lehet csak egy pillantást vetni az értesítés címzettjére és tárgysorára, és gyorsan vissza kell térnie, ha várhat.

2. Ne kezelje kétszer ugyanazt az e-mailt

Előfordult már, hogy többször kinyitotta és elolvasta ugyanazt az e-mailt, hogy frissítse magát, mielőtt intézkedik? Ez elvesztegetheti az idejét és az összpontosítást.

Ezt megelőzheti, ha minden alkalommal megtesz valamit, amikor kinyit egyet. Döntse el, hogy választ igényel-e, fájlba helyezheti vagy archiválhatja, vagy ha szemét vagy valami, amit egyszerűen törölhet.

Ha úgy dönt, hogy válaszol rá, nem azt jelenti, hogy azonnal meg kell történnie, de adjon hozzá egy jelzőt vagy valamilyen emlékeztetőt, hogy tudja, meg kell tennie, amikor legközelebb e-mailjeit kezeli.

A beérkezett üzenetek mappája tartalmazhat e-mail-emlékeztető funkciót is. Például a Spark lehetővé teszi az üzenetek elhalasztását egy bizonyos ideig, és egy adott napon és időpontban emlékezteti őket. Ezenkívül emlékeztetőt állíthat be az elküldött e-mailek követésére, ha még nem kapott választ a címzetttől.

Bármi a beérkező levelek között, amelyre nem kell azonnal válaszolni, nem kell fájlt küldeni, nem kell szemétszemetet küldeni, vagy nem dobja ki azonnal – a legtöbb e-mail-szolgáltató ezt rendkívül egyszerűvé teszi, ezért a legjobb, ha megcsinálja és kész.

Az is segít, ha a kapott e-mailek mennyisége alapján néhány szabályt talál ki magának. Például, hogy kinek van prioritása, és a válaszideje. Mások is megszokják ezt, és rájönnek, hogy nagyszerű választ fog adni nekik, csak nem azonnal.

Ha úgy találja, hogy van egy e-mail, amelyet elhalasztott, használja a enni a béka módszert hogy elkészüljön.

3. Leiratkozás a haszontalan hírlevelekről és marketing e-mailekről

Valószínűleg elegendő értesítést kap a nap folyamán anélkül, hogy a hírlevelek és a marketinges e-mailek további zaja lenne. Könnyű hagyni, hogy elcsússzon, és felhalmozódjanak a postaládájában, mert elfoglalt.

Azonban ezek átvizsgálása egy másik feladat, amely elveszi a fókuszt és a termelékenységet. Ez különösen igaz, ha a feladó elég jól írta az e-mailt ahhoz, hogy rákattintson és elolvassa anélkül, hogy tudná, miért.

Hacsak nem olyan dologról van szó, amellyel kapcsolatban valóban meg fog tenni, például elolvasni az alkotó tartalmát vagy kihasználni a cég eladásait, akkor iratkozzon le. Takarítson meg időt és energiát, amelyet ezekbe az e-mailekbe fektetett, és fordítsa őket valami értelmesebb vagy pihentetőbb dologra.

Ha vannak hírlevelei és marketinges e-mailjei, amelyeket szívesen olvas, érdemes lehet egy olyan e-mail szolgáltatót kipróbálni, mint a Spark, amely a Smart Inboxot kínálja.

A Smart Inbox funkció elválasztja a szolgáltatások hírleveleit és üzeneteit a személyes e-mailektől. Ezenkívül elnémítja az idegenektől érkező értesítéseket és az automatikus üzeneteket.

4. Kéretlen e-mailek blokkolása – címek és domainek

Amikor a kéretlen levelek kiszűréséről van szó, egyes e-mail-szolgáltatók jobban teljesítenek, mint mások. Még az olyan népszerű választás sem tökéletes, mint az Outlook, és lehetővé teszi a kéretlen levelek átjutását.

Ha azonban valaki kéretlen levelet küld Önnek, letilthatja az e-mail címét. Lehetséges, hogy letilthatja a teljes domaint is, ha úgy találja, hogy különböző felhasználónevekről, de ugyanarról a webcímről kap e-maileket.

Ha Outlookot használ, ezt a funkciót megtalálja a Levélszemét szakasza a Levél lapon a Beállítások alatt, majd az Outlook összes beállításának megtekintése. A Gmail egy másik szolgáltató, amely lehetővé teszi egyszerűen blokkolja az e-mail címeket és cégek.

Ha másik e-mail szolgáltatót használ, keresse meg ezt a funkciót blokkolja az e-mail domaint és az Ön által használt szolgáltató nevét.

Ne feledje, hogy a legjobb, ha nem kattint a leiratkozás lehetőségre a spam e-mailben, mert egy olyan vázlatos webhelyre kerülhet, amely személyes adatait keresi. Valójában egyáltalán ne érintkezzen velük, hacsak nem jelöli meg spamként vagy törli őket.

Növelje termelékenységét az e-mailek korlátozásával

Az e-mail a kommunikáció hasznos eszköze. Ez azonban zavaró tényezővé is válhat, ha nem figyelünk oda jobban.

Ha úgy találja, hogy sok időt tölt a postaládájában, miért ne próbálhatna ki egy vagy több tippet, hátha segít?

Hogyan veheti át az irányítást e-mailjei felett, és maradhat produktív

Az e-mailek folyamatos ellenőrzése sok időt vehet igénybe. Ezek a tippek segítenek szabályozni a beérkező leveleket, és többet tenni.

Olvassa el a következőt

A szerzőről