Digitális aláírás hozzáadása vagy eltávolítása a Microsoft Office fájlokban

Mindannyian írunk alá dokumentumokat különféle célokra, mint például hivatalos levelek, lakásunk bérleti szerződései, együttműködőkkel megosztandó projektek dokumentumai, hitelkérelmek.

Egyszerűbb és gyakran biztonságosabb azonban az aláírásokat a dokumentumokon elhelyezni, ha azok digitálisan készülnek. A Microsoft Office fájlok, például a Word, az Excel és a PowerPoint lehetővé teszik a digitális aláírások egyszerű hozzáadását. Lássuk, hogyan készült.

Mi az a digitális aláírás, és miért kell hozzá?

A digitális aláírás egyfajta elektronikus aláírás, amelyet a digitális információk, például e-mailek, hitelkártya-tranzakciók és dokumentumok hitelességének és integritásának ellenőrzésére használnak. A Microsoft Word és Excel fájlok digitálisan aláírhatók, ill PDF-fájlok aláírásának számos módja van is.

Ha digitálisan ír alá egy dokumentumot, az megerősíti, hogy a dokumentumban szereplő információk Öntől származnak, és nem változtak az aláírása óta. Tehát ez olyan, mint egy virtuális ujjlenyomat vagy a kézírásos aláírás elektronikus ábrázolása.

Bár sok van alkalmazások online aláírására, a Microsoft Office lehetővé teszi digitális aláírások létrehozását Word, Excel és PowerPoint fájlokban. Nem kell kinyomtatnia egy dokumentumot, aláírnia tollal, majd beolvasnia és elküldenie. Egyszerűen létrehozhat digitális aláírást egy Office-fájlban, és elküldheti e-mailben.

A digitális aláírás hozzáadása segít a dokumentum hitelességében és hivatalossá tételében. A visszautasítást is garantálja, ami azt jelenti, hogy minden fél számára bizonyítja az aláírt tartalom eredetét.

Ezenkívül a Microsoft szerint a Microsoft Word, Microsoft Excel vagy Microsoft PowerPoint fájlokban lévő aláírások, amelyeket egy biztonságos időbélyegző szerver időbélyegzett, bizonyos körülmények között érvényesek a közjegyzői okirat.

Hogyan lehet hivatalossá tenni a digitális aláírást

Személyazonosságának megerősítéséhez és hivatalossá tételéhez digitális aláírási tanúsítvánnyal kell rendelkeznie. Amikor digitálisan aláírt Microsoft Office-fájlt küld, a digitális tanúsítványt a nyilvános kulccsal együtt tartalmazza.

A digitális tanúsítványokat egy hitelesítésszolgáltató (CA) bocsátja ki. A tanúsítvány általában egy évig érvényes, ezt követően az aláírónak meg kell újítania, vagy új aláíró tanúsítványt kell beszereznie a személyazonosság megállapításához.

Ha nem szeretne tanúsítványt vásárolni, vagy azonnal alá kell írnia a dokumentumot, akkor a tanúsítványt is elkészítheti. Windows rendszerben a tanúsítvány létrehozásának folyamata attól függ, hogy melyik Windows verziót használja – Windows 10, 8, 7, Vista vagy XP.

Ha többet szeretne megtudni a digitális tanúsítványszolgáltatásokról vagy a tanúsítvány létrehozásával kapcsolatos utasításokról, keresse fel a webhelyet ezen a Microsoft támogatási oldalon.

Digitális aláírás hozzáadása Microsoft Office fájlhoz

Hozzáadhat digitális aláírást Word, Excel és PowerPoint fájlokhoz. Digitális aláírás hozzáadásához szükség van egy nyitott Word-dokumentumfájlra vagy egy Excel-lapra. A Word és az Excel folyamata hasonló, ezért nézzük meg, hogyan adhatunk digitális aláírást egy Word-fájlhoz.

1. A megnyitott Word-fájlban például a dokumentum aláírásának végén helyezze a mutatót oda, ahol digitális aláírást szeretne létrehozni.
2. Kattintson a Beszúrás lapon. Az aláírási sor lista a jobb felső sarokban található Szövegcsoportban lesz.
3. Kattintson Microsoft Office aláírás Vonal. Megnyílik egy aláírás beállítási lap, ahol néhány mezőt ki kell töltenie.
4. Adjon hozzá releváns információkat az Aláírás beállítása párbeszédpanelen: Javasolt aláíró: (ez lenne a neved), Aláíró címe: (az Ön megnevezése), és Az aláíró e-mail címe: (az email címed, ha meg akarod adni).
5. Az aláírónak szóló utasítások alatt egy alapértelmezett utasítás lesz: A dokumentum aláírása előtt győződjön meg arról, hogy az aláírt tartalom helyes. Ez az utasítás módosítható, és lent lesz két lehetőség, amelyet a bejelölésével állíthat be jelölőnégyzetek: Engedélyezze az aláíró számára megjegyzések hozzáadását az Aláírás párbeszédpanelen, és az aláírás dátumának megjelenítését az aláírásban vonal.
6. Az adatok megadása után kattintson a gombra rendben. Mostantól láthat egy aláírási sort, amely alatt az Ön neve és beosztása látható.

Most nézzük meg, hogyan lehet aláírást hozzáadni az aláírási sorhoz.

1. Jobb klikk az aláírás sorát a fájlban. Ezután válassza ki Jel menüből.
2. Aláírását a következő három módon adhatja hozzá:
   • Ha egy nyomtatott jelet szeretne hozzáadni, egyszerűen írja be a nevét a mellé x szimbólum.
   • Ha van képe az aláírásáról, kattintson a Válassza az Aláíró kép lehetőséget fület, és kattintson Válassza a Kép lehetőséget— megnyílik a Fájlkezelő, és a számítógépén böngészve hozzáadhatja aláírásának képét.
   • Harmadszor, ha táblagépe van, kézzel írt aláírást is hozzáadhat a x az aláírási sorban.
3. Az aláíró adatait is megadhatja (aki Ön lenne), például a szerepkörét és a gyártási hely címét, ha rákattint a Részletek gomb.
4. Majd a végén kattintson a gombra Jel az alján.
5. Egy aláírás-megerősítő felszólítást fog kapni. Ezután az aláírása megjelenik a dokumentum aláírási sorában. Most már elküldheti digitálisan aláírt dokumentumát.

Hogyan lehet eltávolítani a digitális aláírást

A digitális aláírás eltávolítása néhány kattintás.

1. Nyissa meg a Microsoft Word vagy Excel fájlt digitális aláírással.
2. Kattintson jobb gombbal a Aláírási sor.
3. Kattintson Aláírás eltávolítása. Megjelenik egy felszólítás, amelyben meg kell erősítenie az aláírás törlését.

A digitális aláírását eltávolítjuk a dokumentumból. A dokumentum szerkesztése az aláírásokat is eltávolítja belőle.

Láthatatlan digitális aláírás hozzáadása vagy eltávolítása

A látható aláírással ellentétben a láthatatlan digitális aláírás nem ad hozzá semmilyen jelet vagy szöveget a dokumentumon belül. A láthatatlan aláírás inkább csak metaadatokat ad hozzá a dokumentumfájlhoz, hogy biztosítsa a dokumentum hitelességét anélkül, hogy megváltoztatná a tartalmát.

A következő lépésekkel láthatatlan digitális aláírást adhat hozzá egy Microsoft Office-fájlhoz:

1. Nyissa meg a Word, Excel vagy PowerPoint dokumentumot, és kattintson a gombra Fájl. Az Info szakasz megnyílik.
2. Válassza ki Dokumentum védelme.
3. Ezután a legördülő menüből válassza ki a lehetőséget Digitális aláírás hozzáadása.
4. Megnyílik a digitális aláírás doboza. Írja be a dokumentum aláírásának célját a párbeszédablakban.
5. Ezután kattintson Jel.
6. Az Info szakasz ezután azt mutatja, hogy a dokumentumot aláírták és véglegesnek jelölték.

Ha egy fájlt digitálisan aláírtak, akkor az írásvédett dokumentummá válik, hogy megakadályozza a további módosításokat.

A láthatatlan digitális aláírás eltávolítása is egyszerű.

1. Nyissa meg a fájlt a láthatatlan digitális aláírással. A tetején két üzenet jelenik meg – az egyik, hogy a dokumentum véglegesnek van megjelölve, a másik pedig azt, hogy a dokumentum érvényes aláírásokat tartalmaz.
2. A másodikon Aláírások üzenetsort, kattintson rá Aláírások megtekintése. Az Aláírások ablak nyílik meg a dokumentum jobb oldalán.
3. Kattints a nyíl az aláírás neve mellett.
4. Ezután kattintson Aláírás eltávolítása a legördülő menüből.
5. Végül kattintson Igen a megjelenő promptban. És a láthatatlan digitális aláírása el lesz távolítva.

Adjon hitelességet és biztonságot irodai dokumentumainak digitális aláírásával

A digitális aláírások bizalmi réteget és hitelességet adnak dokumentumaihoz. Bizalmat kelt munkatársaiban és a dokumentumok átvevőiben.

Ezenkívül nyugodt lehet, hogy dokumentumai biztonságban vannak, és nem manipulálhatók. Így egyszerűbbé és biztonságosabbá teheti hivatalos és személyes tranzakcióit azáltal, hogy digitális aláírásokat ad Microsoft Office fájljaihoz.

Hogyan írjunk alá digitálisan egy Microsoft Word dokumentumot

Olvassa el a következőt

A szerzőről