8 gyakori kommunikációs hiba, amelyet el kell kerülni a virtuális csapatokban (és mit tegyünk helyette)

Miután megváltoztatta szervezete működését, létfontosságú, hogy időt szánjon a jó kommunikációs kultúra kialakítására a virtuális munkaterületén. Ennek az az oka, hogy a hagyományos irodai környezetben alkalmazott kollégáival való kapcsolattartás nem feltétlenül jelenti a virtuális világot.

Ezért a kommunikációs füzet átírása kulcsfontosságú a sikerhez egy virtuális csapatban, és ennek egyik módja az, ha tudjuk, mit ne tegyünk.

1. Az e-mail használata elsődleges kommunikációs módként

Bár az e-mailnek még mindig van szerepe a mai távoli munkahelyeken, nem ez lehet az elsődleges kommunikációs mód. Gyorsan elveszítheti az üzenetek nyomát, ha a beérkező levelek között vannak, ami csökkenti a termelékenységet.

Továbbra is használhat e-mailt az ügyfelekkel való kommunikációra és a potenciális ügyfelek megcélzására. Vannak azonban mások is gyakorlati kommunikációs eszközök amelyek jobban megfelelnek az üzenetküldésre és a távoli kollégákkal való együttműködésre.

Azonnali üzenetküldő eszközök, mint pl

Laza alkalmasak gyors oda-vissza beszélgetésekre és csatornák létrehozására adott témákhoz vagy projektekhez. Használhat olyan üzenetküldő alkalmazásokat is, mint pl Csavar aszinkron módon kommunikálni, míg a projektmenedzsment eszközök, mint pl Trello vagy Asana lehetővé teszi a feladatok létrehozását, hozzárendelését és nyomon követését.

2. Az időzónák közötti különbségek tervezésének elmulasztása

Hagyományos irodai környezetben az emberek általában ugyanazon a helyen és ugyanabban a munkaidőben dolgoznak. Ha azonban virtuális csapattagjai vannak különböző időzónák között, a dolgok bonyolultabbá válhatnak, hacsak nem tervezed.

Tisztában kell lennie az időbeli különbségekkel, és meg kell találnia az átfedő órákat az ülések ütemezéséhez. Ennek eléréséhez azonban nem kell megjegyeznie kollégái időzónáit vagy tartózkodási helyét. Használhat időzóna-átalakítókat, mint pl Timezone.io vagy megosztott naptáralkalmazások, mint pl Calendly a találkozási időpontok ütemezéséhez és kezeléséhez. Ez lehetővé teszi, hogy kizárja az időt, amely mindenki számára kényelmes.

3. Túl a csak szöveges kommunikációra hagyatkozva

A csak szöveges kommunikáció mentes a nonverbális jelzésektől, például a testbeszédtől, a szemkontaktustól és az arckifejezésektől, amelyek könnyen félreértelmezésekhez és konfliktusokhoz vezethetnek. Virtuális környezetben alapvető fontosságú, hogy különféle kommunikációs médiát használjon, hogy megértse álláspontját, beleértve a videokonferencia-eszközöket, mint pl Google Meet vagy Zoom.

Tekintettel arra, hogy esetleg nem tud fizikailag találkozni, ezek az eszközök a következő legjobb dolgot kínálják azáltal, hogy láthatja és hallhatja kollégáit. A személyesebb kapcsolatok kialakítása mellett a videohívások az összetett feladatokat is jobban megmagyarázzák.

Azonban nem mindig ugorhat bele egy videohívásba, különösen, ha más időzónában tartózkodó emberekkel dolgozik. Ebben az esetben használhat egy aszinkron videoeszközt, mint pl Voodle videoüzenetek rögzítésére és küldésére.

4. Várjuk, hogy mindenki mindig elérhető legyen

A karnyújtásnyira lévő kommunikációs eszközök és a távmunkára vonatkozó irányelvek elfogadása következtében a munka és a magánélet közötti határvonalak egyre inkább elmosódnak. Ez adott okot a „mindig bekapcsolt” munkakultúra: azok az irreális elvárások, hogy az embereknek mindig elérhetőnek kell lenniük a munkával kapcsolatos üzenetek megválaszolására vagy a munkahelyi igényekre.

Ennek elkerülése érdekében meg kell határoznia bizonyos határokat. Ebbe beletartozik személyre szabott távoli munkarend létrehozása, az elérhetőség beállítása a munkahelyi kommunikációs eszközökben, valamint a munkaidőn kívüli nem sürgős üzenetekről szóló értesítések kikapcsolása.

5. Nem figyelve a kulturális/vallási különbségekre

Tekintettel arra, hogy a távmunka lehetővé teszi a tehetségek toborzását a világ különböző részeiről, erre szükség van legyen tisztában a kulturális és vallási különbségekkel, amelyek hátrányosan befolyásolhatják a kommunikációt és a csapatot dinamika.

Például a különböző kultúrákból és vallásokból származó emberek bizonyos ünnepeket tarthatnak, és ezekben az időpontokban nem tudnak dolgozni, vagy eltérő munkaidővel rendelkeznek. Így előfordulhat, hogy nyomon kell követnie ezeket a napokat, és ennek megfelelően módosítania kell a határidőket vagy a kommunikációs terveket.

6. Nem teremt teret az alkalmi beszélgetésekhez

Otthoni munkakörülmények között könnyen figyelmen kívül hagyhatjuk a kollégák közötti szociális interakció szükségességét. Azonban, távmunka magány komoly probléma, amely csökkentheti a termelékenységet és a munkával való elégedettséget.

Ennek leküzdéséhez módot kell találnia a kötetlen beszélgetésekre. Ezt virtuális vízhűtő lehetőségek megteremtésével érheti el. Például külön csoport létrehozása az alkalmi beszélgetésekhez a munkahelyi csevegőeszközben. Itt beszélhet nem munkával kapcsolatos témákról, például hétvégi terveiről, kedvenc műsoráról vagy hobbijairól.

Ezekkel tovább fokozhatod a csapaton belüli elkötelezettséget kávészünet ötletek.

7. Túl sok találkozó

Bár fontos, hogy rendszeresen jelentkezz be a csapatodba, nem akarod túlzásba vinni a találkozókat. A valóság az, hogy egyes találkozók nem érik meg az idejét, és még a termelékenységére is károsak lehetnek.

Tehát, mielőtt még egy találkozót ütemezne, kérdezze meg magát, hogy valóban szükséges-e, és nincs-e más mód az üzenet közlésére. Amikor úgy dönt, hogy megbeszélést tart, próbálja meg a lehető legtermékenyebbé tenni azáltal, hogy napirendet készít, és azt előre megosztja, röviden tartva, és csak a szükséges emberek részvételével.

Ezenkívül rendeljen valakit az értekezlet jegyzőkönyvének megfelelő dokumentálásához, és mentse el azokat egy központi helyre, ahol mindenki hozzáférhet. Ez segít csökkenteni a jövőbeni találkozók szükségességét, hogy megvitassák az előző üléseken történteket.

8. Nem ismerjük el a mérföldköveket és ünnepeljük a sikereket

Csapata sikereinek elismerése és ünneplése elengedhetetlen a morál és az elkötelezettség fokozásához. Az otthoni munkavégzés nem ok arra, hogy figyelmen kívül hagyjuk ezt a létfontosságú csapatépítő tevékenységet.

Bízhat az alkalmazottak felismerésére szolgáló eszközökben, mint pl Bónusz megünnepelni csapata sikereit és elismerni az egyéni teljesítményeket. A Slack munkaterületébe is integrálhatja, így a csapattagok könnyebben adhatnak és fogadhatnak dicséreteket.

Kerülje el ezeket a hibákat a csapat távoli kommunikációjának javítása érdekében

Bár a távoli munkakörnyezetnek megvannak a maga kihívásai, számos lehetőséget kínál a növekedésre és a sikerre. A legtöbb esetben még mindig tanuljuk, hogyan lehet a legjobban eligazodni ebben az új munkamódszerben.

Ha ismeri ezeket a gyakori buktatókat, elkerülheti őket, és sikeres távoli munkakörnyezetet hozhat létre Önnek és csapatának.

5 eszköz a távoli csapatkommunikációs kihívások leküzdésére

Olvassa el a következőt

A szerzőről