A gyakori munkahelyi panaszok kifejezése professzionális e-mailekben

Ha valaha is dolgozott irodában, akkor ismeri a sokféle emberrel való foglalkozás kihívásait. Gyakori probléma, hogy félsz szembenézni a problémás munkatársakkal, és abbahagyod a viselkedésüket, de szakmailag ki tudod fejezni magad, akár alkalmazott, akár vezető vagy.

Az egyik legegyszerűbb módszer, ha gondolatait egy e-mailbe helyezi. Az ügyet a gyakori munkahelyi panaszok példáin keresztül bontjuk ki. Ismerje meg a legkonstruktívabb módszereket, amelyekkel elmondhatja ezeket, és további e-mail-trükköket, amelyek segíthetnek Önnek.

1. Még mindig várom, hogy befejezze ezt a feladatot

Nem mindenki dolgozik egyforma ütemben, de gondot okoz, ha valaki elakad egy csapatprojektet. Ha a feladata azon múlik, hogy az adott munkatárs beküldi a sajátját, néhány szóval cselekvésre ösztönözheti őket egy e-mailben.

Íme néhány professzionális módja ennek a panasznak a megközelítésére és kifejezésére, amelyeket az Ön körülményeihez igazíthat:

• Javítanunk kell a munkafolyamatunkat, hogy ne essünk le az ütemtervről. A (dátum és idő) megfelelő határidő az Ön számára? Ezután be tudom tartani a határidőt (dátum és idő).
  instagram viewer
• Segítségre van szüksége ehhez a feladathoz? A projektet időben be kell fejeznünk, ezért (munkatársa neve) felajánlotta, hogy segítséget nyújt az Ön részéről felmerülő problémák megoldásában.

A cél nem az, hogy megsértse a munkatársát, hanem az, hogy célokat és megoldásokat tűzzön ki, miközben egyértelművé teszi, hogy mindketten egy csapat részei vagytok, akik aktívan érdekeltek a dolgok elvégzésében.

Gyűjts össze minél többet tippek a határidők betartásához és a feladatok befejezéséhez amint tudsz. Könnyebb lesz tanácsot adni az embereknek, ha szükséges.

2. A határidő holnap

Íme egy másik gyakori panasz, amiben éghetsz. Ha a munkatársa a többszöri emlékeztető ellenére is túl közel vág hozzá, motiválhatja őket egy e-mailben anélkül, hogy elveszítené a türelmét.

Sürgős az oka annak, hogy felveszi velük a kapcsolatot, ezért az Ön által kínált megoldásoknak némi közvetlenségre van szükségük, már csak azért is, hogy munkatársa komolyan vegye a dolgokat.

Próbálja ki ezeket az alternatívákat:

• A projekt holnap esedékes, de van még néhány laza vége. Ma délután tartsunk videokonferenciát a csapattal, hogy megbeszéljük a megoldásokat.
• A vezetőség holnapra várja a projektet. Ha nem valószínű, hogy betartja a határidőt, meg tudná magyarázni, hogy miért, egy jelentésben, amelyet minden mással együtt benyújthatunk?

Bár az e-mailek egyszerűbb módja a nehéz gondolatok kifejezésének, nem érik el azt a hatást, mint a problémák személyes megbeszélése. Tehát, amikor valaki rossz munkafolyamat-szokásain próbál változtatni, az e-maileknek egyértelműnek és okosnak kell lenniük, hogy megragadják a figyelmét.

3. Hagyd abba a halogatást

Ugyanez a konstruktív megközelítés a legjobb minden munkahelyi panasz esetén, nyugodt és semleges nyelvezeten. Végtére is, egy halogató munkatárs megterhelheti egy vállalkozás munkafolyamatát, de nem mindig teszi ezt azért, mert lusta.

Nézze meg, nincs-e túl sok zavaró tényező, vagy túlterheltek-e a feladatok. Keresse meg a problémát, és ennek megfelelően alakítsa ki e-mailjeit megoldásokkal és ösztönzőkkel. Merítsen ihletet ezekből a példákból:

• Az iroda elvonhatja a figyelmet. Ha megnehezíti, hogy a munkájára összpontosítson, beszéljük meg a változtatásokat és azt, hogy milyen célokat tűzhetünk ki Önnek.
• A hét végén nézzük át mindenki elvégzett és hátralévő feladatait, hogy eredményesebben tudjuk használni a következő hetet.

4. Nincs időm mindezen feladatok elvégzésére

Az e-mail-írási stratégiájának kissé megváltoznia kell, amikor megpróbálja megvédeni magát a kiégéstől. A lényeg annak bemutatása, hogy ismeri a kötelezettségeit, hogyan rangsorolja azokat, és mi az, amiért nem vagy felelős.

Udvariasan szabjon határokat az alábbi kifejezésekkel az e-mailekben:

• Szívesen segítek ebben a feladatban. Megvárnád, amíg befejezem a jelenlegi feladataimat? Hamarabb esedékesek.
• Sajnos ha vállalok még feladatokat, akkor túlórára lesz szükségem. Futtathatnád (ügyvezető neve), és megbeszélhetnéd, hogyan működne?

Ha a munkahelye csapatmenedzsment szoftvert használ, könnyebben megoszthatja a teljes ütemtervet. Te is megszervezni a feladatait AsanaPéldául, hogy a fontos munkák jól láthatóak legyenek, beleértve a határidőket és az együttműködőket.

5. Nem Dolgozom Neked

A domináns munkatársak túl messzire vihetik a viselkedésüket, és azt várják, hogy ugorjon, amikor felhívják, vagy plusz munkákat fogadnak el tőlük. Ez egy újabb helyzet, ahol égetően szükség van határokra.

Komolyabb intézkedések megtétele előtt próbáljon meg érvelni kollégájával egy jól kidolgozott e-mailben. Udvariasnak, de határozottnak kell lennie, mivel egyenlő pozíciót teremt a munkahelyen. Íme néhány megfogalmazás, amelyeket érdemes kipróbálni:

• Sajnálattal hallom, hogy elsöprő a munkája. A saját felelősségem miatt nem tudok segíteni, de ha felkeresi a vezetőjét, kidolgozhat egy fenntarthatóbb tervet.
• Köszönöm, hogy rám gondolt ebben a munkában, de jobban megfelel egy másik osztálynak. Ha van idejük, esetleg együttműködnek veled.

6. Ne beszélj az emberekről

A munkahelyi verseny elkerülhetetlen. Sajnos ez arra készteti a kollégákat, hogy kitűnjenek, még akkor is, ha ez azt jelenti, hogy belevágnak a beszélgetésekbe, hogy elmondják saját gondolataikat. Vannak, akik öntudatlanul is félbeszakítják, és nem veszik észre, hogy ez bosszantó.

Vannak diplomáciai módszerek arra, hogy ösztönözzék őket, hogy hagyjanak fel ezzel a viselkedéssel. Mivel lehet, hogy a figyelemért teszik ezt, hívja fel az oldalukat e-mailben, miközben ösztönözheti a csapatjátékosabb gondolkodásmódot.

Próbáljon ki valami ehhez hasonló kifejezést:

• Gyakran értékes ötletekkel járulsz hozzá. Figyelemre méltó az Ön proaktív hozzáállása a megoldások megtalálásához. Minden alkalmazott egyformán fontos a cég számára, és szeretjük hallani mindenki hangját a munkahelyen.
• Ehhez a projekthez csapatmunkára, valamint egyértelmű kommunikációra van szükség. A zökkenőmentes együttműködés érdekében mindenkinek, aki részt vesz a vitában, egyenlő eséllyel kell felszólalnia.

Ha olyan emberekkel próbál csapatprojektet menedzselni, akik hajlamosak egymásra beszélni, akkor csoportos e-mailben állíthat be alapvető szabályokat. megtalálja tippeket, amelyek javítják az írásbeli kommunikációt és használja őket egy barátságos, de produktív környezet létrehozására.

7. Ne küldj nekem üzenetet a munkán kívül

Egy munkatársa vagy a főnöke felveszi Önnel a kapcsolatot a szabadidőben? Ez egy gyakori probléma, amely általában SMS-ezéssel jár. Különösen kényelmetlen, ha nem vagy annyira ismerős, vagy beszélgetni akarnak üzletről, miközben neked pihenned kell.

Ha ezeknek az embereknek a figyelmen kívül hagyása nem működik, vagy túl messzire mennek, a legjobb megoldás, ha e-mailt küld nekik, amelyben elmagyarázza álláspontját. Az üzenetnek hangsúlyoznia kell a szakmai határok és különösen a szabadidő fontosságát.

Tekintse meg ezeket a lehetőségeket, és nézze meg, hogyan igazíthatja őket igényeihez:

• Kérjük, vegye figyelembe, hogy személyes ügyek miatt előfordulhat, hogy a munkaidő után nem tudok beszélni. Szívesen megbeszélhetem a munkával kapcsolatos ügyeket, amikor újra az irodában vagyok.
• Bármennyire is fontos számomra a munkám, szenved, ha nem használom ki teljesen a szabadidőmet. Ezért remélem, értékeli azt az igényemet, hogy a munkával kapcsolatos kommunikációt az irodai órákra lefoglaljam.

8. Ne beszélj így

A munkatársak gyakran elfelejtik, hogy professzionális környezetben vannak, és rosszat mondanak, vagy nem megfelelő beszélgetésekbe keverednek. Ez a viselkedés nagyon gyorsan, nagyon kényelmetlenné tehet egy munkaterületet.

Az ilyen problémákkal foglalkozni kell, mielőtt súrlódást okoznának és fokozódnának. Ha nem tudja a helyszínen félretenni kollégáit, egy azonnali e-mail megteheti a trükköt.

Merítsen ötleteket a következő kifejezésekből:

• Bár nagyra értékeljük a baráti együttműködést, vannak olyan beszélgetési témák, amelyeknek a munkahelyen kívül kell maradniuk. Kérjük, segítsen a békés környezet fenntartásában, és kerülje a vitát (kényes témák).
• A mai napon egy interakcióra került sor, amely kényelmetlenül érezte a személyzet tagjait. Kérjük, tegyen meg mindent a professzionális hozzáállás megőrzése és a barátságos csapatmunka előmozdítása érdekében.

Hasznos lehet pontosítani az elhangzottakat, így munkatársa pontosan tudja, mit kell kerülnie a jövőben. Fontolja meg egy olyan weboldal vagy dokumentum összeállítását is, amely részletezi a nemkívánatos témákat és viselkedéseket, amelyeket azután csatolhat vagy hivatkozhat az e-mailbe.

Általános tippek e-mailek írásához munkahelyi problémák megoldásához

Az e-mailek a legjobb barátok lehetnek, amikor nehéz irodai helyzeteket kell megoldani anélkül, hogy szemtől szembe kell nézniük a személyzet tagjaival.

Íme néhány további tipp, amelyeket érdemes szem előtt tartani, amelyek hatékonyabbá tehetik a folyamatot.

• Egyensúlyozza az e-mail negativitását pozitív pontokkal a fejlődés ösztönzése érdekében.
• Ügyeljen arra, hogy hivatalos nyelve ne takarja el, amit mondani akar.
• Legyen világos és tömör – felbecsülhetetlen, amikor hosszú e-mailek írása.
• Őrizze meg az e-maileket későbbi hivatkozás céljából, arra az esetre, ha a helyzet nem javulna.

Legyen kész a különböző munkahelyi kihívások megküzdésére

A csapatok folyamatosan problémákkal szembesülnek, különösen stresszhelyzetben. Legyen szó fizikai vagy digitális környezetről, akár főnökről, akár munkatársról van szó, érdemes megismerni a szokások jobbá tételének legjobb módjait.

Az e-mailben történő diplomácia jó stratégia mindaddig, amíg egyértelműen és szakszerűen fejezi ki panaszait. De ne hagyja figyelmen kívül az egyéb erőforrásokat, például a csapatmunkát megkönnyítő digitális eszközöket.

5 eszköz a távoli csapatkommunikációs kihívások leküzdésére

Olvassa el a következőt

A szerzőről