Funkciófáradtság: Hogyan kerüljük el a túlterhelést a projektmenedzsment szoftverrel

A megfelelő projektmenedzsment szoftver megtalálása kihívást jelenthet. Minden egyes választáshoz tartozik egy hosszú lista a funkciókról és funkciókról, amelyek különböző nevekkel és néha tisztázatlan céllal rendelkeznek.

Összehasonlításkor könnyen túlterheltek, de ennek nem kell így lennie. Ebben a cikkben bemutatunk néhány tippet, amelyek segítségével csökkentheti a funkciók fáradtságát, amikor a megfelelő projektmenedzsment szoftver kiválasztásáról van szó.

1. Készítsen tervet projektmenedzsment szoftverére, mielőtt kipróbálná vagy vásárolna

Már meghozta a döntést, hogy kipróbálja a projektmenedzsment szoftvert, vagy legalábbis fontolóra veszi. A rengeteg kiváló lehetőség birtokában hatalmas szívességet tesz magának, ha felvázolja, mit szeretne tenni vele, mielőtt megvizsgálja az egyes szoftverek képességeit és funkcióit.

Ez nem csak a megfelelő szoftver megtalálásában segít, hanem a rossz szoftverek azonosításában és kizárásában is.

Gondoljon most arra, hogy Ön és munkatársai hogyan kommunikálnak egymással a feladatokról. Szeretné, hogy a szoftver lecseréljen bizonyos típusú e-maileket, értekezleteket és emlékeztetőket? Milyen típusú részleteket tartalmaz általában, és milyen folyamatban osztja ki a feladatokat?

A felhasználási mód felvázolásának egy másik fontos része annak meghatározása, hogy ki fogja használni. Hány főből áll a csapatod? Milyen szerepekre és engedélyekre lesz szüksége az egyes csapattagok fiókjához? Szüksége lesz vendégszámlákra az ügyfelek vagy a vállalkozók számára?

Azt is érdemes megfontolni, hogy szükség lesz-e privát munkaterületekre a szoftveren belül. Például beállíthatja a ClickUp-munkaterületeken létrehozott listákat alapértelmezés szerint megosztottként vagy privátként, és bármikor válthat. Ennek az ellenkezője az elgondolás, ahol az oldalak mindaddig privátak, amíg meg nem osztja őket a vendégekkel, hacsak nem a csapatfiókot választja.

Bár sok projektmenedzsment szoftver egyformának tűnhet, a kérdések megválaszolása segít megérteni, hogy mely funkciókat kell keresnie a költségvetésén belül.

2. Döntse el, mely funkciókra van szüksége a már végzett tevékenységei alapján

Itt a dolgok kissé bonyolultak lehetnek. A projektmenedzsment szoftverben számos választási lehetőség kínálkozik, és ezzel minden szoftvernek hosszú a funkciók listája.

Itt érdemes szem előtt tartani, hogy a kevesebb több. Még azt is megteheted felvázolja az ismétlődő feladatokat vagy munkafolyamatokat csak egy táblázattal és néhány ellenőrző listával, amint az az alábbi példában látható a fogalom használatával. Minden azon múlik, hogy Ön és csapata hogyan dolgozik együtt.

Az időkövetés használata példaként, csak azért, mert ezt megteheti bizonyos projektmenedzsment szoftverekben, még nem jelenti azt, hogy ezt megteheti. Ha már rendelkezik egy működő időkövetési módszerrel, vagy éppen nem követi nyomon az idejét, és ez rendben van, akkor miért választja azt, amelynél nincs nyomon követés?

A projektmenedzsment szoftvernek nem szabad súrlódást okoznia a napi feladataiban. Először is, ez egy olyan eszköz, amelyet használhat hatékonyan kommunikálni a projektekkel, ezért gondolja át, hogyan csinálja ezt jelenleg, és mely funkciók lennének a leghasznosabbak.

Könnyen elterelheti a figyelmét az extra funkciók, nem csak azért, mert időt tölt a beállításukkal, és nem használja őket, hanem zsúfolják a munkaterületet. Ezzel eljutunk a következő ponthoz.

3. Ha feltűnő, döntse el, hogy fenntartható-e

Ha egy bizonyos funkció felkelti a figyelmét, és úgy dönt, hogy használni akarja, kérdezze meg magát, hogy hosszú távon meg fogja-e tartani ezt a funkciót. Például a Monday.com Llama farmja és az akkumulátoros widgetek nagyon szórakoztató kiegészítői az irányítópultnak, mivel játékszerűvé teszik a céljait, de az izgalom könnyen elmúlik.

Valójában érdemes elkerülni a widgetek keresését, mivel a hétfő, a ClickUp, a Notion és az Asana remek választás ezek nélkül. Az alábbi kép egy egyszerű példa a projekt kérelmező tábla csak néhányat használ a ClickUp nem fizetett verziójában elérhető számos funkció közül.

A legjobb, ha a projektmenedzsment szoftvert az alapja alapján választja ki, nem pedig a harangok és a sípok alapján – különösen, ha azok csak csökkentik a termelékenységet.

Itt még meg kell jegyezni az integrációkat. A widgetekhez hasonlóan valószínűleg ezek nélkül is használhatja a szoftvert. Ha azonban tetszik, hogy integrálódik egy másik szoftverrel, nézze meg, milyen feladatokat tud elvégezni, mielőtt hagyná, hogy ez döntő tényezővé váljon. Az integráció lehet csak egy újabb értesítés vagy lépés.

4. Néhány hasznos alapfunkció, amit keresni kell

Mielőtt rátérnénk az alapokra, fontos megjegyezni, hogy a projektmenedzsment szoftverek funkcióinak összehasonlításakor minden webhelyet külön-külön keresünk fel. Mindegyik szoftver eltérő elnevezési rendszert használhat ugyanahhoz a funkcióhoz, így a közvetlen összehasonlítás során úgy tűnik, hogy a másik nem rendelkezik meghatározott képességgel. A verseny talán másként hívja.

A legjobb példa erre a Notion. Bár nem talál egy hatalmas listát az egyes tartalmakról, feladatokat, állapotokat vagy táblákat adhat oldalaihoz. A blokkok segítségével hatékony projektmenedzsment rendszert hozhat létre.

A névtől függetlenül néhány hasznos alapismeretre érdemes figyelni:

• Feladatok, oldalak vagy impulzusok– Bármilyen terminológiát is használ a szoftver, ezek az üres kártyák a projektmenedzsment szoftverben ahol hozzáadhatja a leírást, a határidőt, a prioritást, a jogosultat és a mellékleteket egy feladat.
• Kommunikációs eszközök– ahelyett, hogy oda-vissza lapozgatna a projektmenedzsment szoftver és az e-mail között, a a megjegyzések, válaszadás és mások megcímkézésére szolgáló eszközök rendkívül hasznosak az együttműködésben vagy a delegálásban projektek.
• Állapotok– A projektmenedzsment eszközöket részben az teszi nagyszerűvé, hogy Ön és csapata nyilvános bejelentés nélkül elmondhatják egymásnak, hogy éppen dolgoznak valamin.
• Emlékeztetők– Valószínűleg az igényeinek megfelelően szeretné módosítani ezeket, de hálás lesz, ha emlékeztetőket tartalmaz a projektmenedzsment szoftverében, különösen azokban a pillanatokban, amikor szüksége van rájuk.
• Tiszta felület– a letisztult, minimális dizájn segít a legfontosabb feladatokra összpontosítani.

Ne hagyja, hogy a funkciók akadályozzák a működést

A projektmenedzsment szoftver elsőre ijesztőnek tűnhet, de nem kell annak lennie. Ha bevállal egy tervet, és ragaszkodik hozzá, akkor megtalálja a legjobbat az Ön és csapata számára.

A legjobb az egészben, hogy a legtöbb projektmenedzsment szoftvercég ingyenes próbaverziót kínál, így kipróbálhatja, mielőtt bármit is fizetne. Miért ne próbálna ki néhányat úgy, hogy mindegyikben létrehoz egy projekttáblát?

ClickUp vs. Asana: Melyik a jobb a projektmenedzsment számára?

A projektmenedzsment szoftverekhez nagyon sok lehetőség kínálkozik, íme néhány tipp, amelyek segítenek az Asana és a ClickUp közötti választásban.

Olvassa el a következőt

A szerzőről