5 tipp hosszú e-mailek írásához, amelyeket a címzettek el tudnak olvasni

Ha hosszú e-maileket küld ügyfeleinek és munkatársainak, az általában rosszindulatú. Vannak azonban esetek, amikor csak hosszas frissítést vagy áttekintést kell küldenie.

Ebben az esetben meg kell tennie magának és a címzettnek egy szívességet azzal, hogy rögtön a lényegre tér, és gondoskodnia kell arról, hogy ne kelljen hosszas bekezdések között kutatnia információkért.

Ebben a cikkben bemutatjuk, hogy néha könnyebben olvashatóvá és könnyebben válaszolhatóvá teheti hosszabb e-mailjeit.

1. Használja a felsoroláspontokat az összegzéshez

Hosszú e-mail írásakor az egyik legfontosabb dolog, amit észben kell tartani, az az, hogy a címzett valószínűleg átfutja azt. Ennek során fontos információkról vagy kérdésekről maradhatnak le, mert egyszerűen túl sok volt az olvasnivaló.

Ha hosszú e-mailt ír, azt szeretné elérni, hogy a címzett könnyen áttekinthessen, de mégis megtalálja a legfontosabb tudnivalókat – más szóval, szeretne pontos lenni az e-mailjeiben. Így megkapják a szükséges információkat, és Ön valószínűleg átgondoltabb választ kap.

A cikkben található tippek mindegyike segít áttekinthetőbb, pontosabb e-mail elérésében – különösen a felsorolásjelek használatával.

Ha az információkat pont formában írod ki, az nem jelenti azt, hogy nem tudsz beszélgetni. Az e-mail más részein is szerepelhet, például az üdvözlésben és a kijelentkezésben. Az információk pontokba foglalásával azonban gyorsan és hatékonyan jut el az üzenet.

Ahelyett, hogy minden részletet belefoglalna, azonosítsa az üzenet kulcsfontosságú információit, és kerülje a szókimondást. A címzettnek nem kell minden témát végigjátszani, csak a főbb pontokra.

2. Használjon félkövért a fontos pontokhoz

A csupa nagybetű használata egy e-mailben nem professzionális. Mindazonáltal némi finom merészítéssel a helyes irányba bólinthat az olvasó. Természetesen nem akarja ezt minden esetben megtenni, de ha van egy bizonyos információ, amelyről gondoskodni szeretne arról, hogy dátumként, emlékeztetőként vagy akcióként lásson, akkor félkövér.

A példa csak a címeknél és két kifejezésnél félkövér betűtípust használ, mindkettőt a küldő szeretné az olvasónak intézkedni – további információkat keresni az ülés jegyzőkönyvében és nem felejteni a találkozó. Ha átfutja az e-mailt, ezek nagyobb valószínűséggel felkeltik a figyelmét, és előfordulhat, hogy a többit elolvassa a kontextus miatt.

Mivel ez csak egy finom szövegmódosítás, kevésbé valószínű, hogy a címzett úgy fogja érezni, mintha kiabálna, ahogyan azt csupa nagybetűvel írják.

3. Bontsa fel az e-mailt témákra címsorokkal

A fejlécek hozzáadása az e-mailekhez kissé úgy hangozhat, mintha egy regényt küldene a címzettnek, de ez nem jelenti azt, hogy mindegyik alatt rengeteg információnak kell szerepelnie. Ez egyszerűen segít nekik gyorsabban átjutni az e-mailen, ha bizonyos információkat keresnek, vagy ha később hivatkozniuk kell rá.

Ha a címsort félkövéren szedi, és sortöréseket használ az egyes részek között, szóközt helyezhet el az egyes részek között, így könnyebben olvasható – akárcsak bármely más dokumentumban.

A címsorok használata akkor hasznos, ha több olyan témával szeretne foglalkozni, amelyek nem igényelnek külön e-maileket – például napi áttekintést vagy folyamatfrissítést.

4. Használjon más formázást az idézetekhez

Ha pontosan úgy kell továbbítania az információkat, ahogy valaki más írta, finoman módosítsa a formázást, hogy elválaszthassa azt a saját elbeszélésétől. Így nincs zűrzavar abban a kérdésben, hogy hol végződik az üzeneted, és hol kezdődik a másik.

Az idézőjelek természetesen megtehetik a trükköt, de ha már sok szöveg van előtte és utána, akkor Hozzon létre egy hosszú bekezdést, amely kevésbé kívánatos elolvasni, és nagyobb kihívást jelent az információk egy pillantással kinyerése.

Egy másik dolog, amit szem előtt kell tartani az e-mailek szövegének formázásakor, érdemes lehet kerülni a több betűtípus és szín használatát, mivel ez professzionális megjelenést eredményezhet.

5. Mentse el a kérdéseket a végéig

Feltett már valaha több kérdést e-mailben, és talán a felére kapott választ? Ez még a legrövidebb e-mailek vagy üzenetek esetén is megtörténhet.

Próbálja meg elmenteni a kérdéseket a végéig, és röviden és lényegre törően fogalmazza meg őket. Ez nemcsak abban segíti az olvasót, hogy láthassa őket, hanem azt sem felejti el, amit útközben kérdezett, mert utána nem ad elő több információt.

Sőt, olyan választ is küldhetnek Önnek, amely egyértelműen válaszol a kérdésekre abban a sorrendben, ahogyan feltette őket.

Lehet, hogy hülyén hangzik, de gondoljon az összes e-mailre, szöveges üzenetre, üzenetre és digitális médiára, amely naponta megjelenik. Könnyen elterelheti a figyelmét az e-mailek túlterheltsége vagy az egyik információ kiemelkedik a másikból.

Extra tipp – legyen konkrét a tárgysorban

Ez az extra tipp általában minden e-mailre vonatkozik. Azáltal, hogy konkrétan a tárgysorban, sokféleképpen segíti a címzettet – pontosan tudni fogja, miről van szó, rangsorolhatják, és később újra megtalálhatják, ha hivatkozniuk kell rá.

Például használhat olyan szavakat, mint nyomon követni, kérdés, emlékeztető, frissítés, vagy jelentés hogy közölje velük az e-mail típusát. Ha egy konkrét találkozóról vagy projektről van szó, adja meg a nevet. Ha ez egy ismétlődő e-mail, adja meg a dátumot.

E-mail küldése a tárggyal nyomon követni Önmagában nem hangzik túl kattinthatónak vagy fontosnak, különösen akkor, ha a címzett beérkezett üzenetei között van néhány másik, azonos című e-mail.

Még a tárgysorban is jelezheti az embereknek, ha üzenete sürgős, de mindenképpen tartsa fenn ezt a ténylegesen fontos ügyekre.

A kommunikáció kulcsfontosságú

Bár egyesek azt tanácsolják, hogy ne küldjön hosszú e-maileket, néha csak szüksége van rá. A legjobb, amit a címzettnek tehet, ha ragaszkodik a lényeghez, és gondoskodik arról, hogy át tudjon lépni. Ez nemcsak abban segít nekik, hogy megtalálják a kezdetben szükséges információkat, hanem később is visszatalálnak rá.

Ha legközelebb hosszú e-mailt kell küldenie, próbáljon ki egy vagy több tippet, és nézze meg, hogyan megy.

5 önszerkesztési tipp és eszköz az írás fejlesztéséhez

Sok író küzd a szerkesztési folyamattal. De ha minőségi tartalmat szeretne létrehozni, érdemes fejlesztenie szerkesztési készségeit. Itt van, hogyan.

Olvassa el a következőt

A szerzőről