Hogyan dolgozzon hatékonyan távoli csapattal több időzónában

A globális csapat jótékony hatású lehet, de mit érne, ha gazdag és sokszínű tehetségtárhoz nyúlna, ha nincs hatékony terve a tehetség kihasználására?

Hogyan dolgozol együtt egy távoli kollégával, aki a Fülöp-szigeteken készül lefeküdni, és egy másikkal, aki most kezdi a napját az Egyesült Királyságban? Nézzünk meg néhány módszert, amelyek segítségével a legtöbbet hozhatja ki távoli csapatából.

A globális távoli csapat előnyei és hátrányai

Egy globális csapat birtokában rengeteg tudásra és kulturális tapasztalatra tehet szert. A világ minden tájáról érkező emberekkel együttműködve szélesebb perspektívát és betekintést nyerhet, amely innovációt indít el a munkahelyén. Ez nem minden; a határok átlépésének lehetősége azt is jelenti, hogy éjjel-nappal dolgoznak, anélkül, hogy késő esti műszakokra lenne szükségük.

Azonban bizonyos kihívásokkal jár, ha egy csapat távolról dolgozik több időzónán keresztül, és létfontosságú, hogy tisztában legyen velük. Ez felhatalmazza Önt arra, hogy hatékony távmunka stratégiát dolgozzon ki, és megtalálja a megfelelő eszközöket, amelyekkel a legtöbbet kihozhatja csapata erősségeiből. Néhány ilyen kihívás a következőket tartalmazza:

• Korlátozott lehetőség mindenki számára megfelelő találkozók ütemezésére.
• Valaminek a hiánya elkötelezettség a személyes interakció hiánya miatt.
• A motiváció és a munkával való elégedettség elvesztése miatt távmunka magány.
• Késleltetett válaszok e-mailekre és egyéb kommunikációkra.
• Többen dolgoznak kényelmetlen órákban, és nagyobb elvárás, hogy elérhetők legyenek.

Noha a globális csapatoknak néhány útlezárással kell szembenézniük, úgy gondoljuk, hogy az előnyök messze felülmúlják a hátrányokat. Ha egyetért, érdemes lehet beállítani néhány folyamatot, és ki kell használni a megfelelő eszközöket a több időzónában dolgozó kollégákkal való munka kihívásainak leküzdésére.

Hogyan dolgozzunk távoli csapattal különböző időzónákban

1. Tekintse át felvételi folyamatát

Nincs mindenkire érvényes válasz az új alkalmazottak felvételére, de nem szabad csak a tehetségekre összpontosítani, ha globális csapattal rendelkezik. Fektess időt arra javítja a beiskolázási folyamatot olyan embereket alkalmazhat, akik már ismerik a távmunka kultúráját, vagy akiket megbízhat minimális felügyelettel.

Ezenkívül érdemes időt szánni arra, hogy elmagyarázza, hogyan működik távoli csapata, és milyen elvárásai vannak velük szemben. Ez magában foglalja a kommunikációs folyamatok részletezését és azt, hogy milyen eszközökre lesz szükségük munkájuk elvégzéséhez. Ne felejtse el pontosan megadni a munkaidőt, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen a kezdetektől fogva.

A munkavégzés autonómiája, proaktivitása, rugalmassága, kezdeményezőkészsége és kiváló kommunikációja elengedhetetlen készség, amire figyelni kell.

2. Használja az időzóna konvertereket

Nem kell pazarolnod kognitív erőforrásaidat különböző időzónák memorizálására vagy arra, hogy Google-lel keresd, hány óra van a kollégája tartózkodási helyét minden alkalommal, amikor megbeszélést szeretne ütemezni, mivel az online eszközök széles választéka áll rendelkezésre te csinálod azt.

Ezek a digitális megoldások segítenek az időzónák konvertálásában a konferenciahívások, videocsevegések vagy egyéb fontos kommunikációk ütemezése előtt. Így mindenki tisztában lesz az időkülönbségekkel, és elkerüli az esetleges konfliktusokat.

Például a csapata használhatja Timezone.io hogy egymás tartózkodási helyén mennyi az idő. Ez az eszköz egy oldalon megjeleníti mindenki profilképét, nevét és aktuális idejét, így gyorsan azonosíthatja, hogy melyik időzónában tartózkodik.

3. Az aszinkron kommunikáció ösztönzése

Aszinkron kommunikáció forradalmasította a távoli csapatok munkáját. Ez a megközelítés lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy kihasználják a távmunka modelljének rugalmasságát a legtöbb munkájuk során a nap produktív óráit anélkül, hogy állandóan elérhető vagy üzenetekre kell válaszolnia azonnal.

Ez a megközelítés kiküszöböli a több időzóna menetrendjének összehangolásával járó kihívásokat. Jelentősen csökkenti a munkaidő alatti és azon kívüli üzenetküldési értesítések miatti zavaró tényezőket is, lehetővé teszi a csapat tagjainak, hogy a feladataikra összpontosítsanak, termelékenyebbek legyenek, és jobb egyensúlyt érjenek el a munka és a magánélet között.

Te tudod használni aszinkron kommunikációs eszközök tetszik Voodle, Yac, vagy Csavar hogy kapcsolatban maradjon kollégáival anélkül, hogy megszakítaná munkafolyamataikat. Ezek az eszközök lehetővé teszik az ötletek cseréjét, visszajelzést, bonyolult fogalmak magyarázatát, együttműködést a projektekben, és frissítéseket biztosítanak anélkül, hogy folyamatosan pingálná az embereket, vagy hosszú megbeszéléseket ütemezne.

Használhat olyan e-mail alkalmazást is, mint pl Tüske kevésbé sürgős e-mailek ütemezése a munkaidőn kívül más időzónában tartózkodó kollégáknak. Ezenkívül megteheti hozzon létre egy belső wikit az összes releváns vállalati információ tárolására, beleértve a megbeszéléseket, az oktatóanyagokat, a vállalati szabályzatokat és egyebeket. Ez lehetővé teszi, hogy a csapat minden tagja, tartózkodási helyétől és idejétől függetlenül hozzáférjen a legjobb munkájához szükséges információkhoz.

Projektmenedzsment eszközök, mint pl Asana és Trello segíti a csapatokat abban, hogy szervezett, pályán maradjanak és elszámoltathatók legyenek, amikor távoli kollégákkal dolgoznak projekteken különböző időzónákban. Ezek az eszközök kiválóan alkalmasak az aszinkron munkára, mivel lehetővé teszik a feladatok létrehozását és hozzárendelését, a határidők beállítását, az előrehaladás nyomon követését és az összes projekttel kapcsolatos információ egy helyen történő tárolását.

Olyan funkciókkal is rendelkeznek, mint például a megjegyzések, amelyek megkönnyítik az együttműködést, és biztosítják, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen. Így a csapat tagjai különböző országokban és időzónákban könnyen láthatják, min dolgoznak mások, visszajelzést adhatnak, és megoldják a problémákat, miután bejelentkeznek a fiókjukba anélkül, hogy folyamatosan e-mailben vagy más üzenetben kommunikálnának platformok.

5. Használja a megosztott naptárakat és ütemező alkalmazásokat

A megosztott naptárak és ütemező alkalmazások segítenek a távoli csapatoknak ütemtervük összehangolásában, a közelgő események megtervezésében, és elkerülhetik az oda-vissza e-maileket, amikor mindenki számára megfelelő időpontot keresnek.

Például, Calendly lehetővé teszi a távoli kollégák számára, hogy megosszák egymással elérhetőségüket és ütemezzenek megbeszéléseket anélkül, hogy manuálisan kellene koordinálniuk az ütemterveket. Így mindenki könnyen láthatja, hogy mások mikor vannak nemzeti ünnepen, elfoglaltak vagy szabadon beszélgetnek. Ezt az információt arra is felhasználhatja, hogy megkeresse az átfedő órákat a csoportos hívások vagy megbeszélések ütemezéséhez, amikor szükséges.

Ezenkívül a Calendly lehetővé teszi az integrációt más népszerű eszközökkel, mint például a Slack, a Microsoft Teams, a Webex és még sok más, így még könnyebben használható távoli csapatok számára.

Legyőzheti az időzóna kihívásait, hogy maximalizálja csapata termelékenységét

Néhány útlezárás nem tántoríthatja el attól, hogy a távoli csapattal különböző időzónákban végzett munka számos előnyt élvezzen.

A megfelelő megközelítéssel és a fenti eszközökkel leküzdheti a távirányítóval végzett munka kihívásait csapata szerte a világon, és learatja a megnövekedett termelékenység, kreativitás és innováció.

Az 5 legjobb eszköz a távoli munkahelyi élmény javítására

Olvassa el a következőt

A szerzőről