A ragadós jegyzetek használata az Outlook programban a jobb e-mailek érdekében

Az e-mailek ellenőrzése a legtöbb szakember napi munkájának része. Érdemes tehát megtalálni a módját ennek a folyamatnak a felgyorsítására és egy kicsit kevésbé stresszessé tételére.

Az egyik módja annak, hogy megkönnyítse életét, ha használja a Microsoft Sticky Notes alkalmazást az Outlook e-mail fiókjában. Nézzük meg, hogyan.

Kezdje el a Microsoft Sticky Notes használatát az Outlookban

Alapján Az Adobe 2018-as felmérése, az amerikaiak naponta körülbelül 3,1 órát töltenek e-mailekkel. Tehát így használhatja az Outlook beépített jegyzeteit az e-mail levelezés felgyorsítására.

Ahogy a neve is sugallja, ez egy jegyzetkészítő alkalmazás, amelyet különféle célokra használhat. Mielőtt azonban jegyzetelni kezdene róla, először be kell állítania.

Fontos tudni, hogy ez csak Windows 10 és 11 esetén működik. Kezdeni:

1. Töltse le a Sticky Notes alkalmazást a Microsoft áruházból.
2. Jelentkezzen be a Sticky Notes alkalmazásba Microsoft-fiókjával.
3. Jelentkezzen be Outlook-fiókjába.
4. Válassza a bal oldali menüben található Megjegyzések opciót.
instagram viewer
5. Kattintson Új megjegyzés létrehozni egyet.
6. Kattintson duplán a meglévő jegyzetre a szerkesztéséhez.
7. Kattintson három pont egy adott hangjegy törléséhez vagy színének megváltoztatásához.

Az itt létrehozott összes jegyzet szinkronizálva lesz a Microsoft Store-ból letöltött Sticky Notes alkalmazással. Ezen túlmenően ahhoz, hogy hozzáférjen ezekhez a jegyzetekhez mobileszközén (legyen az Android vagy iPhone), le kell töltenie a Microsoft OneNote-ot. Az alkalmazás beállítása után a jegyzetek ott is automatikusan szinkronizálódnak.

Így bármikor és bárhol elérheti őket.

Miután beállította, elkezdheti használni különböző célokra. Az alábbiakban felsorolunk néhány kreatív felhasználási módot.

Letöltés: Sticky Notes for ablakok (Ingyenes)

Letöltés: Microsoft OneNote for Android | iOS (Ingyenes)

Jegyzetekkel időt takaríthat meg

Az első és a legegyszerűbb dolog, amit ezzel az alkalmazással tehet, az, hogy jegyzeteket készít vele értekezletekről, e-mailekről, az e-mailben elhelyezendő alapvető dolgokról stb.

Ezenkívül, ha gyakran kap hosszas visszajelzést e-mailekben, és általában oda-vissza megy, hogy ellenőrizze, hogy Ön Mindennel foglalkozott a projekt benyújtása előtt, a Sticky Notes extra időt takaríthat meg erőfeszítés. Ha ezeket a megjegyzéseket felsorolásjelek formájában adja hozzá a Sticky Notes-hoz, ez nagyszerű módja annak, hogy elkerülje ezt a problémát.

Ezenkívül ezeket a megjegyzéseket arra is használhatja, hogy nyomon kövesse a kapott visszajelzéseket, hogy javítsa munkáját. Előfordulhat például, hogy az áttekintés végén nem tudja végigmenni az egyes benyújtott projektek teljes e-mail-szálán.

Ezért az egyes feladatok elvégzésével kapcsolatban kapott visszajelzéseket foglalja össze néhány sorban, és írja be a cetlikhez. A hónap végére egy teljes listája lesz azokról a dolgokról, amelyeken dolgoznod kell, vagy amelyeken már javítottál.

Ezenkívül a hetente elküldött e-mailekhez is feljegyzéseket készíthet egyéb információkkal, például a címzett neve és e-mail címe, valamint az e-mail célja. Csak húzza ki a listát, amint befejezi az elküldést. Jelentősen segíthet abban vegye át az irányítást a postaládája felett.

Emlékeztetők hozzáadása

A Sticky Notes segítségével emlékeztetőket adjon hozzá azokra a kis dolgokra, amelyeket ma meg kell tennie, és ne veszítsen a naptárba való hozzáadással.

Emlékeztetőket is beállíthat a ma elküldendő e-mailekről, a nyomon követésekről, interjúkról vagy megbeszélésekről, amelyeken részt kell vennie.

Válaszoljon gyorsabban az e-mailekre

Sokan perceket, ha nem órákat töltenek azzal, hogy azon gondolkodjanak, hogyan válaszoljanak egy e-mailre. Gyakran felemészti időnk nagy részét.

A Sticky Notes tökéletes hely a gyors egysoros üzenetek hozzáadásához, amelyek segítségével válaszolhat különféle típusú e-mailekre. Mindössze annyit kell tennie, hogy innen másolja be a szöveget.

Ez különösen igaz, ha rendszeresen kap hasonló lekérdezéseket különböző formákban. Csak létrehozhat egy sablont a számukra, és szükség szerint módosíthatja a részleteket.

Hozzon létre sablonokat különböző célokra

A kérdések megválaszolása mellett számos más alkalomra is kell e-maileket írnunk. Minden alkalommal ugyanazon a gondolkodási folyamaton megyünk keresztül, hogy a végeredmény professzionális legyen.

Ezért készítsen előre elkészített e-mail-sablonokat ezekhez az eseményekhez, így nem vesztegeti az időt azzal, hogy azon gondolkodjon, mit írjon. Ehelyett másolja ki és illessze be a Sticky Notes-ból. Íme néhány olyan alkalom, amelyre előre elkészített e-mailt kell készítenie:

• Bocsánatkérés e-mailben.
• Köszönetet mond a főnökének vagy kollégájának.
• Új projekt elfogadása.
• Betegszabadság kérése.
• Határidő hosszabbítás kérése.
• Az e-mailek nyomon követése.
• Frissítések kérése a projektről a munkatársaktól.

Vezessen e-mail ellenőrzőlistát

Ha értékesítéssel foglalkozik, új munkát keres, vagy vállalkozóként dolgozik, és e-maileket kell küldenie rendszeresen kísérletezhet, és kitalálhatja, hogy mely e-mailjei hoznak nagyszerű eredményeket, és melyek leesik. Végül elemezze a benne szereplő részleteket.

Ennek alapján hozzon létre egy ellenőrzőlistát a Sticky Notes-ban, hogy mit vegyen fel az e-mailjeibe, és mit kerüljön el. A jobb eredmény érdekében minden új e-mailt összevethet ezzel az ellenőrzőlistával, mielőtt elküldené őket. Például:

1. A tárgysorom közvetlenül a címzetthez szól?
2. Üdvözöltem a címzettet?
3. Van egy jó horog az elején?
4. Világosak a szándékaim ezzel az e-maillel?
5. Lektoráltam?
6. Csatoltam a lényeges dokumentumokat vagy linkeket?
7. Tartalmaz egy jó cselekvésre való felhívást?
8. Elég jó a bejelentkezés?

Vezessen egy listát a használatra kész tárgysorokról

Az e-mail sablonokhoz hasonlóan listát is vezethet erőteljes tárgysorok hogy megkönnyítse a munkáját és felgyorsítsa a folyamatot. Hogy biztosan megtalálja a megfelelőt egy pillanatra, félkövér kategóriákba sorolhatja és tetszés szerint használhatja.

Például,

• Köszönöm [teljes név]
• Zavar az utolsó e-mailemben
• Örömmel fogadjuk az új projektet

Cetlik az Outlookban, hogy megkönnyítsék az életét

Az e-mailek időigényesek lehetnek, de egyszerűen nem hagyhatjuk figyelmen kívül. Ezért egy olyan eszköz, mint a Sticky Notes, segítségével gyorsabban küldheti el őket, és gyorsabban válaszolhat rájuk, mint korábban.

Ezenkívül az összes jegyzet szinkronizálása a OneNote alkalmazással a mobilon és a Sticky Notes alkalmazással Windows rendszeren egy másik kiváló kiegészítő.

Ha még mindig nem ismeri a Microsoft OneNote szolgáltatásait, érdemes róluk is olvasni.

12 kevéssé ismert Microsoft OneNote-funkció, amelyeket szeretni fog

Olvassa el a következőt

A szerzőről