Hogyan egyszerűsítheti és tisztíthatja meg a felhőalapú tárolási rendetlenséget

A felhőalapú tárolás kényelmének köszönhetően könnyen beledobhatja az összes fájlt gondolkodás nélkül. De hamarosan a Google Drive, a Dropbox, a OneDrive vagy más felhőalapú tárhelyfiókja zagyva káosz lesz szervezeti stratégia nélkül.

Ha rendet kell teremtenie a felhőalapú tárhelyen, és egyszerűsítenie kell a beállítást, íme egy útmutató, amellyel mindent kézben tarthat.

1. Törölje a nagy és szükségtelen fájlokat

Mielőtt elkezdené a fájlok mozgatását, célszerű megszabadulni minden olyan fájltól, amelyre már nincs szüksége. A felhőtárhely tisztán tartásának első lépése a már nem tartozó fájlok eltávolítása.

Ha az összes felhőfájlt szinkronizálja a számítógépével, a legnagyobb fájlok megtalálásának egyszerű módja az asztali lemezterület-kezelő használata. Windows rendszeren TreeSize ingyenes nagyszerű választás. Ha Mac-et használ, OmniDiskSweeper egy szilárd ingyenes lehetőség.

Ezekkel az alkalmazásokkal válassza ki a felhőalapú tárolási mappát, és a fájlokat a legnagyobbtól a legkisebbig rendezi. Ha olyan régi videókkal találkozik, amelyeket már nem kell szinkronizálnia, vagy letöltött fájlokat, amelyekről nem tudta, hogy a felhőben vannak, törölje vagy helyezze át őket a felhőalapú tárhelyről.

Ha nem tartja minden felhőfájlját szinkronban az asztalával, a legtöbb felhőalapú tárolóeszköz lehetővé teszi a méret szerinti rendezést a webalkalmazásaikban. Egy másik lehetőség, hogy eszközeiket használják a tárhelyhasználat megjelenítésére, amely általában a nagy fájlokat emeli ki.

Egy későbbi lépésben előfordulhat, hogy több olyan felesleges fájlra is rábukkanhat, amelyeket kihagyott ebből a kártyából. Rendben van; miután megszabadult az alacsonyan lógó gyümölcsöktől, áttérhet egy friss felhőalapú tároláskezelési tervre.

2. Döntse el, hogy mely fájlok melyik szolgáltatásba kerülnek

Ha nem kell sok fájlt a felhőalapú tárhelyen tárolnia, vagy ha frissített csomagért fizet kedvenc szolgáltatásával, akkor valószínűleg ragaszkodik egy felhőalapú tárolási szolgáltatáshoz. Ilyen esetekben kihagyhatja ezt a lépést.

Ellenkező esetben érdemes megfontolni a fájlok szolgáltatások közötti rendszerezését. Többre való feliratkozással ingyenes felhőalapú tárolási szolgáltatások, akkor nem csak több helyet kap, hanem egyszerű módja van a fájlok típus szerinti felosztásának. Dönthet például úgy, hogy a fényképeket a OneDrive-ban, a dokumentumokat a Dropboxban, a videókat pedig a Google Drive-ban tárolja.

Ha több alkalmazást telepít ezeknek a fájloknak a kezelésére, az nem jelent nagy kényelmetlenséget, és attól függően, hogy mire van szüksége, tudni fogja, hol keresse. Ez azt is segít megelőzni, hogy az egyik szolgáltatásban mentett tartalom túlterheltté váljon.

Ebben az útmutatóban az általános szervezési tippekre összpontosítunk, de foglalkoztunk ezzel is hogyan kell rendet tenni a Google Drive-on ha konkrétabb segítséget keres.

3. Határozzon meg egy tiszta mappastruktúrát

Hasonlóan ahhoz, amikor te vagy számítógépes fájlok kezelése, az Ön számára megfelelő mapparendszer létrehozása a felhőalapú tárhely tisztítási folyamatának döntő lépése. A hatékony keresési funkcióknak köszönhetően minden alkalommal megkeresheti, amire szüksége van, és lemond a megfelelő rendszerezésről. De a felhőalapú tárhely folyamatos nyugalma érdekében a mappák sokkal jobbak.

Az Ön számára legmegfelelőbb megközelítés kidolgozásához gondolja át, hogyan szokta keresni a fájlokat, és építse fel mappáit úgy, hogy ez a természetes folyamatot kövesse.

Íme néhány ötlet, amelyek elgondolkodtatnak:

• Ha diák vagy, hozz létre egy mappát minden évfolyamhoz, ezen belül pedig minden félévhez egy új mappát. Ezután minden félévi mappához lehet osztályonként egy mappa.
• Ha több típusú fájlt tárol egyetlen felhőszolgáltatásban, akkor kezdje a gyökérmappákkal minden fájltípushoz (videó, fotók, dokumentumok, hang). Ezeken belül hozzon létre mindegyikhez egyedi almappákat. Rendezheti például a hangot előadó szerint, a videót hossza szerint, a fényképeket tárgy szerint, a dokumentumokat pedig dátum szerint.
• A dátum és idő szerinti rendszerezés hatékony módszer, ha semmi más nem tetszik Önnek. Hozzon létre egy mappát minden évhez, majd almappákat hónapokig. A megfelelő rendezés érdekében használja az ÉÉÉÉ-HH-NN formátumot.

Később módosíthatja a mappabeállításokat, de fontos, hogy most döntsön valamit, hogy a következő lépésben tudja, hová helyezze el a fájlokat. Lásd a mi útmutató a mappakategóriák és címkék hatékony használatához további útmutatásért.

Tippek mappák létrehozásához

A megfelelő számú mappa kiválasztása egy egyensúlyozó játék. Nem szeretne túl sok mappát néhány fájllal, de azt sem szeretné, hogy kevés mappa legyen mindegyikben rengeteg fájllal. Azt sem szeretné, ha a mappák több tucat szint mélysége lenne, mivel ilyen esetekben könnyen eltévedhet.

Ez valami más, amit valószínűleg idővel módosítania kell. Az egyenlegnek világosabbá kell válnia, miután áthelyezte az adatokat. Változtass rajta, ha valami nem úgy érzi, hogy működik.

Hasznos létrehozni egy mappát, melynek neve Régi bármely olyan könyvtárban, ahol esetleg adatokat szeretne archiválni. Bármi, ami ebben a mappában van, továbbra is elérhető, de nem zavarja a fő nézetet.

A prioritás szerinti beállításhoz aláhúzásjelet (_) írhat a mappa neve elé, hogy az ABC sorrendben az elejére kerüljön, vagy a „z” karaktert a név elejére, hogy az aljára kényszerítse.

4. Helyezze át a fájlokat a megfelelő mappákba, és nevezze át őket

Most jön az időigényes rész: át kell tekinteni a meglévő felhőfájlokat, és kiválasztani, hová helyezze őket. Ebben a lépésben fésüljön át mindent a felhőtárhelyen, és helyezzen át minden elemet az új otthonába. Ha nem biztos valamiben, hozzon létre egy „Függőben” mappát, és vegyen később egy újabb belépőt. Nyugodtan törölje azt, amit a korábbi bérletéből kihagyott.

Ez egy jó alkalom arra is, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a fájlok neve egyértelmű. Győződjön meg arról, hogy a fájlok tartalmaznak olyan szavakat, amelyekkel keresni szeretné őket, és módosítsa az alapértelmezett neveket. Az általános nevek, mint pl IMG-8275 nem fognak megjelenni a keresés során, és nem jelentenek semmit a fájlok görgetése közben. Időt szánva ennek a névnek a megváltoztatására János érettségi 2017 megéri.

Azon fájlok esetében, amelyeket tisztán szeretne rendezni egy mappán belül, vegye figyelembe az elnevezési konvenciót, ahogyan a mappák esetében tette. Például egy formátum ## Előadó — ​​Szám zenéhez jól működik.

Ha több száz vagy több ezer fájlja van, ez eltarthat egy ideig, ezért ne féljen néhány napra szétosztani.

5. Csillagozza meg vagy adjon hozzá parancsikonokat a kulcsmappákhoz

Valószínűleg rendszeresen dolgozik kis számú mappával. Ha meg szeretné menteni magát attól, hogy minden alkalommal rájuk kelljen navigálnia, csillaggal megjelölheti őket, vagy létrehozhat egy parancsikont a gyors eléréshez.

Ha felhőalapú tárhelyen dolgozik a webhelyen vagy alkalmazásokon keresztül, a fájlok és mappák csillagozása lehetővé teszi, hogy egy helyen tekintse meg a legfontosabb információkat. Mivel a fájlok szinkronizálása során ezek nem fordítódnak le a számítógép tárhelyére, ehelyett hozzon létre egy gyors hivatkozást rájuk a File Explorer vagy a Finder oldalsávján.

Ezzel a rendszerrel néhány kattintással elérheti az állandóan használt mappákat, míg minden más logikusan rendeződik, amikor szüksége van rá.

Tartsa be szervezeti tervét a siker érdekében

Gratulálunk a felhőtárhely-zavar megszervezéséhez! Ez ijesztő munka lehet, ha több évnyi fájl van felhalmozva, de a munkája nem fejeződik be, amikor befejezi a kezdeti egyszerűsítést.

Álljon ellen a kísértésnek, hogy elkezdje újra egy kupacba dobni a fájlokat. Szánjon időt arra, hogy minden egyes elemet megfelelően rendezzen be az új hierarchiába, amint hozzáadja őket, és ez a jövőben nem lesz nagy feladat. A heti rendszerességgel végzett gyors karbantartásnak gondoskodnia kell az esetleges elkalandozókról.

Most, hogy leegyszerűsítette a felhőben tárolt fájljait, gondoskodjon arról, hogy ezek a felhőalapú tárolási fiókok megfelelő biztonsággal védettek legyenek.

10 tipp a felhőtárhely biztonságos és biztonságos megőrzéséhez

Olvassa el a következőt