Az időblokk használata a zavaró e-mailek és üzenetek korlátozására

A hatékony kommunikáció fontos a munkahelyen, de néha elvonhatja a figyelmet, amikor összpontosítani próbál. Könnyű azt gondolni, hogy minden e-mailre vagy üzenetre azonnali választ kell adnunk, ami néha egy teljes beszélgetéssé válik, amire valójában nincs ideje.

Ebben a cikkben végigvezetjük, hogyan blokkolhatja időzítette a kommunikációt, hogy az adott feladatra koncentrálhasson.

1. Az idő blokkolja a beérkező leveleket

Ha folyamatosan a beérkező levelek mappájába kattint, valahányszor e-mailt kap, nem fog sokat tenni. Nemcsak az adott feladattól vesz el időt az e-mailek elolvasására és esetleg válaszolására, hanem időbe telik az újragondoláshoz is.

Érdemes lehet időt hagyni a blokkolásra.

A beérkező levelek blokkolásának gondolata az, hogy az e-maileket a nap folyamán csak meghatározott időközönként ellenőrizze. Így minimális megszakításokkal huzamosabb ideig az adott feladatra koncentrálhat.

Bár érdemes rápillantani az értesítésben a feladóra és a tárgysorra, hogy ne maradjon le semmi fontosról, nem tesz semmit, és azonnal átugrik a postaládájába. Az elméje az aktuális feladaton jár, mert tudja, hogy később fog eljutni az e-mailhez – hacsak persze nem sürgős, és figyelmet kell fordítania rá.

Ahogy hozzászokik ahhoz a rutinhoz, hogy nem nyit ki és nem válaszol azonnal, az ügyfelei vagy munkatársai is hozzászoknak ehhez. Sőt, még jobb válaszokat is adhat, mivel a kommunikációra összpontosít, és nem rohan vissza arra a tételre, amelyen éppen dolgozik.

Javasoljuk, hogy a beérkező levelek minden látogatását úgy kezdje meg, hogy először ellenőrizze a régebbi üzeneteket. Bármi, ami szemetet vagy szemét, azonnal intézkedjen. Ha nem igényel választ, írjon le minden műveleti elemet, és rögzítse.

Ha a feladónak csak gyors válaszra van szüksége, akkor azt is megválaszolhatja, amíg ott van, de ha szüksége van egy válaszoljon, amely hosszabb ideig tart, mint az Ön által félretett idő, jelölje meg az e-mailt, vagy hozzon létre emlékeztetőt a visszatéréshez majd később. Egy cél, amit szem előtt kell tartani, az tartsa a beérkező levelek között az olvasatlan üzenetek számát és ne foglalkozzon kétszer ugyanazzal az e-maillel.

Amikor idővel blokkolja a beérkező leveleket, érdemes az időzítést és a gyakoriságot is figyelembe venni. Ez személyenként változhat az e-mailek mennyiségétől, a szerepüktől és az ütemezésüktől függően.

2. Idő blokkolja a kimenő postafiókot

Azoknál az e-maileknél, amelyekre hosszabb választ kell várni, vagy azokat, amelyeket magának kell elküldenie, zárja le az idejét, ahelyett, hogy produktív ideje jó részét a kimenő postafiókban töltse. Egy kis gyakorlást igényel, de ha igen pontos az e-mailekben, akkor kevesebb időt töltesz az írásukkal is.

Minden kimenő munkamenetet kezdjen a legfontosabb üzenetekkel, és ha lejár az idő, összpontosítson a többi feladatra. Az, hogy valakinek azonnal válaszolhat, nem jelenti azt, hogy mindig muszáj. Természetesen vannak kivételek, de a nem sürgős üzenetek megválaszolása megszakítja a figyelmet.

Azt is figyelembe kell venni, hogy az üzenet még választ is igényel-e. Könnyen kötelességnek érezheti magát a válaszadásra, de ha a feladó valójában nem kérdez tőled semmit, vagy nem kéri a hozzájárulásodat, akkor egy egyszerű köszönés segíthet attól függően, hogy ki küldte.

Az, hogy válaszol-e minden kapott e-mailre, a munkahelyi etikett és a feladóval való kapcsolat kérdése. Vannak, akik szívesebben kapnának választ, mint hogy megnyitjanak egy kétszavas köszönő üzenetet, mások értékelhetik a megjegyzést.

3. Üzeneteinek időkorlátozása

Az üzenetek elolvasása és megválaszolása közel sem vesz igénybe annyi időt, mint az e-mailek – különösen azért, mert elfogadhatóbb egyetlen szóval, stratégiai hangulatjellel vagy akár giffel válaszolni. Ezek azonban összeadódnak.

A messenger ütemezése csökkentheti a megszakításokat. Az üzenetek blokkolásának ideje egy kicsit más, mint az e-mailjeié, mivel ezekre nem kell sokáig válaszolni. Ehelyett érdemes blokkolni az időt, hogy a feladataira összpontosítson, és hagyja, hogy a bejövő üzenetek megvárják, amíg a munkamenet véget ér.

Ha Slacket használ, megmutathatja, hogy összpontosít Slack állapot használatával szundi helyett, ha továbbra is figyelni szeretné az értesítéseket. Ha azonban végül a szundi funkciót használja, az emberek így is elküldhetik az üzenetet, jelezve, hogy sürgős.

Ha üzenetet küld a munkatársának, és úgy találja, hogy egy beszélgetés elhúzódik, akkor érdemes felkérnie munkatársát, hogy hívja fel Önt a pontosításért, mivel a telefonon történő beszélgetés gyorsabb lehet.

4. Az elektronikus kommunikáció határainak meghatározása

Az első és legfontosabb, hogy nem mindenki kedvenc emlékeztetője, de észre fogod venni, hogy termelékenységet, ha megtakarítja személyes üzeneteinek ellenőrzését, amíg szünetet nem tart vagy elfogy egy kis szünetet állásidő.

Mind az Apple, mind az Android telefonok nagymértékben testreszabható fókuszbeállításokkal rendelkeznek, amelyek segíthetnek ebben, és lehetővé teszik bizonyos alkalmazások elnémítását a Ne zavarjanak funkció bekapcsolásakor. Ily módon elnémíthatja azokat az alkalmazásokat és szöveges üzeneteket, amelyeket zavarónak találhat, de továbbra is folytathatja a hívásokat, ha valakinek meg kell szólítania Önt.

Hasonló beállításokat találhat számítógépén is. Például a Értesítések panel az iOS rendszerben Rendszerbeállítások lehetővé teszi a Ne zavarjanak ütemezést, valamint az alkalmazások be- és kikapcsolását.

Természetesen bizonyos emberek és helyzetek azonnali figyelmet igényelnek, de bizonyos dolgok megvárhatják, amíg a termelékenységi munkamenet el nem éri őket. Ez személyenként változhat, de próbáljon meg saját szabályrendszert felállítani arra vonatkozóan, hogy kinek és mit enged meg, hogy megszakítsa a figyelmét.

Korlátozza a zavaró tényezőket

Az egy nap alatt kapott e-mailek és értesítések számának köszönhetően könnyen elterelődik a figyelme, amikor összpontosítani próbál. Ha úgy találja, hogy ez gyakori, adjon meg egyet vagy többet az alábbi tippek közül, hogy megtudja, mi működik az Ön számára.

A 4 legjobb tipp az e-mail túlterhelés csökkentésére

Olvassa el a következőt

A szerzőről