A 6 legjobb eszköz a gyakori munkahelyi időpazarlás leküzdésére

Elkerülhetetlen néhány időnkénti pislogás a munkanap során. De ha ezek a zavaró tényezők állandó szokásokká válnak, ronthatják a munka minőségét és a termelékenységet.

Míg egyes termelékenységgyilkosok látszólagosak, mások szükséges feladatoknak álcázzák magukat. Ha nem vagy óvatos, ezek az időpazarlók könnyen besurranhatnak a napodba, és órákat veszíthetnek el. Ha felismeri ezeket a tevékenységeket, és megfelelő eszközöket használ ellenük, akkor visszanyerheti az irányítást az idő felett.

1. Tüske az e-mail túlterhelés csökkentése érdekében

Az e-mailek olvasása és megválaszolása azon munkatevékenységek közé tartozik, amelyek ártalmatlannak tűnhetnek, de ha nem megfelelően kezelik, gyorsan felemésztik az idejét. E-mail túlterhelés több tényező is okozhatja, mint például a túlcsorduló postafiók, a szervezettség hiánya vagy a megfelelő belső kommunikációs eszközök használata. Ha figyelmen kívül hagyjuk, az e-mailek túlterhelése a stressz és a szorongás jelentős forrásává is válhat.

Adja meg a Spike-ot, egy felhasználóbarát, de robusztus együttműködési e-mail eszközt, amely segíthet a

kezelheti a túlcsorduló postafiókját, és növelheti a termelékenységet. Kezdetnek a Spike lehetővé teszi, hogy egy helyen egyesítse az összes e-mail fiókját, így könnyedén kezelheti az összes üzenetet ugyanarról az irányítópultról. Ezenkívül számos olyan funkciót biztosít, amelyek segítenek az e-mailek rendszerezésében és rangsorolásában, mint pl Fontos levelek, amely elválasztja a fontos üzeneteket a nem prioritást élvező e-mailektől, így a legfontosabb kommunikációra összpontosíthat.

Ezenkívül teljes ellenőrzése alatt áll az e-mail értesítései felett. Használhatja a Spike szundi és emlékeztető funkcióit is, hogy időt szakítson az olvasásra és a válaszadásra az e-mailekre (az e-mail-tevékenységek csoportosítására), ahelyett, hogy hagyná, hogy elpazarolják az Ön produktív óráit munkanap.

Letöltés: Spike for Android|iOS | ablakok | Mac operációs rendszer (Ingyenes, prémium számlák elérhetőek)

A leggyakoribb munkahelyi időpazarlások összesítése nem lenne teljes a közösségi média említése nélkül. A Facebook, a Twitter vagy a TikTok ellenőrzésének csábításának nehéz ellenállni, de ezek a tevékenységek gyorsan beemésztik a munkanapot anélkül, hogy észrevennéd, mennyi időt veszítettél.

Ha nehezen tud koncentrálni a munkahelyén, az Unpluq egy olyan eszköz, amely segíthet leküzdeni a zavaró alkalmazásokat azáltal, hogy megnehezíti a használatukat. Mindössze annyit kell tennie, hogy hozzáadja a blokkolni kívánt alkalmazást, és kiválasztja a figyelemelterelő akadályt, például beolvassa a QR-kódot, rázza a telefont 5 másodpercig, vagy megérinti 7 gombot. Ezeknek az akadályoknak a nehézségi szintjeit is személyre szabhatja.

Az Unpluq blokkolja az alkalmazás összes értesítését, és megakadályozza, hogy megnyitja azt, amíg le nem telik a beállított idő, vagy ha tudatosan nem hajtja végre a figyelemelterelő akadályt. A cél az, hogy segítsen megszabadulni attól a szokástól, hogy ész nélkül görgesd a közösségi média hírcsatornáit, és inkább a munkádra koncentrálj.

Letöltés: Unpluq for Android (Ingyenes, vásárlási ajánlatok)

3. IFTTT az ismétlődő feladatok automatizálására

Az e-mailezéshez hasonlóan az ismétlődő feladatok is a munkanapod báránybőrébe bújt farkasokká válhatnak, akik besurrannak és felemésztik az idődet anélkül, hogy észrevennéd. Ugyanazon feladatok megismétlése jelentős forrása lehet az időpazarlásnak és az unalomnak a munkahelyen, különösen, ha automatizálni tudja ezeket a folyamatokat, hogy idejét és készségeit nagy értékű feladatokra fordítsa.

Az IFTTT egy olyan platform, amely lehetővé teszi különböző alkalmazások és eszközök összekapcsolását a feladatok automatizálására szolgáló „receptek” létrehozásához. Az IFTTT használatához nem szükséges programozónak lenni; csak a a receptalkotás alapvető ismeretei.

Például használhatja napi emlékeztetők automatikus közzétételéhez a Slack csatornáján vagy adjon hozzá befejezett Asana-feladatokat egy Google-táblázathoz, ahelyett, hogy manuálisan kellene megtennie. Használhatja a már elkészített receptek egyikét, vagy saját igényei szerint elkészítheti sajátját.

Ez az eszköz hatékonyan automatizálja a hétköznapi, ismétlődő feladatokat, amelyek egyébként elveszítenék az Ön idejét és energiáját.

Letöltés: IFTTT for Android | iOS (Ingyenes, prémium verzió elérhető)

4. Yac hogy csökkentsék az üléseken eltöltött időt

Az értekezletek elengedhetetlen részei lehetnek a munkahelynek, de hamar időpocsékolássá is válhatnak, ha nem vezeted jól őket. A távmunkásokat különösen érintik a szükségtelen értekezletek, mivel ezek a csapatok gyakori módja annak, hogy tájékozódjanak.

A megbeszélések egyik fő problémája, különösen a távoli munkahelyeken, ahol a csapatok szerte a világon szétszórva vannak, az, hogy megköveteli, hogy minden résztvevő egyszerre legyen online és elérhető, amit az időzóna miatt nehéz megvalósítani különbségek. Ráadásul a szinkron kommunikáció nem mindig a legproduktívabb munkamódszer, mivel zavarokhoz és megszakításokhoz vezethet.

Te tudod használni aszinkron kommunikációs eszközök mint Yac, hogy csökkentse a megbeszélésekre fordított időt. A Yac egy csevegőalkalmazás, amellyel hangüzeneteket rögzíthet és megoszthat csapatával.

Szeretnél visszajelzést adni egy tervről vagy elmagyarázni egy folyamatot? Ahelyett, hogy újabb Zoom értekezletet kezdene, rögzíthet egy gyors Yac-üzenetet, és kihasználhatja a képernyőmegosztási képességeit, hogy szemléltesse álláspontját.

A hangüzenet küldése gyorsabb, mint a gépelés, és aszinkron jellege azt jelenti, hogy az emberek akkor hallgathatják meg, amikor nekik kényelmes, így elkerülheti a felesleges találkozókat, és időt takaríthat meg.

Letöltés: Yac for Android | iOS | ablakok | Mac operációs rendszer (Ingyenes, prémium verzió elérhető)

5. RecueTime a többfeladatos munka elkerülése és az egyéb időpazarlás észlelése

A multitaskingot gyakran termelékenységnövelőként emlegetik, de a kutatás más történetet mesél el. A többfeladatos munka valójában a termelékenység csökkenéséhez vezethet kognitív túlterhelés miatt. Ezenkívül a többfeladatos munka a figyelemelterelés jelentős forrása lehet, aminek következtében elveszítheti a fókuszt, és több időt tölthet olyan feladatokkal, amelyekre nincs szüksége.

A RecueTime egy időkövető alkalmazás, amely segítségével nyomon követheti, hogyan tölti az idejét, és megakadályozhatja a legnagyobb zavaró tényezőket, hogy segítsen Önnek. mester egyfeladatos. Eszközei hátterében fut, hogy nyomon követhesse a leggyakrabban használt alkalmazásokat és webhelyeket, valamint azt, hogy mennyi időt tölt ezeken.

Ezek az információk segíthetnek azonosítani, hogy mely feladatok veszik el a legtöbb időt, és melyek azok, amelyek miatt elveszíti a fókuszt. Ezt az információt ezután felhasználhatja más időpazarlás észlelésére és kiküszöbölésére. A RescueTime is rendelkezik a Fókuszban a munka funkció, amely lehetővé teszi, hogy egy meghatározott ideig a munkájára koncentráljon.

Letöltés: RecueTime for Android | iOS | ablakok | Mac operációs rendszer (Ingyenes próbaverzió, prémium verzió elérhető)

6. ANC fejhallgató a háttérzaj csökkentésére

Napjaink nyitott terű irodáiban nehéz lehet csendes helyet találni, ahol a munkájára összpontosíthat. A távmunkások is küzdhetnek a háziállatok, gyerekek vagy más emberek zajával. A háttérzaj jelentős zavaró tényező lehet, amely megakadályozza, hogy bejusson a zónába.

Az ANC (aktív zajszűrős) fejhallgató nagyszerű módja lehet a háttérzaj csökkentésének és a fókusz javításának. Az ANC fejhallgató a környezet hangjának kioltásával zajmentes munkaterületet hoz létre, lehetővé téve, hogy az adott feladatra összpontosítson.

Növelje termelékenységét, és szerezze vissza az idő irányítását

Ha olyan erős pozícióba helyezi magát, amely lehetővé teszi, hogy kevesebb idő alatt többet érjen el, ez a siker kulcsa bármely területen. Az idő visszanyeréséhez és a termelékenység javításához proaktívnak kell lennie a gyakori munkahelyi időpazarlás felismerésében, valamint eszközök és stratégiák kiküszöbölésére. Az ebben a cikkben említett eszközök ebben segíthetnek.

Hogyan kerüljük el a kommunikációs és együttműködési eszközök túlzott használatát

Előfordult már, hogy túlterheli a rendelkezésére álló együttműködési eszközök nagy száma? Így kerülheti el.

Olvassa el a következőt

A szerzőről